建設業許可の決算変更届（事業年度終了届）を出し忘れた方へ。1年・2年・3年・5年分が未提出の場合の対応、必要資料、更新期限が近い場合の進め方を名古屋の行政書士が解説します。
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現在の状況から許可取得に必要な要件と手続きを確認します。
決算変更届を出し忘れても早めに対応すればよい
建設業許可の決算変更届を出し忘れていたことに気付き、どう対応すればよいか困っていませんか。
決算変更届は、正式には「事業年度終了届」と呼ばれる手続きです。
建設業許可を受けている事業者は、毎事業年度終了後に、その年度の工事実績や財務状況などを届け出る必要があります。
しかし、実際には次のような理由で提出が止まっていることがあります。
・更新まで手続きは必要ないと思っていた
・税理士が提出していると思っていた
・担当者が退職して引継ぎができていなかった
・前回依頼した行政書士との契約が終了していた
・工事がなかったため提出不要だと思っていた
・許可関係の書類がどこにあるか分からない
提出漏れが判明しても、直ちに許可が失効するわけではありません。
期限を過ぎた場合は、未提出年度を確認し、その年度ごとに必要書類を作成して提出する対応が基本になります。
重要なのは、未提出の状態をそのまま放置しないことです。
特に更新期限が近い場合は、未提出分の決算変更届を整えたうえで、更新申請の準備も進めなければならないことがあります。
1年分でも5年分でも、まずは現在の提出状況を確認しましょう。
決算変更届は毎年提出する手続き
決算変更届は、建設業許可の更新時だけに提出するものではありません。
愛知県では、事業年度が終了してから4か月以内に、毎期提出する必要があります。
たとえば、3月末決算の会社であれば、原則として7月末までにその年度の事業年度終了届を提出します。
提出する主な内容は次のとおりです。
・その年度に完成した建設工事
・許可業種ごとの工事施工金額
・貸借対照表や損益計算書などの財務諸表
・納税に関する資料
・使用人数や社会保険加入状況等の変更事項
工事実績がなかった年度や、建設工事の売上が少なかった年度でも、許可を保有している以上、届出自体は必要です。
また、税務署への決算申告と、建設業許可の決算変更届は別の手続きです。
税理士が法人税や所得税の申告を行っていても、それだけで建設業許可の決算変更届が提出されたことにはなりません。
税理士が作成した決算書などをもとに、建設業許可用の財務諸表や工事関係書類を作成する必要があります。
最初に未提出年度を確認する
決算変更届の出し忘れに気付いた場合、最初に確認するのは「何年分が未提出なのか」です。
本人は2年分だと思っていても、実際には1年分だけだったり、反対に3年以上未提出だったりすることがあります。
まず、次の資料を確認します。
・現在の建設業許可通知書
・前回の許可申請書や更新申請書の副本
・過去に提出した事業年度終了届の副本
・行政庁の受付印がある控え
・電子申請システムの提出記録
・以前依頼した行政書士とのやり取り
・各年度の決算書や確定申告書
副本が見つからない場合でも、単に会社内で紛失しているだけで、実際には提出済みという可能性があります。
反対に、決算書がファイルに入っていても、建設業許可の届出まで済んでいるとは限りません。
どの年度まで提出済みなのかを確認し、未提出年度を確定してから書類作成に進むことが大切です。
1年・2年・3年・5年分を出していない場合
未提出年数によって、確認する資料と作業量が変わります。
1年分を出し忘れた場合
1年分だけであれば、対象年度の決算書、税務申告書、工事資料などを確認し、速やかに提出準備を進めます。
比較的新しい資料なので、請求書や工事台帳なども残っている可能性が高く、早めに対応すれば整理しやすいケースです。
2年分を出し忘れた場合
2年分の場合は、年度ごとに決算書と工事実績を分ける必要があります。
工事がどちらの年度に属するのか、許可業種ごとの施工金額が決算書と整合しているかも確認します。
3年分を出し忘れた場合
3年分になると、工事経歴書や直前3年の工事施工金額を連続して整理する必要があります。
この期間に役員、営業所、常勤役員等、営業所技術者等などの変更がなかったかも確認しておきましょう。
5年分を出し忘れた場合
5年分が未提出の場合は、建設業許可を取得してから一度も決算変更届を提出していないケースや、前回更新後から提出が止まっているケースが考えられます。
許可の更新時期と重なっている可能性も高いため、許可の満了日を最優先で確認してください。
決算変更届だけでなく、過去5年間の役員、営業所、資本金、常勤役員等、営業所技術者等などに変更がなかったか、許可関係全体を確認する必要があります。
未提出期間が長いほど、古い請求書や工事資料を探すのに時間がかかります。
「資料をすべて揃えてから相談しよう」と待つよりも、現在残っている資料を確認した段階で行政書士へ相談した方が、必要な対応を早く整理できます。
期限後に提出するための必要資料
期限を過ぎた決算変更届を提出する場合は、未提出年度ごとに資料を整理します。
主に準備したいものは次のとおりです。
・各年度の決算書
・法人税申告書または所得税確定申告書の控え
・工事台帳や工事一覧
・請求書、契約書、注文書、請書
・売上元帳や総勘定元帳
・過去に提出した決算変更届の副本
・現在の許可通知書
・必要となる納税証明書
・未提出期間中の会社変更が分かる資料
決算書があっても、そのまま提出できるとは限りません。
建設業許可用の財務諸表へ組み替え、工事売上と兼業売上などを整理する必要があります。
また、請求書の工事名が「工事一式」「改修工事」「リフォーム工事」などとなっている場合は、実際の施工内容を確認しなければ、許可業種ごとの分類が難しいことがあります。
資料が一部見つからない場合でも、別の資料で確認できる可能性があります。最初から完璧に揃っている必要はありません。
工事経歴書と施工金額の整理が重要
決算変更届を複数年分まとめて提出する際、特に時間がかかりやすいのが工事経歴書と施工金額の整理です。
工事経歴書には、注文者、元請・下請の別、工事名、工事場所、配置技術者、請負代金、工期などを記載します。
直前3年の各事業年度における工事施工金額では、年度ごと、許可業種ごとに完成工事高を整理します。
ここで、次のような問題が生じることがあります。
・工事名だけでは許可業種が分からない
・建設工事と兼業売上が区別されていない
・決算書と工事台帳の金額が一致しない
・請求日と工事完成日の年度が異なる
・一式工事と専門工事の区分が曖昧
・元請工事と下請工事が区別されていない
複数年分を提出する場合は、各年度の数字を独立して作るだけでなく、前後の年度とのつながりも確認する必要があります。
この整理が不十分だと、提出後に確認や補正を求められる可能性があります。
役員・営業所などの変更届も確認する
決算変更届が数年分未提出になっている場合は、ほかの変更届も漏れていないか確認しましょう。
未提出期間中に次のような変更がなかったかを確認します。
・代表者や役員の就任・退任
・役員の氏名変更
・商号や資本金の変更
・本店や営業所の移転
・営業所の新設・廃止
・常勤役員等の変更
・営業所技術者等の変更
・社会保険の加入状況の変更
・許可業種の一部廃業
法務局で役員変更や本店移転の登記を済ませていても、建設業許可上の変更届まで完了したことにはなりません。
決算変更届だけを提出し、ほかの届出漏れを見落とすと、更新時に改めて対応が必要になる場合があります。
複数年分をまとめて提出するときは、未提出期間中の会社履歴も一緒に確認することが重要です。
更新期限が近い場合は対応を急ぐ
決算変更届の未提出が最も問題になりやすいのは、建設業許可の更新期限が近い場合です。
更新申請の準備中に未提出が判明すると、先に過去の決算変更届を整え、その後に更新申請を進めなければならないことがあります。
まず、次の事項を確認してください。
・建設業許可の満了日
・未提出となっている年度
・各年度の決算書が揃っているか
・工事実績を確認できる資料があるか
・役員や営業所等の変更届漏れがないか
・常勤役員等と営業所技術者等が現在も在籍しているか
更新期限まで余裕がない場合は、業種追加などの別手続きを同時に行うよりも、現在の許可を維持するための対応を優先した方がよいこともあります。
許可が満了してからでは、未提出分を整えるだけで従来の許可を更新できるとは限りません。
更新期限が近い方は、決算書類を探し終わるまで待たず、早めにご相談ください。
行政書士へ依頼するメリット
決算変更届を1年分だけ提出する場合と、3年分・5年分をまとめて提出する場合では、確認事項と作業量が大きく異なります。
行政書士へ依頼することで、次のような対応をまとめて進められます。
・現在の許可内容と満了日の確認
・提出済み年度と未提出年度の整理
・年度ごとの必要資料の案内
・工事経歴書の作成
・許可業種ごとの施工金額の整理
・建設業許可用財務諸表の作成
・未提出期間中の変更事項の確認
・決算変更届の提出
・更新期限が近い場合の手続順序の整理
複数年分が未提出になっている場合、単に書類を年数分作ればよいとは限りません。
工事内容、決算書、許可業種、役員や営業所の変更履歴を確認し、各年度の内容が矛盾しないように作成する必要があります。
弊所では、名古屋市・愛知県の建設業者について、1年分の提出漏れから複数年分の未提出まで対応しています。
「何年分出していないか分からない」「資料が揃っていない」「更新期限が近い」という段階でも、まずは現在の状況を確認できます。
今後の提出漏れを防ぐ方法
未提出分の対応が完了したら、今後の決算変更届を忘れないための管理方法も決めておきましょう。
決算変更届は、税務申告が終わった後の手続きとして管理すると分かりやすくなります。
決算書が完成したら、次の順番で進めます。
- 税務申告を完了する
- 工事台帳や工事一覧を整理する
- 必要な納税証明書を準備する
- 建設業許可用の財務諸表を作成する
- 事業年度終了後4か月以内に提出する
行政書士へ継続して依頼する方法もあります。
毎年同じ時期に資料を準備する仕組みを作っておけば、数年分が未提出になったり、更新直前に慌てたりすることを防ぎやすくなります。
まとめ｜未提出に気付いた時点で相談を
建設業許可の決算変更届を出し忘れた場合でも、直ちに許可が失効するわけではありません。
期限後であっても、未提出年度を特定し、各年度の必要書類を整えて提出する対応が基本です。
ただし、未提出期間が長くなるほど、決算書、請求書、工事台帳、納税関係資料などの収集に時間がかかります。
役員、営業所、常勤役員等、営業所技術者等など、ほかの変更届が漏れていないかも確認しなければなりません。
特に更新期限が近い場合は、決算変更届と更新申請の両方を進める必要があるため、早めの対応が重要です。
「1年分だけ出し忘れた」
「2年分・3年分をまとめて提出したい」
「5年間一度も提出していない」
「税理士が提出していると思っていた」
「工事経歴書を作れる資料がない」
「更新期限が近づいている」
このような場合は、自己判断で放置せず、現在の許可通知書、決算書、過去の届出控えを確認したうえでご相談ください。
資料がすべて揃っていない段階でも構いません。
弊所では、現在の提出状況を確認し、未提出年度、必要資料、変更届の有無、更新までの手続順序を整理したうえで、名古屋市・愛知県の建設業者をサポートしています。
建設業許可の取得・更新をお考えの方へ
許可が取れるか分からなくても
ご相談いただけます
書類が揃っていない段階でも、会社の状況や工事経験を確認し、
許可取得に必要な要件と手続きを分かりやすく整理します。
RESULTS 建設業許可サポート実績の一例
その他の工事業種もご相談いただけます。
ご相談から建設業許可申請まで
工事内容、会社の状況、役員や技術者の経験などを確認し、正式な費用をご案内します。
必要な証明資料をご案内し、内容を確認しながら申請書類を作成します。
行政庁への申請と補正対応を進め、許可後に必要な届出についてもご案内します。
