欠勤理由を会社に説明したくないまま退職したい方へ、欠勤理由を詳しく話さずに退職意思を伝える方法を行政書士が解説します。内容証明による退職通知、有給・欠勤扱い、会社から理由を聞かれた場合、貸与品返却、退職書類の送付依頼までわかりやすく説明します。
欠勤理由を説明したくないまま退職したい方へ
会社を欠勤している、または欠勤してしまった後に、「理由を詳しく説明したくない」と感じる方は少なくありません。
体調が悪いけれど、詳しい症状までは話したくない。
職場に行けなくなった理由を聞かれたくない。
上司や店長が怖くて、電話で説明できない。
欠勤した本当の理由を話すと、責められたり、否定されたりしそうで不安。
このような状態になると、退職したい気持ちは固まっていても、会社へ何と伝えればよいのか分からなくなります。
会社から「なぜ休んでいるのか」「理由を説明してください」「電話してください」と言われると、さらに動けなくなることもあります。
ただ、欠勤理由を詳しく説明したくないからといって、退職を諦める必要はありません。
また、会社に電話して、欠勤理由を細かく話さなければ退職できないわけでもありません。
退職の場面で大切なのは、会社に退職の意思と退職日を明確に伝えることです。
欠勤理由の詳細をどこまで伝えるかと、退職意思をどう伝えるかは分けて考える必要があります。
会社に行くことや電話で話すことが難しい場合は、内容証明による退職通知で、退職の意思、退職日、有給休暇、欠勤扱い、貸与品返却、退職書類の送付依頼、今後の連絡方法を文書で整理する方法があります。
欠勤理由を詳しく話したくないのは自然なこと
欠勤理由を説明したくない自分を責めてしまう方がいます。
休んだのだから理由を言うべきではないか。
会社に迷惑をかけているのに、理由を言わないのは失礼ではないか。
退職したいなら、欠勤理由もすべて説明しなければならないのではないか。
このように考えて、さらに会社へ連絡できなくなることがあります。
もちろん、欠勤する場合は、会社に連絡するのが基本です。
会社側も、本人が出社しない理由が分からなければ、業務の調整や安否確認をする必要があります。
その意味で、欠勤の連絡自体は大切です。
ただし、欠勤理由には、他人に詳しく話したくない内容が含まれることがあります。
体調の問題。
精神的な不調。
家庭の事情。
職場の人間関係。
上司や店長への恐怖心。
会社に行こうとすると体が動かなくなる状態。
このような内容を、電話で詳しく説明することは大きな負担です。
特に、相手が高圧的な上司や社長、店長、院長、代表であれば、説明するだけで強いストレスになります。
欠勤理由を詳しく話したくない場合は、無理に長く説明しようとせず、退職通知として必要な事項を整理することを考えましょう。
欠勤理由と退職理由は分けて考える
欠勤理由を説明したくない場合に大切なのは、欠勤理由と退職理由を分けて考えることです。
欠勤理由は、「なぜその日に出社できなかったのか」という問題です。
一方、退職理由は、「なぜ雇用契約を終了したいのか」という問題です。
さらに、退職通知で重要になるのは、退職理由を詳しく説明することよりも、退職の意思と退職日を明確にすることです。
欠勤理由を詳しく説明できないからといって、退職意思を伝えられないわけではありません。
たとえば、退職通知では、退職理由を「一身上の都合」と整理する方法があります。
一身上の都合により、〇年〇月〇日をもって退職いたします。このように書けば、欠勤理由や退職理由を長く説明しなくても、退職の意思と退職日を伝えることができます。
ただし、すでに欠勤している日については、会社が有給休暇として処理するのか、欠勤扱いにするのかという問題が残ります。
そのため、退職通知では、理由を詳しく書くことよりも、退職日までの有給休暇や欠勤扱い、今後の連絡方法を明確にすることが大切です。
理由を話しすぎると退職手続きがこじれることがある
欠勤理由を聞かれたとき、つい本当の事情をすべて話してしまうことがあります。
上司が怖くて行けなくなった。
会社に行くと体調が悪くなる。
職場の人間関係に耐えられない。
仕事内容や勤務環境に強い不満がある。
退職を言い出せず、欠勤してしまった。
本人としては、正直に説明しただけかもしれません。
しかし、相手によっては、その説明を責められたと受け取ることがあります。
「そんな理由で休むのはおかしい」
「それはあなたの考えすぎだ」
「他の人も我慢している」
「まず会社に来て話しなさい」
「欠勤した理由をもっと詳しく説明しなさい」
このように、理由の説明をきっかけに、話が長くなったり、感情的なやり取りになったりすることがあります。
また、LINEやメールで欠勤理由を細かく書いてしまうと、その文章が残ります。
後から会社側に読み返されて、退職手続きとは別の問題に発展することもあります。
退職したい意思が固まっている場合、欠勤理由を詳しく説明することが必ずしも良い結果につながるとは限りません。
会社と争いたいわけではなく、退職の意思を明確に伝えたい場合は、理由の説明よりも、退職日、有給休暇、欠勤扱い、返却物、退職書類、連絡方法を文書で整理することが重要です。
会社から理由を聞かれた場合の考え方
欠勤中や欠勤後に退職しようとすると、会社から理由を聞かれることがあります。
「なぜ休んでいるのか」
「体調不良なら詳しく説明してほしい」
「本当の理由は何なのか」
「電話で話してほしい」
「診断書はあるのか」
このような連絡が来ると、すべて答えなければならないように感じるかもしれません。
しかし、退職通知の中で、欠勤理由や体調の詳細をすべて書かなければならないとは限りません。
会社が勤怠管理や欠勤処理のために一定の確認をすることはあります。
また、診断書の提出を求められる場面もあります。
ただし、それと退職意思を伝えることは別です。
退職意思が固まっている場合は、まず退職の意思、退職日、退職日までの出社予定、有給休暇や欠勤扱いを明確にすることが大切です。
欠勤理由については、必要に応じて、次のような簡潔な表現にとどめる方法があります。
体調不良により出社が困難な状態が続いております。また、理由を詳しく話したくない場合は、退職理由を「一身上の都合」とし、欠勤中の扱いについては有給または欠勤として整理する形も考えられます。
大切なのは、会社から理由を聞かれたからといって、焦って電話で長く説明しすぎないことです。
会社からの連絡内容を保存し、退職通知でどこまで書くべきかを落ち着いて整理しましょう。
退職通知を作る前に整理する内容
欠勤理由を説明したくないまま退職したい場合は、退職通知を作る前に必要な内容を整理しておきましょう。
理由を詳しく書かない場合でも、会社が退職手続きを進めるために必要な情報はあります。
退職通知を作る前に、少なくとも次の点を確認します。
- 会社名・勤務先名・所在地
- 退職通知の宛先
- 欠勤している日数・期間
- 欠勤連絡をしているかどうか
- 会社から理由説明を求められているか
- 診断書などの提出を求められているか
- 退職の意思が固まっていること
- 退職希望日
- 退職日まで出社する予定があるか
- 有給休暇の残日数
- 有給がない場合、欠勤扱いになる可能性
- 会社から貸与されている物
- 退職書類の送付先
- 今後の連絡方法をどうしたいか
- 会社から金銭請求や損害賠償の話をされていないか
特に重要なのは、退職日まで出社する予定があるかどうかです。
今後も会社へ戻ることが難しい場合は、退職日まで有給休暇を取得したいのか、有給がないため欠勤扱いになる可能性があるのかを整理します。
また、会社から「損害賠償」「給料を払わない」「親に連絡する」などと言われている場合は、すぐに謝罪や支払いの約束をしないことが大切です。
まずは連絡内容を保存し、内容証明による退職通知で対応できる範囲かを確認しましょう。
内容証明で退職意思を伝える方法
欠勤理由を説明したくないまま退職したい場合、内容証明による退職通知を検討できます。
内容証明は、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したかを記録に残しやすい方法です。
電話で退職を伝える場合、欠勤理由をしつこく聞かれたり、退職理由を詳しく説明するよう求められたりすることがあります。
LINEやメールだけで退職を伝える場合も、会社から何度も返信を求められ、退職日や有給休暇、欠勤扱いが曖昧になることがあります。
普通郵便で退職届を送る場合は、会社から「届いていない」と言われる不安もあります。
内容証明では、退職の意思、退職日、有給取得希望、欠勤扱いの可能性、貸与品返却、退職書類の送付依頼、今後の連絡方法を一つの文書にまとめることができます。
欠勤理由を詳しく説明したくない場合でも、会社宛てに退職意思を文書で明確に伝えることができます。
有給・欠勤扱いを文書で明確にする
欠勤理由を説明したくない場合ほど、有給休暇と欠勤扱いを文書で明確にする必要があります。
会社側が確認したいことの多くは、欠勤理由そのものだけではありません。
今後出社するのか。
いつ退職するのか。
有給休暇を取得するのか。
欠勤扱いになる期間があるのか。
貸与品はどう返すのか。
退職書類はどこへ送ればよいのか。
これらが分からないと、会社から電話やLINEで確認されやすくなります。
有給休暇が残っている場合は、退職日までの期間について年次有給休暇の取得を希望することがあります。
退職日までの期間につきましては、残存する年次有給休暇を取得いたします。すでに欠勤している日について、後から有給扱いにできるかは、勤務先の対応や状況によって変わることがあります。
会社がその期間を欠勤扱いとして処理する可能性もあります。
有給休暇がない場合や、退職日までの日数に対して有給が足りない場合は、欠勤扱いになる可能性があります。
退職日までの期間につきましては、出社が困難であるため、欠勤としてお取り扱いくださいますようお願いいたします。理由を詳しく書かない場合でも、退職日まで出社しないこと、欠勤扱いになる可能性があることは、必要に応じて整理しておくことが大切です。
また、会社からの電話や面談を避けたい場合は、今後の連絡方法も文書で整理します。
今後の退職手続きに関するご連絡につきましては、記録保持および行き違い防止のため、電話または面談ではなく、書面またはメールにてお願いいたします。このように、理由の詳細ではなく、退職手続きに必要な事項を明確にすることが重要です。
貸与品返却と退職書類の送付依頼も忘れない
欠勤理由を説明したくないまま退職する場合でも、会社から借りている物は返却する必要があります。
社員証、制服、鍵、名札、入館証、パソコン、スマートフォン、その他会社から貸与されている備品などがある場合は、退職に伴って返却します。
会社に持参したくない場合は、追跡可能な方法で郵送返却する形が現実的です。
レターパック、宅配便、簡易書留などを利用し、発送日、追跡番号、同封物を控えておくと安心です。
内容証明には貸与品を同封できません。
退職通知は内容証明で送り、貸与品や社用端末は別便で返却します。
また、退職後に必要となる書類についても、送付先を明確に記載しておきましょう。
離職票、源泉徴収票、社会保険関係書類などは、退職後の生活や手続きに関わる重要な書類です。
退職通知の中で送付依頼をしておけば、退職後に会社へ電話したり、直接取りに行ったりする場面を減らしやすくなります。
欠勤理由を説明したくない場合、「理由をどう言うか」だけで頭がいっぱいになりがちです。
しかし、退職後のトラブルを減らすためには、返却物と退職書類の整理も重要です。
退職の意思だけでなく、退職後の事務手続きまで文書で整えておきましょう。
まとめ
欠勤理由を説明したくない場合でも、退職を諦める必要はありません。
欠勤理由や体調、家庭の事情、職場でのつらさを、退職通知の中ですべて詳しく説明しなければならないわけではありません。
退職の場面で大切なのは、会社に退職の意思と退職日を明確に伝えることです。
ただし、欠勤している状態をそのまま放置すると、会社からの電話、LINE、SMS、メール、緊急連絡先への確認が増える可能性があります。
欠勤理由を詳しく話したくない場合ほど、退職の意思、退職日、有給取得希望、欠勤扱い、貸与品返却、退職書類の送付依頼、今後の連絡方法を文書で整理することが大切です。
会社に電話できない場合や、欠勤理由を聞かれるのが怖い場合は、内容証明による退職通知を検討できます。
内容証明では、退職に必要な事項を一つの文書に整理できます。
「欠勤理由を説明したくない」
「会社に電話すると理由を聞かれそうで怖い」
「理由を詳しく話さず、文書で退職意思を伝えたい」
このような場合は、欠勤理由をどう説明するかで悩み続ける前に、退職通知として何を伝えるべきかを整理しましょう。
退職は、理由を問い詰められながら話すよりも、必要な意思表示と事務手続きを文書で整える方が安全な場合があります。
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