支払催告書を行政書士に作成してほしい場合の流れを解説します。請求書を送っても支払われない、売掛金・業務委託費・報酬・請負代金が未払いになっている場合に、相談前に準備する資料、文面作成、内容証明で送る際の注意点を行政書士が説明します。
内容証明の作成をお考えの方へ
「この内容でも送れる？」という段階から
ご相談いただけます
送付の目的や事実関係を確認し、内容証明に適した形で文案を整理します。
何を書けばよいか分からない段階でもご相談ください。
ご相談のみでも問題ありません。現在の状況を確認したうえで、対応可否と費用をご案内します。
支払催告書を作成したい方へ
請求書を送ったのに、取引先から支払いがない。
支払期限を過ぎているのに、何度連絡しても入金されない。
売掛金、業務委託費、報酬、請負代金、制作費、外注費などが未払いになっている。
このような場合、相手方に対して支払催告書を送り、正式に支払いを求めることを検討できます。
支払催告書は、相手に対して「未払いになっている金額を、いつまでに支払ってください」と伝える文書です。
単なる請求書の再送ではなく、支払期限を過ぎていること、未払い金額、改めて設定する支払期限、振込先などを整理して伝える文書です。
支払催告書は自分で作成することもできます。
しかし、文面が強くなりすぎる、逆に弱すぎて相手に伝わらない、請求金額や期限の書き方が分からない、内容証明で送るべきか迷うという方も多いです。
そのような場合、行政書士に支払催告書の文案作成を依頼することを検討できます。
行政書士に依頼することで、未払いの内容を整理し、感情的になりすぎない文面に整えることができます。
支払催告書とは何か
支払催告書とは、相手方に対して金銭の支払いを求める文書です。
取引先や相手方が支払期限を過ぎても支払わない場合に、未払い金の内容を整理し、改めて支払いを求めるために使われます。
たとえば、次のような場面です。
・請求書を送っても支払われない
・売掛金が未回収になっている
・業務委託費が未払いになっている
・制作費や外注費が支払われない
・請負代金が入金されない
・立替金や返還金が支払われない
・支払日を何度も先延ばしにされている支払催告書を送る目的は、相手を脅すことではありません。
どの取引について、いくらが未払いで、いつまでに支払ってほしいのかを明確に伝えることです。
また、内容証明で送る場合は、どのような内容の文書を送ったのかを記録に残しやすくなります。
ただし、支払催告書を送れば必ず支払われるわけではありません。
相手方が請求内容を争っている場合や、納品物の不備、契約内容、金額、相殺などを主張している場合は、単なる催告書作成だけでは解決しないこともあります。
支払催告書は、未払い金請求の第一歩として使われる文書です。
送る前に、請求内容と証拠を整理しておくことが重要です。
行政書士に依頼できる主な内容
行政書士には、支払催告書や内容証明の文案作成を依頼できます。
たとえば、次のような文書です。
・支払催告書の作成
・未払い金請求書の作成
・売掛金の支払請求書の作成
・業務委託費未払いの催告書作成
・報酬未払いに関する内容証明の作成
・請求書を送っても支払われない場合の通知書作成
・自分で作成した催告書の確認、修正「内容証明で送る予定なので、文面を整えてほしい」という依頼も可能です。
また、「発送は自分で行うので、文案だけ作成してほしい」という依頼もあります。
支払催告書は、相手方に送る文書である以上、文面の強さが重要です。
弱すぎると相手に後回しにされる可能性があります。
一方で、強すぎると相手が反発し、任意の支払いから遠ざかることがあります。
行政書士に依頼するメリットは、請求内容を整理し、相手に伝わる文面に整えられる点です。
特に、請求書、契約書、納品記録、相手方とのやり取りを確認したうえで、何をどのように書くべきかを整理できます。
支払催告書を依頼する前に確認すべきこと
支払催告書を行政書士に依頼する前に、まず現在の状況を整理しましょう。
いきなり文面を作るのではなく、何の支払いが、いくら、いつから未払いになっているのかを確認する必要があります。
相談前に確認したい項目は、次のとおりです。
・誰に対する請求か
・何の取引に関する請求か
・請求金額はいくらか
・支払期限はいつだったか
・請求書は送付済みか
・請求書をいつ、どの方法で送ったか
・相手方から返事はあるか
・一部入金はあるか
・相手方が支払いを拒む理由を述べているか
・今後も取引を続けたい相手かこの整理ができていないと、催告書の文面が曖昧になってしまいます。
たとえば、「未払い金を支払ってください」とだけ書いても、相手方がどの請求のことか分からない可能性があります。
また、支払期限がまだ到来していないのに催告書を送ってしまうと、相手から反論されることがあります。
まずは、契約内容と支払条件を確認し、本当に支払期限を過ぎているのかを整理しましょう。
支払催告書では、請求の根拠を明確にすることが大切です。
請求金額・内訳・支払期限を整理する
支払催告書で特に重要なのが、請求金額、内訳、支払期限です。
相手方に支払いを求める以上、何を、いくら、いつまでに支払ってほしいのかが明確でなければなりません。
整理すべき内容は、次のとおりです。
・請求金額
・消費税の有無
・対象となる商品、業務、サービス
・請求書番号
・請求日
・支払期限
・一部入金がある場合の残額
・立替費用や追加費用の有無
・遅延損害金を請求するか請求書が複数ある場合は、どの請求書が未払いなのかを一覧にすると分かりやすくなります。
たとえば、1月分、2月分、3月分の業務委託費が未払いになっている場合です。
一部だけ入金されている場合は、既払い額を差し引いた未払い残額を正確に書きます。
誤った金額で催告すると、相手方から反論される原因になります。
また、支払期限については、「早急に支払ってください」ではなく、「本書到達後〇日以内」や「令和〇年〇月〇日まで」といった形で具体的に書くことが多いです。
支払催告書は、相手方が読んだときに、何をすればよいのか分かる文面にする必要があります。
契約書・請求書・証拠資料を準備する
行政書士に支払催告書の作成を依頼する場合は、請求の根拠となる資料を準備しておくとスムーズです。
催告書は、単に強い文章を書けばよいものではありません。
契約内容、請求金額、支払期限、納品状況、これまでのやり取りを踏まえて作成する必要があります。
準備しておくとよい資料は、次のとおりです。
・契約書
・取引基本契約書
・発注書、注文書
・見積書
・請求書
・納品書
・検収書
・作業報告書
・納品データの送信履歴
・メール、LINE、チャット履歴
・請求書を送った履歴
・入金履歴
・相手方からの返信
・相手方の名称、住所、担当者情報契約書がない場合でも、見積書、請求書、発注メール、チャット履歴などから取引内容を確認できることがあります。
フリーランスや個人事業主の取引では、契約書を作成せずに仕事が始まっていることもあります。
その場合でも、発注内容や金額が分かるやり取りがあれば、文案作成の参考になります。
また、相手方が「納品物に不備がある」「金額が違う」「追加費用は認めていない」と主張している場合は、そのやり取りも共有する必要があります。
相手方の反論があるかどうかによって、催告書の文面は大きく変わります。
内容証明で送るべきかを確認する
支払催告書は、必ず内容証明で送らなければならないわけではありません。
普通郵便、メール、PDF送付などで足りる場合もあります。
たとえば、相手との関係をまだ維持したい場合や、単なる経理処理の遅れである可能性が高い場合は、まず柔らかい通知書をメールで送ることもあります。
一方で、次のような場合は、内容証明で送ることを検討できます。
・請求書を送っても返事がない
・支払期限を過ぎても入金がない
・何度も支払日を先延ばしにされている
・相手が連絡を無視している
・未払い金額が大きい
・正式に請求した記録を残したい
・今後の対応を検討する前提で区切りをつけたい内容証明で送る場合は、文面が記録に残ります。
そのため、請求金額や支払期限、相手方の名称・住所に誤りがないかを慎重に確認する必要があります。
また、内容証明で送ると、相手方に強い印象を与えることがあります。
これはメリットになることもありますが、相手との関係を悪化させる可能性もあります。
行政書士に相談する場合は、内容証明で送るべきか、まずは普通の通知書にするべきか、事案に応じて確認しましょう。
文案作成後に確認すべきポイント
行政書士が支払催告書の文案を作成したら、発送前に本人が内容を確認します。
これは非常に重要です。
支払催告書は、本人または自社の意思として相手方に送る文書だからです。
確認すべきポイントは、次のとおりです。
・相手方の名称、住所に誤りがないか
・自分の氏名、屋号、会社名に誤りがないか
・請求金額が正しいか
・請求書番号や請求日が正しいか
・対象となる取引が正しく書かれているか
・支払期限が希望どおりか
・振込先口座に誤りがないか
・文面が強すぎないか
・文面が弱すぎないか
・事実と異なる表現がないか特に、請求金額と振込先は慎重に確認しましょう。
金額を誤って記載すると、相手から反論されるだけでなく、支払い手続きにも影響します。
また、文面が強すぎる場合も注意が必要です。
「詐欺です」「悪質です」「直ちに法的措置を取ります」といった表現は、相手方が反発する原因になることがあります。
支払催告書では、感情的な言葉よりも、請求内容、支払期限、振込先を明確に伝えることが大切です。
発送前に、文案を冷静に確認しましょう。
行政書士に依頼する場合の注意点
支払催告書を行政書士に依頼する場合、対応できる範囲を確認しておくことが大切です。
行政書士は、支払催告書、未払い金請求書、内容証明などの文案作成をサポートできます。
一方で、相手方との交渉や紛争対応が必要になる場合は、対応できる範囲が異なります。
たとえば、次のような場合は注意が必要です。
・相手方が明確に支払いを拒否している
・請求金額について争いがある
・納品物に不備があると主張されている
・相殺や損害賠償を主張されている
・支払う、支払わないの交渉が必要になっている
・訴訟や支払督促、強制回収を検討しているこのような場合、支払催告書の作成だけで解決するとは限りません。
行政書士に依頼する場合は、まず文案作成で対応できる段階か、それとも別の対応が必要な段階かを確認しましょう。
また、「行政書士に依頼したから必ず回収できる」というものでもありません。
支払催告書は、あくまで相手方に支払いを求める文書です。
相手方が任意に支払うかどうかは、相手の対応、資力、請求内容、証拠関係などによって変わります。
そのため、行政書士に依頼する際は、回収保証ではなく、請求内容を整理した文書作成の依頼であることを理解しておくことが大切です。
まとめ
支払催告書を行政書士に作成してほしい場合は、まず未払いの内容を整理することが大切です。
誰に対して、何の取引について、いくらを、いつまでに支払ってほしいのか。
請求書は送っているのか。
支払期限は過ぎているのか。
相手方から返事はあるのか。
このような事情によって、支払催告書の文面は変わります。
行政書士は、支払催告書、未払い金請求書、売掛金の催告書、業務委託費未払いの通知書、内容証明の文案作成を中心にサポートできます。
自分で作った文面の確認や修正を依頼することもできます。
また、内容証明で送るべきか、まずは柔らかい通知書にするべきかを整理することもできます。
支払催告書では、請求金額、対象取引、支払期限、振込先を明確に書くことが重要です。
「早く支払ってください」とだけ書くよりも、「〇年〇月〇日付請求書に係る未払い金〇円を、令和〇年〇月〇日までに下記口座へお支払いください」といった形で整理すると、相手方も確認しやすくなります。
「支払催告書を作成したい」
「請求書を送っても支払われないので、内容証明で正式に請求したい」
「自分で作った催告書の文面がこれでよいか確認してほしい」
このような場合は、契約書、請求書、納品記録、相手方とのやり取り、未払い金額、支払期限を整理し、支払催告書の文案作成を相談するところから始めましょう。
内容証明の作成でお困りの方へ
「この内容でも送れる？」という段階から
ご相談いただけます
何を書けばよいか分からない場合でも、送る目的や事実関係を確認し、
内容証明に適した形で文案を整理します。
ご相談のみでも問題ありません。内容を確認したうえで、対応可否と費用をご案内します。
ご相談から内容証明作成・発送まで
どのような相手に何を伝えたいのか、送付の目的や現在の状況を確認します。
契約書やメール、LINEなど必要な資料を確認し、対応可否と費用をご案内します。
事実関係やご希望を整理して文案を作成し、内容をご確認いただきます。
内容証明の発送方法や控えの保管、送付後の注意点などをご案内します。
※当事務所では、内容証明の文案作成・通知書作成を中心にサポートしています。 相手方との交渉、紛争対応、訴訟対応、損害賠償請求の代理などが必要な場合は、 行政書士では対応できる範囲が限られます。状況を確認したうえでご案内します。
