納品後に代金を支払ってもらえない場合の内容証明｜未払い代金を請求する方法

納品後に代金を支払ってもらえない場合に、内容証明で支払いを求める方法を解説します。商品代金、制作費、請負代金、業務委託費、外注費などが未払いになっている場合に、納品日・検収・請求金額・支払期限・文面をどう整理すべきか行政書士が説明します。

納品後に代金が支払われず困っている方へ

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商品を納品したのに、取引先から代金が支払われない。

制作物を納品したのに、請求書を送っても入金がない。

納品後に「確認中です」「検収中です」「もう少し待ってください」と言われたまま、支払いが進まない。

このような場合、取引先に対して内容証明で代金の支払いを求めることを検討できます。

納品後の未払いは、商品販売、部品納入、制作業務、ホームページ制作、デザイン、動画制作、システム開発、原稿作成、印刷物、工事、修理、外注業務など、さまざまな取引で起こります。

納品した側としては、すでに商品や成果物を渡しているため、「なぜ支払ってもらえないのか」と不安や不満を感じるのは当然です。

しかし、内容証明を送る前には、感情的に相手を責めるのではなく、まず事実関係を整理する必要があります。

いつ、何を納品したのか。

相手は納品物を受け取っているのか。

検収条件はあるのか。

請求書は送っているのか。

支払期限はいつだったのか。

未払い金額はいくらなのか。

このような点を整理したうえで、内容証明の文面を作成することが大切です。

内容証明を送る目的は、相手を脅すことではありません。

どの納品物について、いくらの代金が未払いで、いつまでに支払ってほしいのかを明確にし、その請求内容を記録に残すことです。

ただし、内容証明を送れば必ず支払われるわけではありません。

また、相手方が「納品物に不備がある」「検収が終わっていない」「契約内容と違う」と主張している場合は、単なる支払請求では済まないこともあります。

まずは、納品状況、契約内容、請求書、相手方とのやり取りを整理しましょう。

納品後の未払いで内容証明を送る意味

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納品後に代金が支払われない場合、内容証明を送る意味は、正式に支払いを求めた事実を記録に残せる点にあります。

電話や口頭で催促しただけでは、後から「そのような請求は受けていない」と言われる可能性があります。

メールやチャットでも記録は残りますが、相手が返信しない場合や、担当者が確認していないと言われる場合もあります。

内容証明で送ることで、いつ、どのような内容で、誰から誰宛てに支払いを求めたのかを記録に残しやすくなります。

納品後の代金未払いでは、次のような内容を整理して通知することがあります。

・対象となる商品、成果物、制作物
・契約または発注の内容
・納品日
・請求書番号
・請求金額
・未払い金額
・支払期限
・振込先
・期限までに支払いがない場合の今後の対応

内容証明は、通常のメールや電話での催促とは違い、相手方に正式な通知として受け止められやすい方法です。

これまで支払いを先延ばしにしていた相手でも、内容証明が届くことで対応を考える可能性があります。

ただし、内容証明は、文書に書いた内容が真実であることまで証明するものではありません。

「納品済みです」と書いても、それだけで納品の事実や検収完了が当然に証明されるわけではありません。

そのため、内容証明を送る前に、納品したことや相手方が受け取ったことを示す資料を確認しておくことが重要です。

まず納品済みといえる状態か確認する

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納品後に代金を請求する場合、まず本当に「納品済み」といえる状態かを確認しましょう。

自分では納品したつもりでも、契約書や発注条件では、特定の形式での納品や検収が必要とされている場合があります。

たとえば、データを送っただけでよいのか。

相手の指定するシステムへアップロードする必要があるのか。

印刷物や商品を指定場所へ届ける必要があるのか。

検収完了をもって納品扱いになるのか。

このような点によって、代金請求のタイミングが変わることがあります。

確認すべき内容は、次のとおりです。

・納品物の内容
・納品日
・納品方法
・納品先
・相手方の受領確認
・検収条件
・検収期限
・修正依頼の有無
・納品後の相手方の返信

商品を納品した場合は、納品書、配送記録、受領印、受領メールなどが重要になります。

デザイン、動画、ホームページ、システム、原稿などの制作物では、納品メール、データ送信履歴、アップロード履歴、相手方の確認メッセージなどが重要になります。

相手方から「確認しました」「受領しました」「これで進めてください」「公開しました」といった返信がある場合は、納品や確認の資料として役立つことがあります。

一方で、相手方から「修正が残っている」「仕様と違う」「納品物に不備がある」と言われている場合は、文面を慎重に作る必要があります。

まずは、納品済みといえる資料があるかを確認しましょう。

検収条件と支払条件を確認する

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納品後に代金を請求する場合、検収条件と支払条件の確認が重要です。

納品したらすぐに支払ってもらえる契約もあります。

一方で、「検収完了後〇日以内」「請求書受領後〇日以内」「月末締め翌月末払い」など、支払時期が定められていることもあります。

確認すべき支払条件には、次のようなものがあります。

・納品後〇日以内
・検収完了後〇日以内
・請求書受領後〇日以内
・月末締め翌月末払い
・成果物引渡しと同時
・相手方の承認後
・検収期間経過後

契約書がある場合は、報酬額、代金額、支払期限、検収条件、修正対応、追加費用、納品物の所有権や利用権、途中解約時の扱いなどを確認します。

契約書がない場合でも、見積書、発注書、注文書、請求書、メール、LINE、チャットなどから、代金額や支払条件を確認できることがあります。

確認しておきたい資料は、次のとおりです。

・契約書
・発注書、注文書
・見積書
・請求書
・納品書
・検収書
・発注時のメール、LINE、チャット履歴
・支払条件が分かる資料
・検収条件が分かる資料

支払条件を確認せずに内容証明を送ると、相手方から「まだ支払期限ではない」「検収が終わっていない」「請求条件を満たしていない」と反論される可能性があります。

納品後に代金を払ってもらえない場合でも、まず契約上の支払時期を確認することが大切です。

請求金額と内訳を明確にする

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内容証明で納品後の代金を請求する場合は、請求金額と内訳を明確にします。

単に「代金を支払ってください」と書くだけでは、相手方が何の金額を請求されているのか分かりにくくなります。

特に、納品物が複数ある場合や、追加作業・追加納品がある場合は、内訳を整理することが重要です。

整理すべき内容は、次のとおりです。

・基本代金
・追加納品分
・追加作業費
・修正費
・立替費用
・送料
・消費税
・一部入金がある場合の残額
・遅延損害金を請求するか

商品販売であれば、商品名、数量、単価、合計金額を確認します。

制作物であれば、対象となる制作物、契約金額、追加作業費、納品日を確認します。

請負や外注業務であれば、対象業務、作業内容、成果物、請求金額を整理します。

また、一部入金がある場合は、既払い額を差し引いた残額を請求します。

請求金額に誤りがあると、相手方から反論される原因になります。

内容証明を送る前に、請求書、入金履歴、通帳、会計ソフト、振込明細などを確認し、未払い金額を正確に整理しましょう。

納品した証拠・請求した証拠を整理する

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納品後に代金を払ってもらえない場合、納品した証拠と請求した証拠が重要になります。

相手方から、次のように反論される可能性があるためです。

・まだ納品されていない
・納品物に不備がある
・検収が終わっていない
・仕様と違う
・数量が違う
・追加費用には合意していない
・請求書を受け取っていない

このような反論に備えるため、次のような資料を整理しておきましょう。

・契約書
・発注書、注文書
・見積書
・請求書
・納品書
・検収書
・配送記録
・受領確認
・納品メール
・納品データの送信履歴
・アップロード履歴
・相手方からの確認、承認、検収完了の連絡
・修正依頼と対応履歴
・相手方とのメール、LINE、チャット履歴
・入金履歴

商品や部品を納品した場合は、納品書、配送記録、受領確認が重要になることがあります。

制作物やデータを納品した場合は、納品メール、ファイル送信履歴、クラウドストレージの共有履歴、相手方の確認メッセージなどが役立つことがあります。

請求書を送った履歴も確認しておきましょう。

請求書をメールで送ったのか。

郵送したのか。

クラウド請求システムで送ったのか。

相手が確認した形跡があるのか。

内容証明の本文にすべての証拠を長く書く必要はありません。

しかし、文案作成の前提として、どの資料を根拠に請求するのかを整理しておくことが大切です。

支払期限と振込先を具体的に書く

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内容証明で納品後の代金を求める場合は、支払期限と振込先を具体的に書きます。

「早急にお支払いください」とだけ書くと、いつまでに支払えばよいのかが曖昧になります。

相手方が対応しやすいように、請求金額、支払期限、振込先を明確にしましょう。

たとえば、次のような内容を記載します。

・未払い代金の金額
・対象となる納品物
・請求書番号
・支払期限
・振込先口座
・振込手数料の負担
・支払済みの場合の連絡方法
・期限までに支払いがない場合の今後の対応

支払期限は、「本書到達後〇日以内」や「令和〇年〇月〇日まで」といった形で記載することがあります。

期限は、短すぎても相手方が対応しにくく、長すぎても支払いがさらに遅れる可能性があります。

これまでの経緯、未払い金額、相手方の対応状況を踏まえて、現実的な期限を設定しましょう。

振込先については、金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を正確に記載します。

すでに請求書に記載している場合でも、内容証明にも改めて記載しておくと分かりやすいです。

また、期限までに支払いがない場合の対応については、強すぎる表現を避けながら、必要に応じて今後の対応を検討する旨を記載します。

内容証明では、感情的に責めるのではなく、相手が確認しやすい文面に整えることが大切です。

相手が支払いを拒んでいる場合の注意点

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納品後の代金未払いには、単なる支払い遅れの場合と、相手方が支払いを拒んでいる場合があります。

この違いは重要です。

相手方が単に経理処理を遅らせているだけであれば、内容証明で支払いを求めることで入金される可能性があります。

一方で、相手方が請求内容を争っている場合は、文面を慎重に作る必要があります。

たとえば、次のような場合です。

・納品物に不備があると言われている
・仕様と違うと言われている
・数量が不足していると言われている
・検収が完了していないと言われている
・修正対応が残っていると言われている
・追加費用について合意していないと言われている
・キャンセルや返品を主張されている

このような場合、単に「代金を支払ってください」と強く書くだけでは、相手方から反論される可能性があります。

まず、相手が何を理由に支払っていないのかを確認しましょう。

相手方の反論が明確でない場合は、対象となる納品物、納品日、請求金額、支払期限を整理して、正式に支払いを求める文面にします。

行政書士に相談する場合の確認ポイント

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納品後に代金を払ってもらえない場合は、行政書士に内容証明の文案作成を相談できます。

行政書士は、納品後の代金未払いに関する支払請求書、催告書、通知書、内容証明の文案作成を中心にサポートできます。

相談時には、まず現在の状況を整理します。

どの取引先から代金が支払われていないのか。

何を納品したのか。

納品日はいつか。

相手方は受領しているのか。

検収は済んでいるのか。

請求書は送っているのか。

請求金額はいくらなのか。

支払期限はいつだったのか。

相手方は支払いを拒んでいるのか、単に遅れているだけなのか。

このような事情によって、内容証明の文案は変わります。

相談時に準備しておくとよい資料は、次のとおりです。

・契約書
・発注書、注文書
・見積書
・請求書
・納品書
・検収書
・配送記録
・受領確認
・納品メール
・納品データの送信履歴
・相手方からの確認、承認、検収完了の連絡
・相手方とのメール、LINE、チャット履歴
・入金履歴
・未払い金額の内訳
・相手方の名称、住所、担当者情報

行政書士に相談するメリットは、納品後の代金請求について、相手方に送る文面を冷静で分かりやすい形に整えられる点です。

未払いが続くと、どうしても感情的な文面になりやすいです。

しかし、内容証明では、相手を非難するよりも、納品物、納品日、請求金額、支払期限、振込先を明確に示すことが重要です。

まとめ

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納品後に代金を支払ってもらえない場合は、内容証明で取引先へ正式に支払いを求めることを検討できます。

商品を納品した。

制作物を納品した。

請求書を送った。

それにもかかわらず代金が支払われない場合は、口頭やメールだけで催促を続けるのではなく、文書で請求内容を整理することが大切です。

内容証明を送ることで、いつ、どのような内容で支払いを求めたのかを記録に残しやすくなります。

また、通常のメールや電話での催促とは違う正式な通知として、相手方に伝えることができます。

ただし、内容証明を送れば必ず支払われるわけではありません。

また、内容証明は、文書に書いた内容の真実性まで証明するものではありません。

そのため、送る前に、契約書、発注書、見積書、請求書、納品書、検収書、配送記録、相手方とのやり取り、入金履歴などを確認し、請求内容を正確に整理することが大切です。

納品後の代金未払いでは、特に「納品したこと」を示す資料が重要です。

納品書、配送記録、受領確認、納品メール、データ送信履歴、相手方の確認メッセージなどを確認しましょう。

内容証明では、対象となる納品物、納品日、請求金額、支払期限、振込先を明確に書きます。

「代金を支払ってください」とだけ書くよりも、「〇年〇月〇日に納品した〇〇に関する未払い代金〇円を、令和〇年〇月〇日までに下記口座へお支払いください」といった形で整理すると、相手方も確認しやすくなります。

相手方が単に支払いを遅らせているだけなのか、納品物の不備や検収について争っているのかによって、文面の作り方も変わります。

納品物の不備、仕様違い、検収未了、追加費用、キャンセル、返品などについて相手方が反論している場合は、内容証明を送る前に慎重な確認が必要です。

行政書士は、納品後の代金未払いに関する支払請求書、催告書、通知書、内容証明の文案作成を中心にサポートできます。

「納品したのに代金を払ってもらえない」

「請求書を送ったのに入金がない」

「内容証明で正式に支払いを求めたい」

このような場合は、契約書、請求書、納品記録、受領確認、相手方とのやり取り、未払い金額、支払期限を整理し、内容証明でどのように請求すべきか確認するところから始めましょう。