契約書の保存期間は何年？法律・実務で変わる保存義務と管理方法を徹底解説【行政書士監修】

契約書は、ビジネス・個人問わず「取引の証拠」や「万一のトラブル時の防御策」として不可欠な書類です。
しかし、日々の業務の中で「契約書の保存期間はいつまで？」「どこまで厳密に保管すべき？」「紙原本とPDF保存、どちらが有効？」など、保存や管理の実務で悩まれる方が多いのも事実です。
本記事では、行政書士が法律・実務双方の観点から、契約書の保存期間・管理方法・現場ノウハウまで詳しく解説します。

• 原則：7年間保存（法人税法、所得税法、会社法などに基づく）
• 個人事業主も、税務調査の観点から最低7年の保存が必要です
• ただし、不動産・金融・建設業など「10年以上」保管すべき例外分野も多数


• 会社法では「重要な書類（取締役会議事録・契約書類等）」の10年保存義務（会社法432条等）

消滅時効にも要注意！
債権・債務の時効（5年・10年）を超えて保管することで、将来の訴訟や請求時にも「証拠」として役立ちます。

• 【実務豆知識】「7年」を超える長期保管が求められるのはどんなとき？
  ・不動産売買や金銭消費貸借など、「長期にわたる契約」「権利義務が続く契約」は、契約終了から10年をひとつの目安に。

• 電子契約（電子署名）やPDF保存も「電子帳簿保存法」の要件を満たせば紙原本と同等に有効
• 電子保存の場合は「真実性（改ざん防止）」「可視性（印刷可能）」「検索性（索引）」が必須
• クラウドやサーバー保存では、定期的なバックアップとセキュリティ対策を
• 元本（紙原本）をスキャン→電子化した場合は、原本廃棄時期に注意（法要件に適合必須）

電子化のポイント：「電子契約締結→即PDFで保存→台帳管理」という流れが主流です。電子契約導入やデータ保存要件についてもご相談ください。

• 【紙の場合】
  • 契約書ファイルを案件ごと・取引先ごとに整理
  • 背表紙・索引ラベルをつけ「満了日」「保存期限」を明記
  • 保管場所は耐火キャビネットやセキュリティエリア推奨
  • 閲覧・持ち出しの履歴管理を徹底し、責任者を明確に
• 【電子保存の場合】
  • フォルダ階層やファイル名ルールを統一（例：2024_会社名_契約種別.pdf）
  • Excel等で契約管理台帳を作成し、満了日・更新日・保存期間を一覧化
  • 情報漏えい・不正アクセス防止のため、権限管理やパスワード制限も必須
• 【廃棄処理・満了後】
  • 「保存期間満了＋1〜2年」は余裕を持って保管（万一のトラブル対応）
  • 廃棄時はシュレッダー処理やデータ消去など証拠残らない方法を選択

【管理ポイント】台帳管理・保管責任者・廃棄ルールの3点を明文化し、社内ルール化しましょう。

• 契約書は原則7年保存、長期案件や権利関係が続く場合は10年以上を推奨
• 紙・電子どちらでも実務的な管理体制と台帳がトラブル防止のカギ
• 保存期間を過ぎたら社内規定に従い適切に廃棄・消去（情報流出防止）
• 疑問や個別相談があれば、行政書士など専門家へ早めにご相談を