建設業許可の役員・代表者変更届を出し忘れた場合の対応

建設業許可の役員変更届を出し忘れた場合の対応を解説します。役員変更登記との違い、届出期限、必要書類、経管・常勤役員等への影響、欠格要件、決算変更届や更新前の確認、行政書士に相談すべきケースまで整理します。

役員変更届を出し忘れた場合

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建設業許可を持っている会社で、役員変更届を出し忘れていたことに後から気づくケースがあります。

代表取締役が変わった。

取締役が就任した。

取締役が退任した。

役員変更登記は済ませた。

しかし、建設業許可の変更届を出していなかった。

このようなケースです。

建設業許可では、許可を取った後に会社の内容が変わった場合、変更届が必要になることがあります。

役員変更もその一つです。

ここで注意したいのは、会社の役員変更登記と、建設業許可の役員変更届は別の手続きだということです。

法務局で役員変更登記をしたからといって、建設業許可上の変更届が自動的に完了するわけではありません。

建設業許可を受けている会社は、許可行政庁に対して、建設業許可上の変更届を提出する必要があります。

役員変更届を出し忘れた場合でも、すぐに建設業許可がなくなると決めつける必要はありません。

ただし、放置してよいわけでもありません。

更新時、決算変更届の確認時、業種追加申請時、経審の準備時などに、過去の届出漏れとして問題になりやすいです。

この記事では、建設業許可の役員変更届を出し忘れた場合に、何を確認すべきか、どのような点に注意すべきか、行政書士に相談した方がよいケースを解説します。

役員変更登記と建設業許可の変更届は別の手続き

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役員変更届の出し忘れで多いのが、「役員変更登記をしたから、建設業許可の手続きも済んでいると思っていた」というケースです。

しかし、役員変更登記と建設業許可の変更届は別の手続きです。

役員変更登記は、法務局に対する会社登記の手続きです。

一方で、建設業許可の役員変更届は、建設業許可を受けている行政庁に対する手続きです。

たとえば、次のような場合は注意が必要です。

・代表取締役が変わった
・取締役が新しく就任した
・取締役が退任した
・役員の氏名が変わった
・役員の住所が変わった
・顧問や相談役の扱いを確認したい
・一定割合以上の株主に変更があった

会社の登記簿に反映されている内容と、建設業許可上の届出内容は連動していません。

そのため、登記だけ済ませていても、建設業許可上は変更届が未提出になっていることがあります。

特に、税理士や司法書士に登記手続きを依頼した場合でも、建設業許可の変更届まで対応しているとは限りません。

司法書士が役員変更登記をしてくれた。

税理士が役員変更を把握している。

だから建設業許可も大丈夫。

このように考えていると、建設業許可の変更届だけ漏れてしまうことがあります。

建設業許可を持っている会社で役員変更があった場合は、登記だけでなく、建設業許可の変更届が必要かどうかも必ず確認しましょう。

役員変更届を出し忘れると更新時に問題になりやすい

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役員変更届を出し忘れた場合、特に問題になりやすいのが建設業許可の更新時です。

建設業許可の更新では、現在の会社情報、役員情報、経管、専任技術者、社会保険、営業所、過去の届出状況などを確認します。

その際、登記簿の内容と建設業許可上の届出内容が合っていないと、役員変更届の漏れが分かることがあります。

よくあるケースは、次のとおりです。

・更新申請前に登記簿を確認したら役員が変わっていた
・前回申請書の副本と現在の登記内容が違っていた
・代表者変更登記は済んでいるが、建設業許可の変更届を出していなかった
・取締役の就任・退任を建設業許可に届け出ていなかった
・更新書類を作る段階で過去の変更届漏れに気づいた

役員変更届を出し忘れている場合、更新申請の前にその届出を整理する必要になることがあります。

また、役員変更だけでなく、他の届出漏れも一緒に見つかることがあります。

たとえば、次のようなものです。

・決算変更届、事業年度終了届の未提出
・営業所変更届の漏れ
・経管、常勤役員等の変更届漏れ
・専任技術者、営業所技術者等の変更届漏れ
・社会保険の加入状況変更届漏れ

役員変更届の出し忘れは、それ単体の問題だけでなく、許可後の管理全体を見直すきっかけになります。

更新期限が近い場合は、特に早めに確認しましょう。

まずいつ・誰が変更になったのか確認する

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役員変更届を出し忘れた場合、まず確認すべきなのは、いつ、誰が、どのように変更になったのかです。

漠然と「役員変更届を出していない」と考えるのではなく、具体的に変更内容を整理します。

確認する内容は、次のとおりです。

・変更があった日
・就任した役員
・退任した役員
・代表者変更の有無
・氏名変更の有無
・住所変更の有無
・登記が完了しているか
・登記簿に反映されているか
・建設業許可上の経管に関係する人か
・常勤役員等に該当する人か
・欠格要件に関係する事情がないか

まず、履歴事項全部証明書を確認します。

役員変更登記が済んでいれば、就任日や退任日を確認できます。

また、過去の変更がある場合は、閉鎖事項証明書や過去の登記簿が必要になることもあります。

次に、前回の建設業許可申請書や更新申請書の副本を確認します。

前回申請時の役員情報と、現在の登記簿の内容を見比べることで、どの役員変更が未届出なのかを確認しやすくなります。

役員変更届を出し忘れた場合は、変更内容を正確に把握することが重要です。

就任だけなのか、退任だけなのか。

代表者変更を伴うのか。

経管に関係する役員なのか。

新任役員がいるのか。

これによって必要な確認事項が変わります。

代表者変更・取締役変更・監査役変更で確認すること

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役員変更といっても、変更の内容によって確認すべきポイントが変わります。

まず、代表者変更です。

代表取締役が変わった場合は、建設業許可上も重要な変更になります。

代表者は会社の対外的な責任者であり、許可申請書や届出書にも関係します。

代表者変更があった場合は、登記簿の内容、変更日、前代表者の退任、新代表者の就任、経管との関係を確認します。

次に、取締役変更です。

取締役が就任または退任した場合も、建設業許可の役員変更届が関係します。

新しく就任した取締役については、欠格要件に該当しないかを確認する必要があります。

退任した取締役については、経管や常勤役員等に該当していなかったかを確認します。

もし、退任した役員が経管だった場合は、単なる役員変更では済まない可能性があります。

後任の経管を確認する必要があります。

監査役については、建設業許可上の「役員等」に含まれるかどうかの扱いに注意が必要です。

実務上、届出対象や添付書類の範囲は、役職や変更内容によって確認が必要です。

また、顧問、相談役、一定割合以上の株主なども確認対象になる場合があります。

そのため、役員変更届を出し忘れた場合は、単に「登記簿に載っている役員だけ見ればよい」と考えず、建設業許可上の届出対象に含まれる人を確認することが大切です。

会社の状況によって必要書類や確認範囲が変わるため、不安がある場合は早めに確認しましょう。

経管・常勤役員等に関係する役員変更は特に注意

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役員変更届を出し忘れた場合で特に注意すべきなのが、経管、現在の制度でいう常勤役員等に関係する変更です。

建設業許可では、経営業務の管理を適正に行うに足りる能力があることが許可要件の一つです。

法人の場合、常勤役員等のうち一定の経験を持つ人が必要になります。

そのため、役員変更によって経管に関係する人が変わっている場合は、単なる役員変更届だけではなく、許可要件そのものに影響する可能性があります。

注意したいケースは、次のとおりです。

・経管だった代表取締役が退任した
・経管だった取締役が退任した
・経管候補者が非常勤になった
・代表者が交代した
・新しい代表者に建設業の経営経験がない
・前任の経管が退任した後、後任者の届出をしていない
・経管の変更届を出したか分からない

経管だった人が退任している場合は、後任者が要件を満たすかを確認する必要があります。

後任者については、建設業に関する経営経験、役員経験、常勤性などを確認します。

確認資料としては、次のようなものがあります。

・履歴事項全部証明書
・閉鎖事項証明書
・役員変更履歴
・役員報酬資料
・社会保険資料
・住民税資料
・出勤状況が分かる資料
・過去の建設業許可申請書副本
・常勤役員等に関する証明書類

経管に関係する変更は、建設業許可の維持に関わります。

単に役員変更届を出し忘れたというだけで済ませず、現在も許可要件を満たしているかを確認しましょう。

新しく就任した役員の欠格要件も確認する

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役員変更届を出し忘れた場合、新しく就任した役員については欠格要件も確認する必要があります。

建設業許可では、申請者や役員等が一定の欠格要件に該当しないことが必要です。

新任役員がいる場合、その人が欠格要件に該当していないかを確認します。

たとえば、次のような事情がないか確認することがあります。

・破産手続開始決定を受けて復権していない
・一定の刑罰を受けたことがある
・建設業法違反等による処分歴がある
・暴力団関係に該当する事情がある
・その他、欠格要件に関係する事情がある

通常、何も問題がない場合でも、届出書類上は誓約書や役員等に関する調書などが関係することがあります。

新しく役員が就任している場合は、単に登記簿だけを提出すればよいとは限りません。

必要な様式や添付書類を確認する必要があります。

また、役員変更から時間が経っている場合は、就任日、現在の役職、住所、生年月日などの情報を正確に確認します。

役員変更届を出し忘れた場合は、次の資料を用意しておくと整理しやすくなります。

・履歴事項全部証明書
・新任役員の情報
・退任役員の情報
・役員変更日が分かる資料
・過去の建設業許可申請書副本
・前回の役員変更届の控え
・誓約書や調書に必要な情報

新任役員がいる場合は、欠格要件の確認を後回しにしないことが大切です。

更新時や別申請時に発覚すると、対応が慌ただしくなることがあります。

決算変更届や他の変更届漏れも一緒に確認する

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役員変更届を出し忘れた場合は、他の届出漏れも一緒に確認することをおすすめします。

役員変更届が漏れている会社では、決算変更届や他の変更届も未提出になっていることがあります。

確認したい届出は、次のとおりです。

・事業年度終了届、決算変更届
・商号変更届
・資本金変更届
・営業所変更届
・営業所新設・廃止の届出
・経管、常勤役員等の変更届
・専任技術者、営業所技術者等の変更届
・社会保険の加入状況変更届
・一部業種の廃業届

特に、事業年度終了届は毎年必要な届出です。

税務申告とは別の手続きなので、税理士が決算申告をしていても、建設業許可上の事業年度終了届が提出されているとは限りません。

役員変更届を確認するタイミングで、過去の事業年度終了届の控えも確認しておくと安心です。

また、営業所を移転している場合も注意が必要です。

本店移転登記をしていても、建設業許可上の営業所変更届が必要になる場合があります。

専任技術者や経管が変わっている場合も、許可要件に関係するため、早めに確認しましょう。

役員変更届の出し忘れに気づいたときは、その届出だけを単独で処理するのではなく、許可後の届出全体を見直す機会にするとよいです。

特に、更新期限が近い場合は、まとめて確認することが重要です。

行政書士に相談した方がよいケース

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役員変更届を出し忘れた場合、自社で整理できるケースもあります。

ただし、次のような場合は行政書士に相談した方が安心です。

・いつ役員変更があったか分からない
・登記簿と建設業許可の内容が一致していない
・代表者変更をしている
・新任役員がいる
・退任した役員が経管だった
・経管の変更届を出していない可能性がある
・欠格要件の確認が不安
・役員変更届以外にも届出漏れがありそう
・決算変更届も未提出になっている
・更新期限が近い
・業種追加や更新申請も予定している
・前任者が管理していて状況が分からない

行政書士に相談する場合は、まず現在の許可状況と登記内容を確認します。

許可通知書、前回申請書の副本、履歴事項全部証明書、過去の変更届の控えなどを確認し、どの変更届が未提出なのかを整理します。

そのうえで、役員変更届に必要な書類を確認し、経管や欠格要件への影響も確認します。

行政書士に相談するメリットは、単に役員変更届を作成してもらえることだけではありません。

役員変更が建設業許可の要件に影響するか。

経管が変わっていないか。

新任役員の欠格要件に問題がないか。

他の変更届漏れがないか。

更新申請に影響しないか。

このような点をまとめて確認できることにあります。

役員変更届を出し忘れた場合は、放置せず、早めに現在の許可状況を整理しましょう。

まとめ

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役員変更届を出し忘れた場合は、まず慌てず、いつ、誰が、どのように変更になったのかを確認することが大切です。

建設業許可では、役員変更があった場合、建設業許可上の変更届が必要になることがあります。

ここで注意したいのは、役員変更登記と建設業許可の変更届は別の手続きだという点です。

法務局で役員変更登記を済ませていても、建設業許可の役員変更届を提出したことにはなりません。

代表者変更、取締役の就任・退任、役員の氏名変更、住所変更などがあった場合は、建設業許可上の届出が必要か確認しましょう。

特に注意すべきなのは、経管、現在の制度でいう常勤役員等に関係する役員変更です。

経管だった役員が退任している場合や、代表者変更によって経管の状況が変わっている場合は、許可要件そのものに影響する可能性があります。

新しく就任した役員がいる場合は、欠格要件も確認する必要があります。

役員変更届を出し忘れている場合は、決算変更届、営業所変更届、経管変更届、専任技術者変更届、社会保険の加入状況変更届など、他の届出漏れも一緒に確認すると安心です。

更新時には、過去の届出漏れが問題になりやすいため、更新期限が近い場合は特に早めに対応しましょう。

「役員変更届を出し忘れた」

「役員変更登記は済んでいるが、建設業許可の届出をしていない」

「代表者変更をした」

「取締役が就任・退任した」

「退任した役員が経管だった」

「更新前に届出漏れがないか確認したい」

このような場合は、現在の登記内容、許可申請書副本、過去の変更届、経管・専任技術者の状況を確認することが大切です。

建設業許可を持っている方は、役員変更があった段階で早めに建設業許可上の届出が必要か確認し、更新時に慌てないよう、許可後の届出管理を整えておくと安心です。