役員の常勤性を証明する書類がない場合｜建設業許可の経管確認ポイント

建設業許可で役員の常勤性を証明する書類がない場合の注意点を解説します。常勤役員等、経管、役員報酬、社会保険、給与資料、住民税、勤務実態、他社勤務・他社役員、名義だけ役員のリスク、申請前に準備すべき資料を整理します。

役員の常勤性を証明する書類がない場合の考え方

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建設業許可を取りたいとき、役員の常勤性を証明する書類がないことで不安になるケースがあります。

特に、経管、つまり現在の制度でいう常勤役員等の確認では、「その人が本当に申請会社で常勤しているのか」が重要になります。

たとえば、次のような相談です。

・代表取締役だが社会保険に入っていない
・役員報酬を出していない
・給与明細や賃金台帳がない
・一人会社なので勤務実態を示す資料が少ない
・家族会社なので出勤簿を作っていない
・別会社の役員にもなっている
・以前は別会社で働いていた
・登記上は役員だが、常勤性をどう証明すればよいか分からない
・建設業許可を取りたいが、経管の常勤性資料が足りるか不安

建設業許可では、経営業務の管理を適正に行う体制があることが必要です。

法人の場合、常勤役員等のうち一定の経営経験を持つ人がいるかを確認します。

ここでいう「常勤役員等」は、単に登記簿に役員として載っている人という意味ではありません。

申請会社の本社や本店、主たる営業所などで、日常的に役員としての職務に従事している実態が必要です。

そのため、役員の常勤性を証明する書類がない場合、申請上の確認が難しくなることがあります。

ただし、書類が一つもないから必ず許可が取れないと決まるわけではありません。

重要なのは、どの資料が不足しているのか、代わりに何で常勤実態を説明できるのかを整理することです。

この記事では、役員の常勤性を証明する書類がない場合に、建設業許可でどのような点を確認すべきか、どのような資料を探すべきかを解説します。

建設業許可では常勤役員等の確認が重要になる

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建設業許可では、経営業務の管理を適正に行うに足りる能力があることが必要です。

実務上は、以前から「経管」「経営業務の管理責任者」と呼ばれていた部分です。

現在の制度では「常勤役員等」として確認されることが多くなっています。

法人の場合は、常勤役員等のうち1人が、建設業に関する一定の経営経験を有しているかなどを確認します。

個人事業主の場合は、本人または支配人について確認します。

この記事では、法人の役員を中心に説明します。

常勤役員等で確認されるポイントは、大きく分けると次の2つです。

1つ目は、建設業の経営経験があるかどうかです。

たとえば、建設業に関して5年以上経営業務の管理責任者としての経験があるか、準ずる地位で経営業務を管理していたか、補佐経験があるかなどを確認します。

2つ目は、現在の申請会社で常勤しているかどうかです。

過去の経営経験が十分にあっても、現在の申請会社で常勤役員等として勤務していなければ、要件としては不安が残ります。

この「現在の常勤性」が問題になる場面は少なくありません。

たとえば、建設業の経験は長いが、現在は別会社でも働いている。

役員にはなっているが、役員報酬や社会保険の資料がない。

家族会社なので正式な勤務資料を作っていない。

このようなケースでは、常勤性をどう説明するかが重要になります。

建設業許可では、経管の経験年数だけでなく、現在の勤務実態もセットで確認しましょう。

登記上の役員であるだけでは足りない

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役員の常勤性でよくある誤解が、「登記簿に取締役として載っていれば大丈夫」というものです。

確かに、法人の役員であることを確認するうえで、履歴事項全部証明書は重要です。

代表取締役、取締役などとして登記されていることは、役員の地位を示す資料になります。

しかし、登記上の役員であることと、常勤していることは別です。

登記簿から分かるのは、役員として就任している事実です。

その役員が毎日その会社で職務に従事しているか、別会社で働いていないか、名義だけの役員ではないかまでは、登記簿だけでは分かりません。

たとえば、次のようなケースは注意が必要です。

・親族を取締役に入れているだけ
・実際には会社の業務に関わっていない
・別会社で正社員として働いている
・別会社の代表取締役も兼ねている
・役員報酬を一切支払っていない
・社会保険や給与資料が何もない
・遠方に住んでいて営業所に通っていない
・建設業の経営判断に関与していない

このような場合、登記上は役員であっても、常勤役員等として説明できるか慎重に確認する必要があります。

また、非常勤役員や名義だけの取締役では、建設業許可の経管としては難しくなりやすいです。

建設業許可で求められるのは、実際に申請会社の経営業務を管理する立場として常勤している役員です。

そのため、履歴事項全部証明書だけでなく、役員報酬、社会保険、勤務実態、業務関与を示す資料を確認する必要があります。

「役員として登記されているから大丈夫」と考えず、常勤していることをどう説明できるかを整理しましょう。

常勤性を確認するために見られやすい資料

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役員の常勤性を確認するためには、複数の資料を組み合わせて説明することが多いです。

会社員のように出勤簿や雇用契約書がはっきりある場合と違い、役員の場合は資料が少ないこともあります。

そのため、常勤性を示す資料をできるだけ整理しておくことが大切です。

確認資料として考えられるものには、次のようなものがあります。

・履歴事項全部証明書
・役員報酬の支払いが分かる資料
・役員報酬決議書
・源泉徴収簿
・給与台帳
・賃金台帳
・給与明細
・所得税の納付資料
・住民税特別徴収関係資料
・社会保険関係資料
・健康保険・厚生年金の加入資料
・出勤簿や勤怠記録
・業務日報
・取引先とのメール
・見積書や契約書への関与資料
・請求書や入金管理資料
・金融機関とのやり取り
・営業所での業務実態が分かる資料
・他社勤務がないことを説明できる資料

もちろん、すべての資料が必要になるわけではありません。

会社の状況によって、用意できる資料は異なります。

大切なのは、役員が申請会社で常勤していることを、客観的な資料で説明できるかです。

たとえば、代表取締役として登記されており、役員報酬が毎月支払われ、社会保険に加入し、会社の見積りや契約、請求、入金管理に関与している資料がある場合は、常勤性を説明しやすくなります。

一方で、役員報酬なし、社会保険なし、住民税資料なし、勤務資料なし、他社勤務ありという状態では、常勤性の説明が難しくなります。

役員の常勤性を証明する書類がない場合は、まず手元にある資料を棚卸しし、どの部分が不足しているかを確認しましょう。

社会保険関係資料がない場合の注意点

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役員の常勤性を確認する際、社会保険関係資料は重要な資料になることがあります。

法人の場合、役員も健康保険・厚生年金保険の確認対象になることがあります。

そのため、社会保険に加入している場合は、加入資料が常勤性を説明する一つの材料になります。

たとえば、次のような資料です。

・健康保険・厚生年金保険の資格取得確認通知書
・標準報酬決定通知書
・社会保険料の納入告知書
・被保険者資格に関する資料
・年金事務所関係の届出資料
・社会保険料の納付資料

これらの資料があれば、役員が申請会社で社会保険に加入していることを説明しやすくなります。

ただし、社会保険関係資料がない場合もあります。

たとえば、次のようなケースです。

・法人設立後、社会保険手続きをしていない
・役員報酬がないため加入していない
・建設国保のままになっている
・手続き中で資料がまだない
・税理士や社労士に任せていたが資料が手元にない
・個人事業主時代の感覚のまま法人化している

この場合、単に「資料がない」だけでなく、そもそも社会保険の手続きが適切にできているかを確認する必要があります。

建設業許可では、適切な社会保険への加入も許可要件になります。

そのため、常勤性の資料としてだけでなく、社会保険要件としても重要です。

法人なのに社会保険が未加入の場合は、建設業許可申請の前に、加入義務や手続き状況を確認しましょう。

社会保険関係資料がない場合は、年金事務所、社会保険労務士、税理士などに確認し、必要な手続きや資料の取得を進める必要があります。

また、建設国保に加入している場合は、健康保険・厚生年金・適用除外承認などの関係を整理する必要があります。

社会保険資料がないときは、単なる書類不足ではなく、制度上の加入状況そのものを確認することが大切です。

役員報酬や給与資料がない場合の注意点

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役員の常勤性を証明する書類がない場合、役員報酬や給与資料がないことも大きな問題になりやすいです。

常勤役員として日常的に会社で働いているのであれば、通常は役員報酬や給与に関する資料があることが多いです。

たとえば、次のような資料です。

・役員報酬決議書
・役員報酬の振込記録
・源泉徴収簿
・給与台帳
・賃金台帳
・給与明細
・所得税の納付資料
・年末調整関係資料
・住民税特別徴収関係資料

これらの資料があると、役員として申請会社から継続的に報酬を受けていることを説明しやすくなります。

一方で、役員報酬がない場合は注意が必要です。

たとえば、次のようなケースです。

・法人を設立したばかりで役員報酬を決めていない
・資金繰りが厳しく役員報酬を出していない
・家族会社なので報酬を曖昧にしている
・代表者個人の生活費と会社のお金が混ざっている
・役員報酬はあるが振込ではなく現金で管理している
・税務上の処理が整理されていない

役員報酬がないから直ちに常勤性が否定されるとまでは限りません。

しかし、常勤している実態を説明する資料が少なくなるため、申請上は不安が残ります。

特に、他社から給与を受けている一方で、申請会社からは役員報酬がない場合、「本当に申請会社で常勤しているのか」と見られやすくなります。

役員報酬や給与資料がない場合は、税理士に確認し、役員報酬の決定や支払い、源泉徴収、社会保険との関係を整理しましょう。

また、役員報酬の資料がない場合でも、営業所での業務実態、取引先対応、見積り、契約、請求、入金管理などの資料で補足できるかを確認します。

ただし、報酬関係の資料がまったくない状態で常勤性を説明するのは難しくなりやすいため、申請前に早めに整えることが大切です。

他社勤務・他社役員がある場合は特に注意

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役員の常勤性を証明する書類がない場合、他社勤務や他社役員の兼任があると、さらに慎重な確認が必要になります。

建設業許可の常勤役員等は、申請会社で常勤していることが重要です。

そのため、別会社で働いている場合や、別会社の役員も兼ねている場合は、申請会社で常勤していると説明できるかが問題になります。

たとえば、次のようなケースです。

・別会社で正社員として勤務している
・別会社の社会保険に加入している
・別会社から給与を受けている
・別会社の代表取締役も兼ねている
・親族会社の取締役にもなっている
・個人事業主として別事業をしている
・副業として申請会社の役員になっている
・週末だけ申請会社の業務をしている

このような場合、申請会社での常勤性を説明することが難しくなる場合があります。

特に、他社で社会保険に加入している場合や、他社から安定した給与を受けている場合は、「どちらの会社に常勤しているのか」を整理する必要があります。

他社役員についても、単に登記上名前が残っているだけなのか、実際に他社の業務をしているのかによって状況が変わります。

非常勤役員なのか、代表取締役なのか、他社で役員報酬を受けているのか、勤務実態があるのかを確認します。

他社勤務・他社役員がある場合に整理したい資料は、次のとおりです。

・他社での役職
・他社での勤務時間
・他社での給与・役員報酬
・他社の社会保険加入状況
・他社での業務実態
・申請会社での役員報酬
・申請会社での社会保険加入状況
・申請会社での勤務実態
・他社勤務が終了している場合は退職資料
・他社役員を辞任している場合は登記資料

他社関係がある場合、役員の常勤性資料が不足していると、申請上の不安が大きくなります。

建設業許可申請前に、他社勤務・他社役員の状況を正確に整理しておきましょう。

一人会社・家族会社で書類が少ない場合

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一人会社や家族会社では、役員の常勤性を証明する書類が少ないことがあります。

代表者1人で営業、見積り、契約、現場、請求、入金管理まで行っている。

家族だけで会社を回している。

従業員がおらず、出勤簿や勤怠管理をしていない。

このような会社では、一般的な会社員のような勤務資料が残っていないことがあります。

しかし、一人会社や家族会社だからといって、常勤性の確認が不要になるわけではありません。

むしろ、書類が少ないからこそ、代表者や役員が実際に会社の業務を行っていることを整理する必要があります。

一人会社・家族会社で確認したい資料としては、次のようなものがあります。

・履歴事項全部証明書
・役員報酬資料
・社会保険関係資料
・税務申告書
・源泉徴収関係資料
・住民税資料
・会社名義の通帳
・請求書
・注文書
・契約書
・見積書
・取引先とのメール
・電話やLINEでの業務連絡
・営業所の賃貸借契約書
・営業所の写真
・許可を取りたい工事の資料
・金融機関とのやり取り
・税理士とのやり取り

一人会社では、代表者が会社業務の大半を行っていることが多いです。

その場合でも、会社としての取引資料、役員報酬、社会保険、税務資料、営業所の実態などを整理しておくことが大切です。

家族会社では、家族だからこそ報酬や勤務実態が曖昧になりやすいです。

たとえば、配偶者や親族が役員になっているが、実際には勤務していない。

名前だけ取締役に入っている。

役員報酬を出していない。

このような場合、常勤役員等として使えるかは慎重に確認する必要があります。

一人会社・家族会社では、「実際にやっているから大丈夫」ではなく、「実際にやっていることを資料で説明できるか」を意識しましょう。

常勤性の資料が足りない場合に準備したいこと

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役員の常勤性を証明する書類が足りない場合は、まず現状の資料を整理することから始めましょう。

いきなり申請書を作るのではなく、何があるのか、何がないのかを確認することが大切です。

まず、役員としての地位を確認します。

履歴事項全部証明書で、代表取締役や取締役として登記されているか、就任時期はいつかを確認します。

次に、報酬関係を確認します。

役員報酬が決議されているか、毎月支払われているか、源泉徴収や税務処理がされているかを確認します。

役員報酬がない場合は、税理士に相談して、今後どう整えるかを確認しましょう。

次に、社会保険関係を確認します。

法人として健康保険・厚生年金の手続きが必要か、すでに加入しているか、手続き中か、建設国保との関係はどうなっているかを確認します。

次に、勤務実態を確認します。

営業所に実際に勤務しているか、取引先対応、見積り、契約、請求、入金管理、資金繰り、下請対応などに関与している資料があるかを確認します。

次に、他社関係を確認します。

他社勤務、他社役員、他社社会保険、他社給与、他社での建設業許可上の役割がないかを整理します。

常勤性の資料が足りない場合に探したい資料は、次のとおりです。

・履歴事項全部証明書
・役員報酬決議書
・役員報酬の振込記録
・源泉徴収簿
・給与台帳
・住民税資料
・社会保険資料
・会社の通帳
・税務申告書
・見積書
・契約書
・注文書
・請求書
・入金管理資料
・取引先とのメールやLINE
・営業所資料
・他社退職資料
・他社役員辞任後の登記資料

常勤性の資料は、申請直前に急に作れるものばかりではありません。

役員報酬、社会保険、勤務実態などは、日頃の会社運営の積み重ねとして残る資料です。

建設業許可を検討し始めた段階で、早めに確認しておくことが大切です。

まとめ

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役員の常勤性を証明する書類がない場合、建設業許可の申請では慎重な確認が必要になります。

建設業許可では、法人の場合、常勤役員等のうち1人が建設業に関する一定の経営経験を有しているかなどを確認します。

ここで重要なのは、登記上の役員であることだけではなく、現在の申請会社で常勤していることです。

履歴事項全部証明書に代表取締役や取締役として載っていても、それだけで常勤性まで証明できるとは限りません。

常勤性を確認するためには、役員報酬、社会保険、源泉徴収、住民税、勤務実態、取引先対応、見積り・契約・請求への関与などを示す資料が重要になります。

社会保険関係資料がない場合は、そもそも法人として必要な手続きができているかを確認しましょう。

建設業許可では、適切な社会保険加入も許可要件になります。

社会保険に入るべきなのに未加入の場合は、常勤性だけでなく、社会保険要件でも問題になる可能性があります。

役員報酬や給与資料がない場合も注意が必要です。

常勤役員として日常的に会社で働いているのであれば、通常は役員報酬や税務処理に関する資料があることが多いです。

報酬資料がない場合は、税理士に確認し、今後の役員報酬、源泉徴収、社会保険との関係を整理しましょう。

他社勤務や他社役員がある場合は、特に慎重に確認する必要があります。

別会社で正社員として働いている、他社で社会保険に加入している、他社の代表取締役も兼ねている場合などは、申請会社で常勤していると説明できるかを整理しましょう。

一人会社や家族会社では、出勤簿や勤怠記録がないこともあります。

その場合でも、会社の取引資料、役員報酬、社会保険、税務資料、営業所の実態、取引先とのやり取りなどで、実際に申請会社の業務を行っていることを説明できるかが重要です。

「役員の常勤性を証明する書類がない」

「代表取締役だが社会保険資料がない」

「役員報酬を出していない」

「家族会社なので勤務資料がない」

「他社役員を兼ねているが経管になれるか不安」

「自社で建設業許可が取れるか確認したい」

このような場合は、書類がないことだけで判断せず、役員としての地位、役員報酬、社会保険、勤務実態、他社勤務の有無、経営経験の資料を整理することが大切です。

建設業許可は、役員の常勤性を証明する書類がない場合でも、要件確認から進めることができます。

許可取得を検討している方は、経管候補者の常勤性資料、役員報酬、社会保険、他社勤務、営業所での勤務実態を早めに整理し、申請可能性や不足している資料を確認しておくと安心です。