契約書を作らずに取引を始めたものの、代金を支払ってもらえない。
メールやLINEで約束しただけなので、内容証明を送ってよいのか分からない。
このような場合でも、契約書がないという理由だけで、内容証明を使えないわけではありません。
取引開始までのやり取り、見積書、請求書、メール・LINE、納品記録、振込履歴などから、何を約束していたのかを整理できることがあります。
この記事では、契約書がない場合に内容証明を使うときの考え方と、送付前に確認しておきたいポイントを分かりやすく解説します。
内容証明の作成をお考えの方へ
「この内容でも送れる？」から
ご相談いただけます
送付目的とこれまでの経緯を整理し、文案作成から発送までサポートします。
何を書けばよいか分からない段階でもご相談いただけます。
契約書がないので内容証明を送れるか不安な方へ
仕事を依頼されたので作業をしたが、契約書を作っていない。
口頭とLINEだけで話を進めた。
見積書は送ったが、正式な契約書には署名していない。
このような状態でトラブルになると、
「契約書がないから請求できないのでは？」
と不安になる方は少なくありません。
しかし、契約書がないことと、契約そのものが存在しないことは同じではありません。
実際の取引では、メールやLINEで条件を決め、そのまま業務を開始することもあります。
見積書を送り、相手から了承の連絡を受けて作業を開始することもあります。
そのため、契約書がない場合は、
何を依頼されたのか。
金額はいくらだったのか。
いつまでに何をする約束だったのか。
実際に業務を行ったのか。
相手方はどのような反応をしていたのか。
といった事情を整理することが重要です。
そのうえで、未払い請求や契約終了などを正式に伝えたい場合に、内容証明を利用することがあります。
契約書がなくても契約が成立することはある
契約というと、署名や押印をした契約書をイメージする方が多いかもしれません。
しかし、すべての契約について、契約書を作らなければ成立しないわけではありません。
たとえば、
「この内容でお願いします」
「〇万円で対応します」
「分かりました。お願いします」
というように、双方が取引内容について合意し、その後実際に仕事が行われているケースがあります。
このような場合、契約書が作られていなくても、実際のやり取りから契約内容を確認できることがあります。
大切なのは、契約書があるかどうかだけを見るのではなく、当事者間で何について合意していたのかを確認することです。
そのため、契約書がないからといって、内容証明の送付を最初から諦める必要はありません。
まずは、取引開始までのやり取りや、その後の履行状況を確認しましょう。
まず何を約束していたのか整理する
契約書がない場合は、最初に取引内容を整理します。
たとえば業務委託であれば、
どのような仕事を依頼されたのか。
報酬はいくらだったのか。
支払日はいつだったのか。
納期はいつだったのか。
追加作業はあったのか。
納品後に相手から確認の連絡はあったのか。
といった点です。
商品売買であれば、商品、数量、代金、納品日、支払期限などを確認します。
継続的な取引であれば、
毎月いくら支払う約束だったのか。
いつから取引が始まったのか。
これまでどのように支払われていたのか。
といった過去の取引状況も参考になります。
内容証明を作成するときは、まず当事者間で合意していた内容を整理し、そのうえで現在何が問題になっているのかを明確にすることが大切です。
メール・LINE・見積書などを確認する
契約書がない場合は、ほかの資料から取引内容を確認します。
特に確認したいのが、
メール
LINE・チャット
見積書
発注書・注文書
請求書
納品書
振込記録
作業報告書
などです。
たとえば、見積書を送った後に相手方から、
「この内容でお願いします」
と返信があれば、取引開始までの経緯を確認する材料になります。
納品後に、
「確認しました」
「ありがとうございます」
といった返信が残っていることもあります。
また、
「来月支払います」
「〇日まで待ってください」
という連絡があれば、支払いに関する相手方の認識を確認する材料になることがあります。
重要なのは、内容証明だけを単独で考えるのではなく、それまでの資料と文案が矛盾しないように整理することです。
LINEやメールが大量にある場合でも、すべてを本文へ書く必要はありません。
契約成立、金額、業務実施、納品、請求、相手方の回答など、重要な部分を時系列で整理していきます。
未払い請求で内容証明を使う場合
契約書がないトラブルで多いのが、未払いです。
仕事を完了した。
商品を納品した。
請求書も送った。
それでも代金が支払われない。
このような場合は、まず請求内容を整理します。
何についての代金なのか。
請求額はいくらなのか。
支払期限はいつだったのか。
一部入金はあるのか。
現在の未払い残額はいくらなのか。
を確認します。
そのうえで、内容証明によって正式に支払いを求める方法があります。
契約書がなくても、見積書、請求書、メール、LINE、納品記録などから取引内容を整理できる場合があります。
特に、すでに何度もメールやLINEで催促しているのに支払われない場合は、期限を明確にした内容証明へ切り替えることで、正式な請求であることを伝えやすくなります。
契約解除や取引終了を通知する場合
契約書がない場合でも、取引を終了したいというケースがあります。
継続的に仕事を依頼していたが、今後は取引を終了したい。
相手方が約束した内容を守らないため、契約終了を通知したい。
サービスの提供を終わらせたい。
このような場合です。
契約書がないと、中途解約条項や通知期限が明文化されていないことがあります。
そのため、
いつから取引が始まったのか。
どのような条件で継続していたのか。
これまで契約期間について何か話していたのか。
相手方にどの時点で契約終了を伝えるのか。
といった事情を確認します。
内容証明では、どの取引について、いつ契約を終了したいのかを分かりやすく伝えることが重要です。
また、未払い金、貸与物、預かり資料などがある場合は、契約終了とあわせて整理することもあります。
金額・期限・相手方情報を明確にする
契約書がない場合ほど、内容証明に記載する基本情報を正確に整理することが重要です。
未払い請求であれば、
請求金額。
支払期限。
振込先。
対象となる取引。
を明確にします。
契約終了であれば、
対象となる取引。
終了を通知する日。
契約終了日。
必要な返還事項。
などを整理します。
また、内容証明を送る相手についても確認します。
個人であれば、氏名と住所。
法人であれば、正式な会社名や所在地。
個人事業主であれば、屋号だけではなく、本人の氏名や住所を確認できるか。
こうした点も重要です。
契約書がない場合でも、「誰との、どの取引について、何を求めているのか」が明確であれば、内容証明の文案を整理しやすくなります。
契約書がない場合ほど文案を丁寧に整理する
内容証明は、いつ、誰から誰へ、どのような内容の文書を送ったのかを記録に残す方法です。
そのため、契約書がない場合でも利用できます。
一方で、内容証明そのものが、
「この契約内容が正しい」
「相手方に必ず支払義務がある」
ということまで決めるものではありません。
だからこそ、契約書がない場合は、メール・LINE・見積書・請求書などを確認し、事実関係に沿った文案を作ることが重要です。
内容証明では、
「相手が悪い」
「約束を破られた」
といった感情的な表現を中心にするのではなく、
いつ取引を開始したのか。
何を依頼されたのか。
いくらで合意したのか。
何を実施したのか。
何を請求しているのか。
相手にいつまでに何をしてほしいのか。
という流れで整理します。
契約書がないからこそ、残っている資料をつなぎ合わせて、相手に伝わる文面に整えることがポイントです。
契約書がない場合の内容証明を弊所に依頼する場合
契約書がない状態でトラブルになると、
「そもそも請求してよいのか分からない」
「LINEは残っているが、どこを見ればよいのか分からない」
「見積書と請求書はあるが、契約書がない」
「何を内容証明に書けばよいのか整理できない」
ということがあります。
坂下行政書士事務所では、契約書がない場合でも、メール、LINE、見積書、請求書、納品記録、振込履歴などを確認しながら、送付目的に合わせた内容証明の文案を作成します。
最初から資料を完璧に整理していただく必要はありません。
手元にある資料とこれまでの経緯を確認し、
何について通知するのか。
相手に何を求めるのか。
どの事実を文面に入れるのか。
を整理しながら進めます。
「契約書がないから依頼できないのでは？」
と迷っている段階でも、まず現在の状況と手元の資料を確認するところからご相談いただけます。
まとめ
契約書がない場合でも、内容証明を利用できないわけではありません。
法令に特別の定めがある場合を除き、契約は必ずしも書面を作成しなければ成立しないものではありません。
そのため、契約書がない場合は、
メールやLINE
見積書
発注書
請求書
納品記録
振込履歴
などから、実際にどのような取引が行われていたのかを整理することが大切です。
未払い請求であれば、請求金額と支払期限を明確にします。
契約終了であれば、どの取引をいつ終了するのかを整理します。
そのうえで、相手方に何を求めるのかを内容証明で正式に通知します。
「契約書がない＝何もできない」と考える必要はありません。
「契約書はないが、LINEやメールは残っている」
「仕事をしたのに代金が支払われない」
「正式に契約終了を伝えたい」
「手元の資料から内容証明を作れるか確認したい」
このような場合は、現在の状況と資料を確認しながら、内容証明の文案を整理するところからご相談いただけます。
内容証明の作成でお困りの方へ
「この内容でも送れる？」から
ご相談いただけます
送付目的とこれまでの経緯を整理し、文案作成から発送までサポートします。
何を書けばよいか分からない段階でもご相談いただけます。
ご相談から内容証明作成・発送まで
送付目的や現在の状況、契約書・メール等を確認し、正式な費用をご案内します。
事実関係とご希望を整理して文案を作成し、内容をご確認いただきます。
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