売掛金の回収前に内容証明を送る場合の注意点を解説します。請求書を送っても入金がない、支払期限を過ぎても取引先が支払わない、正式に催告したい場合に、請求金額・支払期限・証拠・文面をどう整理すべきか行政書士が説明します。
内容証明の作成をお考えの方へ
「この内容でも送れる？」という段階から
ご相談いただけます
送付の目的や事実関係を確認し、内容証明に適した形で文案を整理します。
何を書けばよいか分からない段階でもご相談ください。
ご相談のみでも問題ありません。現在の状況を確認したうえで、対応可否と費用をご案内します。
売掛金を回収したいが、まず何をすべきか迷っている方へ
取引先に商品やサービスを提供したのに、売掛金が支払われない。
請求書を送ったのに、支払期限を過ぎても入金がない。
何度か連絡しているが、「確認します」「来月には支払います」と言われるだけで、支払いが進まない。
このような場合、売掛金の回収前に内容証明を送ることを検討できます。
売掛金の未払いは、商品販売、業務委託、請負、制作、外注、継続取引、法人間取引など、さまざまな場面で起こります。
最初は単なる経理処理の遅れや請求書の見落としかもしれません。
しかし、支払期限を過ぎても入金がなく、何度連絡しても支払いがされない場合は、口頭やメールだけで催促を続けるのではなく、文書で正式に支払いを求めることも考える必要があります。
内容証明を送る目的は、取引先を脅すことではありません。
どの取引について、いくらの売掛金が未払いになっており、いつまでに支払ってほしいのかを明確にし、その請求内容を記録に残すことです。
ただし、内容証明を送れば必ず回収できるわけではありません。
また、相手方が請求金額や取引内容について争っている場合は、単なる通知書作成では済まないこともあります。
まずは、売掛金の内容、請求書、契約書、納品記録、相手方とのやり取りを整理するところから始めましょう。
売掛金回収前に内容証明を送る意味
売掛金を回収したい場合、すぐに裁判や支払督促などの手続きを考える方もいます。
しかし、実務上は、その前に内容証明で正式に支払いを求めることがあります。
内容証明を送る意味は、主に次の点にあります。
・支払いを求めた事実を記録に残せる
・請求金額や支払期限を明確に伝えられる
・相手方に本気度を伝えやすい
・通常のメールや電話での催促と区別できる
・今後の対応を検討するための区切りにできる電話や口頭で催促しただけでは、後から「そのような請求は受けていない」と言われる可能性があります。
メールやLINE、チャットでも記録は残りますが、相手が返信しない場合や、担当者が確認していないと言われる場合もあります。
内容証明で送ることで、どのような内容の文書を送ったのかを残しやすくなります。
売掛金回収では、相手方に対して「このまま放置するつもりはない」という意思を伝えることも大切です。
ただし、内容証明は、文書に書いた内容の真実性まで証明するものではありません。
そのため、請求金額や支払期限、取引内容が曖昧なまま送ると、その曖昧な内容が記録に残ってしまいます。
売掛金の回収前に内容証明を送る場合は、請求内容を正確に整理してから文案を作成しましょう。
いきなり法的手続きに進む前の整理として使える
売掛金が支払われない場合、最終的には支払督促、少額訴訟、通常訴訟、強制執行などの手続きを検討することもあります。
しかし、いきなり法的手続きに進む前に、内容証明で支払いを求めることで、任意の支払いにつながることがあります。
取引先が単に支払いを後回しにしている場合や、こちらの本気度を軽く見ている場合、内容証明が届くことで対応が変わることがあります。
また、内容証明を作成する過程で、こちら側の資料も整理できます。
・どの請求が未払いなのか
・売掛金はいくら残っているのか
・支払期限はいつだったのか
・相手方は何と回答しているのか
・納品や取引完了の証拠はあるのか
・今後も取引を継続するのかこのように、内容証明は単なる郵便ではなく、売掛金回収に向けて事実関係を整理する機会にもなります。
ただし、相手方がすでに明確に支払いを拒否している場合や、請求内容について強く争っている場合は、内容証明だけで解決しない可能性があります。
その場合は、内容証明を送る文面も慎重に作る必要があります。
売掛金回収前の内容証明は、任意支払いを求めるための一歩であり、同時に今後の対応を判断するための区切りとして使うことができます。
まず契約内容・請求書・支払条件を確認する
売掛金の回収前に内容証明を送る場合、まず契約内容、請求書、支払条件を確認しましょう。
売掛金とは、取引に基づいて発生した未回収の代金や報酬です。
そのため、何の取引に基づいて発生した売掛金なのかを明確にする必要があります。
確認すべき資料は、次のとおりです。
・契約書
・取引基本契約書
・発注書、注文書
・見積書
・請求書
・納品書
・検収書
・メール、LINE、チャットでの発注内容
・支払条件が分かる資料
・相手方からの支払予定日の連絡契約書がある場合は、支払期限、支払方法、遅延損害金、検収条件、返品やキャンセルに関する条項を確認します。
たとえば、「月末締め翌月末払い」「請求書受領後30日以内」「納品後〇日以内」「検収完了後〇日以内」などです。
契約書がない場合でも、見積書、発注書、請求書、納品書、メールやチャット履歴から、取引内容や支払条件を確認できることがあります。
内容証明では、「売掛金を支払ってください」とだけ書くのではなく、どの取引に関する売掛金なのかを明確にすることが重要です。
支払条件の確認が不十分なまま送ると、相手方から「まだ支払期限ではない」「検収が終わっていない」「請求金額が違う」と反論される可能性があります。
売掛金の金額と内訳を明確にする
売掛金の内容証明では、請求金額と内訳を明確に書くことが大切です。
単に「未払いの売掛金を支払ってください」と書くだけでは、相手方が何の金額を請求されているのか分かりにくくなります。
たとえば、次のような内容を整理します。
・請求書番号
・請求日
・対象となる商品、業務、サービス
・請求金額
・消費税の有無
・既払い額
・未払い残額
・支払期限
・遅延損害金を含めるか請求書が複数ある場合は、一覧にして整理すると分かりやすくなります。
たとえば、1月分、2月分、3月分の請求書が未払いになっている場合や、複数の商品代金が未回収になっている場合です。
また、一部入金がある場合は、既払い額を差し引いた残額を正確に記載します。
相手方が一部だけ支払っているにもかかわらず、全額を請求してしまうと、相手から反論される原因になります。
売掛金の回収では、請求金額の正確性が非常に重要です。
内容証明を送る前に、請求書、通帳、入金履歴、会計ソフト、振込明細などを確認し、未払い残額を正確に整理しましょう。
納品・取引完了・請求済みの証拠を整理する
売掛金の回収前に内容証明を送る場合、納品や取引完了、請求済みの証拠も整理しておきましょう。
相手方から、次のように反論される可能性があるためです。
・商品を受け取っていない
・納品物に不備がある
・検収が終わっていない
・請求書を受け取っていない
・金額が違う
・返品やキャンセルをした
・支払期限はまだ来ていないこのような反論に備えるため、次のような資料を確認しておくとよいです。
・契約書
・発注書、注文書
・見積書
・請求書
・納品書
・検収書
・配送記録
・受領確認
・納品メール
・作業報告書
・相手方とのメール、LINE、チャット履歴
・入金履歴商品販売の場合は、納品書、配送記録、受領確認が役立つことがあります。
制作業務やサービス提供の場合は、納品メール、作業報告書、検収完了の連絡、相手方の承認メッセージなどが重要になることがあります。
請求書を送った履歴も確認しましょう。
メールで送ったのか。
郵送したのか。
クラウド請求システムで送ったのか。
相手方が確認した形跡があるのか。
これらの資料を整理しておくことで、内容証明の文面を作成しやすくなります。
内容証明の本文にすべての証拠を細かく書く必要はありませんが、文案作成の前提として、どの資料を根拠に請求するのかを確認することが大切です。
支払期限と振込先を具体的に書く
売掛金の内容証明では、支払期限と振込先を具体的に書きます。
「早急に支払ってください」とだけ書くと、いつまでに支払うべきかが曖昧になります。
相手方が対応しやすいように、何を、いつまでに、どの口座へ支払うのかを明確にしましょう。
たとえば、次のような内容を記載します。
・未払い売掛金の金額
・対象となる請求書
・支払期限
・振込先口座
・振込手数料の負担
・支払済みの場合の連絡方法
・期限までに支払いがない場合の今後の対応支払期限は、「本書到達後〇日以内」や「令和〇年〇月〇日まで」といった形で記載することがあります。
期限は、短すぎても相手が対応しにくく、長すぎても回収が遅くなります。
これまでの経緯、未払い額、相手方の対応状況を踏まえて、現実的な期限を設定しましょう。
振込先については、金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を正確に書きます。
すでに請求書に記載している場合でも、内容証明にも改めて記載しておくと分かりやすいです。
また、期限までに支払いがない場合の対応については、強すぎる表現を避けつつ、必要に応じて今後の対応を検討する旨を記載します。
感情的に責めるのではなく、支払期限を明確に示すことが大切です。
相手が支払いを拒んでいる場合の注意点
売掛金の未払いには、単なる支払い遅れの場合と、相手方が支払いを拒んでいる場合があります。
この違いは重要です。
相手方が単に経理処理を遅らせているだけであれば、内容証明で支払いを求めることで入金される可能性があります。
一方で、相手方が請求内容を争っている場合は、文面を慎重に作る必要があります。
たとえば、次のような場合です。
・請求金額が違うと言われている
・商品やサービスに不備があると言われている
・検収が終わっていないと言われている
・返品、キャンセル、相殺を主張されている
・契約内容と違うと言われている
・追加費用について合意していないと言われているこのような場合、単に「売掛金を支払ってください」と強く書くだけでは、相手方から反論される可能性があります。
まず、相手が何を理由に支払っていないのかを確認しましょう。
支払拒否の理由が明確でない場合は、請求内容、未払い金額、支払期限を整理したうえで、正式に支払いを求める文面にします。
行政書士に相談する場合の確認ポイント
売掛金の回収前に内容証明を送りたい場合は、行政書士に文案作成を相談できます。
行政書士は、売掛金の支払請求書、催告書、通知書、内容証明の文案作成を中心にサポートできます。
相談時には、まず現在の状況を整理します。
どの取引先から売掛金が支払われていないのか。
何の商品やサービスに関する売掛金なのか。
請求金額はいくらなのか。
支払期限はいつだったのか。
請求書は送っているのか。
相手方から返答はあるのか。
相手方は支払いを拒んでいるのか、単に遅れているだけなのか。
このような事情によって、内容証明の文案は変わります。
相談時に準備しておくとよい資料は、次のとおりです。
・契約書
・取引基本契約書
・見積書
・発注書、注文書
・請求書
・納品書
・検収書
・配送記録
・作業報告書
・相手方とのメール、LINE、チャット履歴
・請求書を送った履歴
・入金履歴
・未払い金額の内訳
・相手方の名称、住所、担当者情報行政書士に相談するメリットは、売掛金の請求内容を整理し、相手方に送る文面を冷静で分かりやすい形に整えられる点です。
未払いが続くと、どうしても感情的な文面になりやすいです。
しかし、内容証明では、相手を非難するよりも、請求金額、支払期限、振込先、今後の対応を明確に示すことが重要です。
まとめ
売掛金の回収前に内容証明を送ることは、取引先へ正式に支払いを求める方法の一つです。
請求書を送っても支払われない。
支払期限を過ぎても入金がない。
取引先が何度も支払日を先延ばしにしている。
このような場合は、内容証明で売掛金の支払いを求めることを検討できます。
内容証明を送ることで、いつ、どのような内容で支払いを求めたのかを記録に残しやすくなります。
また、取引先に対して、通常のメールや電話での催促とは違う正式な通知として伝えることができます。
ただし、内容証明を送れば必ず回収できるわけではありません。
また、内容証明は、文書に書いた内容の真実性まで証明するものではありません。
そのため、送る前に、契約書、請求書、納品書、検収書、メールやLINEのやり取り、入金履歴などを確認し、請求内容を正確に整理することが大切です。
売掛金の内容証明では、未払い金額、請求書番号、対象取引、支払期限、振込先を明確に書きましょう。
「早急に支払ってください」とだけ書くよりも、「〇年〇月〇日付請求書に係る売掛金〇円を、令和〇年〇月〇日までに下記口座へお支払いください」といった形で整理すると、相手方も確認しやすくなります。
相手方が単に支払いを遅らせているだけなのか、請求内容を争っているのかによって、文面の作り方も変わります。
請求金額、納品不備、検収、返品、相殺などについて相手方が反論している場合は、内容証明を送る前に慎重な確認が必要です。
行政書士は、売掛金の支払請求書、催告書、通知書、内容証明の文案作成を中心にサポートできます。
「売掛金を回収したいが、まず内容証明を送るべきか迷っている」
「請求書を送っても取引先が支払ってくれない」
「正式な通知書や催告書を作成して、支払いを求めたい」
このような場合は、契約書、請求書、納品記録、相手方とのやり取り、未払い金額の内訳、支払期限を整理し、内容証明でどのように請求すべきか確認するところから始めましょう。
内容証明の作成でお困りの方へ
「この内容でも送れる？」という段階から
ご相談いただけます
何を書けばよいか分からない場合でも、送る目的や事実関係を確認し、
内容証明に適した形で文案を整理します。
ご相談のみでも問題ありません。内容を確認したうえで、対応可否と費用をご案内します。
ご相談から内容証明作成・発送まで
どのような相手に何を伝えたいのか、送付の目的や現在の状況を確認します。
契約書やメール、LINEなど必要な資料を確認し、対応可否と費用をご案内します。
事実関係やご希望を整理して文案を作成し、内容をご確認いただきます。
内容証明の発送方法や控えの保管、送付後の注意点などをご案内します。
※当事務所では、内容証明の文案作成・通知書作成を中心にサポートしています。 相手方との交渉、紛争対応、訴訟対応、損害賠償請求の代理などが必要な場合は、 行政書士では対応できる範囲が限られます。状況を確認したうえでご案内します。
