退職届を内容証明で送ろうと考えているものの、
「会社に悪い印象を与えないか」
「大げさな対応だと思われないか」
「かえって退職手続きが進みにくくならないか」
と不安に感じている方もいるでしょう。
退職届を内容証明で送る主なメリットは、退職の意思と会社へ通知した内容を明確な形で残せることです。
会社が退職届を受け取ってくれない場合や、退職を伝えても話が進まない場合、会社と直接やり取りしたくない場合には、内容証明による通知が有効な方法になります。
会社に強い印象を与える可能性や、文面の作成と発送に手間がかかる点はありますが、退職に必要な事項を適切に整理して通知すれば、過度に心配する必要はありません。
この記事では、退職届を内容証明で送るメリット・デメリットと、内容証明を利用した方がよいケースを行政書士が解説します。
退職届を内容証明で送るという方法
退職届や退職通知書を会社へ提出する方法には、手渡し、普通郵便、メール、内容証明郵便などがあります。
内容証明とは、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したのかを記録として残せる郵便制度です。
退職の場面では、退職の意思を記載した退職通知書を内容証明郵便で会社へ送る方法があります。
退職通知書には、退職の意思と退職日だけでなく、次のような事項も記載できます。
- 有給休暇の取得希望
- 今後の出勤予定
- 貸与品の返却方法
- 離職票や源泉徴収票などの送付依頼
- 今後の連絡方法
- 本人や家族への連絡を控えてほしい旨
退職に必要な事項を一つの書面に整理することで、会社へ何度も説明する負担を減らしながら、退職手続きを進めやすくなります。
結論｜退職届を内容証明で送るメリット・デメリット
退職届を内容証明で送る主なメリットは、次のとおりです。
- 退職の意思を会社へ明確に伝えられる
- 会社へ通知した内容を記録として残せる
- 退職届を手渡すために出社せずに済む
- 退職日や有給休暇についてまとめて通知できる
- 貸与品や必要書類のやり取りを整理できる
- 会社との直接のやり取りを減らしやすい
一方、考えられるデメリットは、次のとおりです。
- 通常の退職届よりも会社に強い印象を与える可能性がある
- 郵便料金や文面作成の手間がかかる
- 文面によっては会社との関係が硬くなることがある
もっとも、すでに退職届を受け取ってもらえない場合や、退職を伝えても話が進まない場合には、退職の意思を明確に示すことが重要です。
このような状況では、会社に与える印象を心配して曖昧な連絡を続けるよりも、必要事項を整理した書面で通知するメリットの方が大きくなります。
内容証明を使うべきかどうかは、単に「会社にどう思われるか」ではなく、現在の方法で退職手続きを進められているかを基準に判断しましょう。
退職届を内容証明で送るメリット
退職届を内容証明で送る大きなメリットは、退職の意思と会社へ通知した内容を明確にできることです。
口頭で退職を伝えた場合、後から会社に、
「正式な退職の申出だとは思わなかった」
「退職について相談されただけだ」
「まだ退職日は決まっていない」
と言われることがあります。
LINEやメールでも送信内容は残りますが、「辞めたいです」「もう働けません」とだけ伝えている場合、退職の確定した意思なのか、単なる相談なのかが分かりにくくなることがあります。
内容証明による退職通知書であれば、
「〇年〇月〇日をもって退職します」
という意思を明確に示せます。
退職日、有給休暇、貸与品、必要書類、今後の連絡方法まで一つの書面に整理できるため、会社との認識のずれも防ぎやすくなります。
退職届を渡すために出社したり、上司から長時間引き止められたりすることを避けながら、退職手続きを進められることも大きなメリットです。
デメリットは会社に強い印象を与える可能性があること
退職届を内容証明で送るデメリットとして挙げられるのが、通常の退職届よりも会社に強い印象を与える可能性があることです。
内容証明は、重要な意思を明確に伝える場面で使われる郵便制度です。
そのため、会社が内容証明を受け取ったときに、
「本人は本気で退職するつもりだ」
「これまでどおり退職の話を先延ばしにはできない」
と受け止めることがあります。
ただし、これは必ずしも悪いことではありません。
すでに退職届を受け取ってもらえない場合や、何度伝えても退職の話が進まない場合には、退職の意思が固まっていることを会社へ明確に示す必要があります。
会社への不満や批判を書き連ねるのではなく、退職の意思と必要な手続きを冷静に記載すれば、会社を不必要に刺激する文面にはなりません。
会社に強い印象を与えることを心配するより、退職の意思を曖昧に扱われないことの方が重要な場合もあります。
費用・手間・文面作成の負担がある
内容証明を自分で送る場合、通常の郵便よりも費用と準備の手間がかかります。
郵便局の窓口から送る場合は、内容文書、謄本、封筒などを用意し、内容証明を取り扱っている郵便局へ持参します。
また、退職通知書の文面も自分で作成しなければなりません。
退職の意思だけを書けばよいとは限らず、状況に応じて退職日、有給休暇、貸与品の返却、必要書類、今後の連絡方法などを整理する必要があります。
文面が曖昧であれば、会社に退職の意思が正確に伝わらない可能性があります。
反対に、感情的な表現や会社への批判を多く書くと、本来の目的である退職手続きが分かりにくくなります。
内容証明の作成で重要なのは、強い言葉を並べることではありません。
退職に必要な事項を漏れなく、簡潔にまとめることです。
内容証明で退職に必要な事項をまとめて伝えられる
退職通知書を内容証明で送る場合、退職の意思だけでなく、退職に必要な事項を一度にまとめて会社へ伝えられます。
例えば、次のような内容です。
- 退職日
- 有給休暇を取得したい期間
- 今後の出勤予定
- 社員証、制服、鍵などの返却方法
- 会社に残している私物の取扱い
- 離職票の送付依頼
- 源泉徴収票の送付依頼
- 資格喪失に関する書類の送付依頼
- 今後の連絡方法
- 本人や家族への連絡を控えてほしい旨
これらの事項をあらかじめ通知しておけば、退職後に何度も会社へ連絡して確認する負担を減らしやすくなります。
「退職します」と伝えるだけで終わらせず、退職後に必要となる手続きまで見据えて内容を整理することが大切です。
内容証明を使った方がよいケース
退職届を内容証明で送ることを検討した方がよいのは、通常の方法では退職の意思を明確に伝えることが難しい場合です。
具体的には、次のようなケースが考えられます。
- 上司が退職届を受け取ってくれない
- 会社から「退職は認めない」と言われている
- 人手不足を理由に退職日を先延ばしにされている
- 退職を伝えると強く引き止められる
- 上司が怖くて退職を直接伝えられない
- 会社へ行くこと自体が精神的に難しい
- 退職を伝えたのに返事がない
- 会社から繰り返し連絡が来ている
- 家族や緊急連絡先への連絡を避けたい
- 貸与品や必要書類のやり取りを郵送で整理したい
- 退職日と今後の連絡方法を明確に伝えたい
一つでも当てはまるのであれば、同じ方法で退職をお願いし続ける必要はありません。
退職の意思が決まっている場合は、退職日と必要な事項を一つの書面に整理し、会社へ明確に通知する方法があります。
内容証明を送る前に確認したいこと
退職通知書を内容証明で送る前に、次の事項を整理しておきましょう。
- 雇用契約に期間の定めがあるか
- 希望する退職日はいつか
- 最終出勤日はいつにするか
- 有給休暇は何日残っているか
- 会社から借りている物は何か
- 貸与品をどのように返却するか
- 会社に残している私物があるか
- 退職後に必要な書類は何か
- 今後の連絡方法をどうするか
- 会社の正式名称と所在地は正しいか
退職通知書に、これまでの不満や会社で起きた出来事をすべて書く必要はありません。
退職の意思、退職日、必要な手続き、今後の連絡方法を中心に整理すれば十分です。
自分の場合にどの退職日を記載すればよいのか分からない場合や、何を会社へ伝えればよいのか判断できない場合は、すべてを一人で決めてから発送する必要はありません。
会社と直接やり取りしたくないなら退職代行を利用する
ここまで読んで、
「会社へもう一度退職を伝えるのがつらい」
「退職日を自分で決められない」
「有給休暇や貸与品について何を書けばよいのか分からない」
「文面の作成から発送まで自分で行うのは負担が大きい」
と感じた方もいるでしょう。
会社を辞める意思が決まっている方は、坂下行政書士事務所の退職代行サービスにお任せください。
現在の状況とご希望を確認し、退職に必要な内容を整理したうえで、退職通知書の作成から会社への発送までサポートします。
次のような段階でもご相談いただけます。
- まだ退職日を決められていない
- 会社へ一度伝えたが話が進んでいない
- 退職届を受け取ってもらえない
- 明日から出勤することが難しい
- 会社や上司と直接話したくない
- 自分で退職通知書を作成することに不安がある
自分で内容証明を完成させてから相談する必要はありません。
「会社を辞めたい。でも、もう会社と直接やり取りしたくない」という現在の状況を、そのままお知らせください。
まとめ
退職届を内容証明で送るメリットは、退職の意思と会社へ通知した内容を明確な形で残せることです。
退職届を受け取ってもらえない場合や、退職を伝えても話が進まない場合、会社と直接話すことが難しい場合には、退職手続きを進めるための有効な方法になります。
内容証明によって会社に強い印象を与える可能性はあります。
しかし、すでに退職の話を先延ばしにされている場合には、退職の意思が固まっていることを明確に示せる点が大きなメリットになります。
大切なのは、会社への不満を並べることではありません。
退職日、有給休暇、貸与品、必要書類、今後の連絡方法を整理し、退職の意思とともに会社へ伝えることです。
「退職届を受け取ってもらえない」
「会社へ退職を伝えるのが怖い」
「もう会社と直接やり取りしたくない」
「できるだけ早く退職へ進みたい」
このような状況であれば、坂下行政書士事務所の退職代行サービスにお任せください。
会社を辞める意思が決まっている方は、その状態のままご相談いただけます。
全国対応の退職代行
退職を言い出せない方へ、まずはご相談ください。
退職日・有給休暇・必要書類の請求を整理し、内容証明で会社へ退職を通知します。
