内容証明郵便の文字数・行数制限を一覧で解説します。横書きの20字×26行、13字×40行、26字×20行、フォント、空白や記号の数え方、Word設定、紙とe内容証明の違いまで行政書士が説明します。
内容証明の文字数や形式で迷っている方へ
内容証明を自分で作成しようとすると、最初に迷いやすいのが文字数や行数です。
「1行は何文字まで書けるのか」
「横書きでも作成できるのか」
「Wordのフォントや文字サイズに決まりはあるのか」
「空白や括弧も文字数に含まれるのか」
このような疑問を持つ方は少なくありません。
内容証明郵便には、一般的な手紙とは異なる形式上のルールがあります。
形式が合っていない場合は、郵便局の窓口で修正を求められたり、Wordファイルをe内容証明へアップロードした際にエラーが表示されたりすることがあります。
また、紙で郵便局へ持ち込む場合と、インターネットから送るe内容証明では、作成方法や使用できるフォントなどが異なります。
内容証明を作成する際は、どちらの方法で発送するかを決めたうえで、それぞれの形式に合わせて文書を整えることが大切です。
内容証明の文字数・行数ルール一覧
紙の内容証明における謄本の文字数・行数は、縦書きと横書きで異なります。
それぞれのルールは次のとおりです。
■縦書きの場合
・1行20字以内
・1枚26行以内
■横書きの場合
横書きでは、次の3種類から選択できます。
・1行20字以内・1枚26行以内
・1行13字以内・1枚40行以内
・1行26字以内・1枚20行以内
現在では、Wordで作成しやすく、文章の配置も確認しやすい「1行20字以内・1枚26行以内」の横書きがよく利用されています。
厳密には、この文字数・行数制限は、郵便局が保存・証明する「謄本」に関するルールです。
実務上は、受取人へ送る内容文書と謄本を同じレイアウトで作成しておくと、郵便局での照合や差出手続きを進めやすくなります。
縦書きの場合の文字数と行数
縦書きの内容証明は、1行20字以内、1枚26行以内で作成します。
縦書きでは、用紙の右側から左側へ向かって文章を配置します。
以前から利用されている形式ですが、数字、メールアドレス、会社名、契約番号などを記載する場合は、横書きの方が作成しやすいことがあります。
縦書きで作成する場合も、タイトル、本文、作成日、受取人、差出人の住所・氏名を配置します。
文書が2枚以上になる場合は、謄本のつづり目に契印が必要です。
文字数だけでなく、日付、金額、相手方の住所・氏名などが正しく記載されているかも確認しましょう。
横書きで選べる3つの形式
横書きでは、次の3種類から形式を選べます。
・1行20字以内・1枚26行以内
・1行13字以内・1枚40行以内
・1行26字以内・1枚20行以内
どの形式を選んでも、決められた範囲内であれば内容証明として差し出せます。
文章を短い行で読みやすく配置したい場合は、20字×26行が使いやすいでしょう。
住所や会社名が長い場合や、文章を横方向に広く配置したい場合は、26字×20行を選択する方法もあります。
重要なのは、途中で形式を混在させないことです。
20字×26行で作成するのであれば、すべてのページを同じ設定で統一します。
改行位置がずれて文字数を超えないように、作成後は各行を確認する必要があります。
句読点・括弧・英数字・空白の数え方
内容証明では、漢字や仮名だけでなく、句読点や記号も文字数に含まれます。
基本的な数え方は次のとおりです。
・句読点は1個につき1字
・一般的な記号も1個につき1字
・括弧は左右を合わせて1字
・英字は1文字につき1字
・数字も1文字につき1字
例えば、「（請求金額）」という表記では、左右の括弧を合わせて1字として数えます。
一方、Word上で文字と文字の間を空けるために入れたスペースや、行間を空けた空白行については、謄本の字数・行数として数える必要はありません。
ただし、空白を増やしすぎると文書が読みにくくなり、ページ数も増えやすくなります。
英字は、会社名、商品名、サービス名などの固有名詞に使用できます。
メールアドレスやURLなど、英数字や記号が連続する情報を記載する場合は、文字数を数え間違えやすいため注意が必要です。
内容証明に使用する用紙とフォント
紙で内容証明を作成する場合、専用の用紙を購入する必要はありません。
一般的な白いコピー用紙を使用できます。
用紙サイズについて一律の指定はありませんが、Wordで作成する場合は、取り扱いや保管がしやすいA4用紙が一般的です。
紙の内容証明では、特定のフォントを使用しなければならないという決まりはありません。
ただし、郵便局で内容を照合できるよう、明朝体やゴシック体など、はっきり読めるフォントを使用するのが適切です。
文字が小さすぎると読みづらくなるため、10.5ポイントから12ポイント程度を目安にすると整えやすくなります。
装飾性の高いフォントや、文字の形が分かりにくいフォントは避けた方がよいでしょう。
なお、e内容証明では、使用できるフォントや文字サイズに別のルールがあります。
紙の内容証明とe内容証明を混同しないことが大切です。
Wordで作成する場合の設定方法
紙の内容証明をWordで作成する場合は、最初に文字数と行数を設定します。
横書きの20字×26行で作成する場合は、Wordのページ設定から文字数と行数を指定し、すべてのページで同じ設定を使用します。
基本的な流れは次のとおりです。
- 用紙サイズをA4に設定する
- 文書の方向を横書きにする
- 1行の文字数を20字以内に設定する
- 1ページの行数を26行以内に設定する
- 読みやすいフォントと文字サイズを選ぶ
- タイトル、本文、日付、受取人、差出人を配置する
- 印刷前に各行の文字数とページ数を確認する
Wordのバージョンや余白の設定によっては、指定した文字数どおりに改行されないことがあります。
また、括弧や記号については、Wordの文字カウントと内容証明の数え方が一致しない場合があります。
設定だけで判断せず、完成した文書を目視で確認することが重要です。
Wordの設定を整えても、「相手に何を伝えるか」「請求額や期限をどう書くか」で手が止まることがあります。弊所では、送付の目的とこれまでの経緯を伺い、内容証明の文案作成から発送まで対応しています。
文面を一から考えるのが難しい方は、内容証明作成・発送サポートをご覧ください。
紙の内容証明を郵便局へ持ち込む場合
紙の内容証明を郵便局へ持ち込む場合は、原則として同じ内容の文書を3通準備します。
それぞれの用途は次のとおりです。
・受取人へ送付する内容文書
・郵便局が保存する謄本
・差出人が保管する謄本
そのほか、受取人と差出人の住所・氏名を記載した封筒、郵便料金、本人確認書類、必要に応じて印鑑を準備します。
謄本が2枚以上になる場合は、各ページのつづり目に契印をします。
文書の訂正、挿入、削除を行う場合にも所定の方法があるため、可能であれば修正後の文書を改めて印刷した方が分かりやすいでしょう。
内容証明は一般書留として差し出します。
相手方へ配達された事実を確認できるようにしたい場合は、配達証明も併せて利用するのが一般的です。
また、内容証明には、図面、写真、契約書のコピー、返信用封筒などを同封できません。
相手方へ別の資料も送りたい場合は、内容証明とは別の郵便物として発送する必要があります。
e内容証明で作成・発送する場合
e内容証明は、インターネットから内容証明を差し出せる日本郵便のサービスです。
郵便局の営業時間を気にせず手続きでき、日本郵便側で文書の印刷、照合、封入、発送が行われます。
e内容証明を利用する場合は、日本郵便が用意しているWordの文書ファイルひな形を使用します。
主な作成ルールは次のとおりです。
・A4縦置き・横書き、またはA4横置き・縦書き
・文書は最大5枚
・文字サイズは10.5ポイント以上
・図や表は使用しない
・文字装飾は太字と斜体を使用できる
・指定された範囲の文字を使用する
使用できるフォントは、次の4種類です。
・MS明朝
・MS P明朝
・MSゴシック
・MS Pゴシック
これ以外のフォントを使用すると、アップロード時にエラーになったり、表示が置き換わったりする可能性があります。
e内容証明では、自分で同じ文書を3通印刷する必要はありません。
作成したWordファイルをアップロードし、画面上で受取人、差出人、配達証明の有無などを設定して申し込みます。
発送を確定した後は文書内容を変更できないため、申込み前に日付、金額、住所、氏名、請求内容などを十分に確認することが重要です。
形式だけでなく文書内容の整理も重要
内容証明は、文字数や行数を守れば完成するものではありません。
相手方へ何を伝え、どのような対応を求めるのかが明確になっている必要があります。
例えば、支払いを求める内容証明では、請求金額だけでなく、請求の根拠、支払期限、振込方法などを整理します。
契約解除通知では、対象となる契約、解除または解約の意思、契約終了日、返還を求める物などを明確にします。
主な確認事項は次のとおりです。
・送付の目的
・相手方との関係
・これまでの経緯
・通知または請求の根拠
・相手方に求める対応
・回答や支払いの期限
・契約書や請求書との整合性
・送付後に想定される連絡
形式を整えることに集中しすぎると、肝心の請求内容や日付が曖昧になることがあります。
文字数に収めるために必要な説明まで削らないよう、先に伝える内容を整理し、その後に形式を調整することが大切です。
行政書士へ文案作成を依頼する方法
内容証明は自分で作成できますが、文字数、行数、フォント、Word設定を確認しながら文案まで整えるには手間がかかります。
特に、契約解除、未払金の請求、返還請求、退職通知などでは、事実関係や期限を整理したうえで文書を作成する必要があります。
行政書士へ依頼する場合は、契約書、請求書、メール、LINE、領収書などを確認し、送付目的に合わせて文案を整理できます。
当事務所では、内容証明作成を1通16,500円～（税込）で承っています。
ご相談から文案作成、内容確認、形式調整、発送手続きまで進められるため、Wordの設定や郵便局での手続きに不安がある場合もご相談いただけます。
「内容証明を送るべきか分からない」
「自分で作った文案をこのまま送ってよいか不安」
「相手方へ何を求めるべきか整理できていない」
このような段階でも問題ありません。
まずは相手方に何を伝えたいのか、これまでにどのような経緯があったのかをお聞かせください。
内容を確認したうえで、必要な資料、文案作成の進め方、費用をご案内します。
まとめ
内容証明郵便には、文字数や行数に関する形式上のルールがあります。
縦書きは1行20字以内・1枚26行以内です。
横書きでは、次の3種類から選択できます。
・20字×26行
・13字×40行
・26字×20行
句読点や記号も原則として1字に数え、括弧は左右を合わせて1字として扱います。
紙で差し出す場合は同じ文書を3通準備し、e内容証明を利用する場合は指定されたWordのひな形やフォントを使用します。
ただし、内容証明で最も大切なのは、形式だけではありません。
送付目的、事実関係、請求内容、期限、相手方に求める対応を整理し、誤解のない文面にする必要があります。
形式や文案の作成に不安がある場合は、発送前に行政書士へ相談する方法があります。
文字数を一行ずつ数える段階から始めるのではなく、まずは伝えたい内容と資料を整理し、内容証明に適した文書へ整えていきましょう。
内容証明の作成・発送｜全国対応
内容証明を送りたい方へ、
まずはご相談ください。
送付目的とこれまでの経緯を伺い、文案作成から内容証明郵便の発送まで対応します。
