会社に行かず、退職届を郵送して辞めたい方へ。普通郵便・簡易書留・レターパック・内容証明の違い、送付先、添え状、控えの残し方、退職日、有給休暇、貸与品返却まで行政書士が解説します。
退職届を会社へ直接持って行けない方へ
会社へ出向かず、
書面で退職意思を通知できる場合があります
「上司に会いたくない」「退職届を受け取ってもらえるか不安」という段階でもご相談いただけます。
現在の状況を確認し、内容証明による退職通知で進められるかをご案内します。
ご相談のみでも問題ありません。まずは現在の状況をお聞かせください。
退職届を郵送して会社に行かずに辞めたい方へ
退職したいと思っていても、会社へ行って退職届を手渡しすることが難しい場合があります。
上司に会うのが怖い。
退職を伝えると、強く引き止められそうで不安。
すでに出社すること自体が限界に近い。
退職届を出すためだけに会社へ行くことを考えると、気持ちが重くなる方も少なくありません。
このような場合は、退職届や退職通知書を会社へ郵送する方法があります。
退職の意思表示は、必ず会社へ出向き、上司へ直接手渡ししなければならないものではありません。
大切なのは、退職の意思と退職日を明確にし、会社へ届く方法で伝えることです。
ただし、退職届を封筒に入れて送れば、それだけですべての退職手続きが完了するとは限りません。
郵送する前に、次の事項を整理する必要があります。
- 退職日
- 退職日まで出社するか
- 有給休暇を取得するか
- 貸与品をどのように返却するか
- 退職関係書類をどこへ送ってもらうか
- 会社からの連絡方法をどうするか
また、普通郵便、簡易書留、一般書留、レターパック、内容証明では、残せる記録の範囲が異なります。
会社に行かずに辞めたい場合ほど、退職届の文面だけでなく、郵送方法と発送後の手続きまで整理することが重要です。
退職届は手渡しでなければならないのか
退職届は上司へ手渡しするもの、というイメージを持っている方は多いと思います。
会社との関係が良好であれば、上司へ退職意思を伝え、退職届を提出し、引継ぎを行ったうえで退職日を迎えるのが一般的です。
しかし、上司と直接話すことが精神的に難しい場合や、退職届を受け取ってもらえない場合まで、手渡しにこだわる必要はありません。
退職の意思表示は、郵送によって行うこともできます。
期間の定めのない雇用契約では、会社の承諾がなければ退職を申し入れられないわけではなく、原則として解約の申入れから2週間が経過することで雇用契約が終了します。
会社から「退職は認めない」「後任が決まるまで辞めさせない」と言われた場合でも、その言葉だけでいつまでも退職できなくなるわけではありません。
ただし、契約社員など雇用期間が定められている場合は、期間の定めのない雇用契約とは別の確認が必要になることがあります。
また、就業規則に退職手続きや申出時期の定めがある場合は、その内容も確認しておきましょう。
退職届を郵送する目的は、会社と争うことではありません。
退職する意思と退職日を明確にし、会社との直接の接触を減らしながら、必要な退職手続きを進めることです。
退職届を郵送するときの手順
退職届を郵送する場合は、次の順番で準備すると整理しやすくなります。
1．雇用契約の内容を確認する
まず、正社員などの期間の定めがない雇用契約なのか、契約社員などの期間の定めがある雇用契約なのかを確認します。
雇用契約書、労働条件通知書、就業規則などが手元にあれば、退職に関する規定も確認しておきましょう。
2．退職日を決める
「今月中に辞めたい」「できるだけ早く辞めたい」という曖昧な表現ではなく、具体的な退職日を決めます。
退職意思が固まっている場合は、次のように日付を明確にします。
「〇年〇月〇日をもって退職いたします」
退職日を決める際は、会社への到達予定日、有給休暇の残日数、退職日までの所定労働日数も確認します。
3．退職届または退職通知書を作成する
会社へ退職の許可を求める表現ではなく、退職する意思が明確に伝わる文面にします。
「退職したいです」「退職を希望します」だけでは、会社から相談段階と受け取られる可能性があります。
退職日、有給休暇、貸与品、必要書類、今後の連絡方法まで整理して伝えたい場合は、一般的な退職届ではなく、退職通知書としてまとめる方法もあります。
4．提出前に控えを残す
退職届や退職通知書を発送する前に、コピーまたは写真を残しておきましょう。
記名・押印後の完成した状態を保存します。
文書データを作成した場合も、実際に発送した最終版を保管してください。
5．記録が残る方法で発送する
会社との関係や現在の状況に応じて、簡易書留、一般書留、レターパック、内容証明などから郵送方法を選びます。
発送した後は、受領証や追跡番号を捨てずに保管します。
6．配達状況を確認する
追跡できる郵送方法を利用した場合は、会社へ配達されたかを確認します。
追跡画面も、必要に応じてスクリーンショットなどで保存しておくと安心です。
送付先・添え状・控えはどうするか
退職届は誰宛てに送るのか
退職届は、原則として雇用主である会社へ送ります。
会社から提出先を指定されている場合は、人事部、総務部、所属部署の責任者など、指定された宛先へ送ります。
提出先が分からない場合は、会社の本社所在地へ、代表者または人事・総務担当者宛てとして送る方法が考えられます。
支店や店舗で勤務している場合でも、雇用主が本社の会社であれば、本社へ送った方が退職手続きを担当する部署へ届きやすいことがあります。
ただし、会社の規模や組織によって適切な宛先は異なります。
雇用契約書、給与明細、会社の案内などから、正式な会社名と所在地を確認しましょう。
上司の自宅など、会社以外の個人住所へ送ることは避けた方が安全です。
添え状は必要か
退職届を郵送する場合、添え状がなければ退職意思が無効になるわけではありません。
そのため、添え状は必須ではありません。
通常の退職届を簡易書留やレターパックで送る場合は、退職届を同封したことが分かる簡潔な添え状を付けてもよいでしょう。
添え状には、退職届を同封したこと、確認をお願いしたいこと、氏名、日付などを記載します。
一方、内容証明で退職通知を行う場合は、退職通知書自体に必要事項をまとめます。
内容証明では内容文書以外の物を同封できないため、通常の郵便と同じ感覚で別の添え状や貸与品を入れないよう注意が必要です。
退職届の控えは残す
退職届を郵送する場合は、必ず控えを残しておきましょう。
会社から「届いていない」「退職日は書かれていなかった」と言われた場合に、手元に何も残っていないと説明が難しくなります。
少なくとも、次のものは保管します。
- 退職届または退職通知書のコピー・写真
- 添え状のコピー
- 郵便局の受領証
- 追跡番号
- 配達状況が分かる画面
- 会社へ送ったメールやLINEの履歴
控えと発送記録を一緒に保管しておくことが大切です。
普通郵便・書留・レターパックの違い
退職届を郵送する方法にはいくつかあります。
それぞれ残せる記録が異なるため、会社との関係やトラブルの可能性に応じて選びましょう。
普通郵便
普通郵便で退職届を送ることも不可能ではありません。
ただし、原則として追跡ができず、会社へ配達されたかも確認しにくくなります。
会社から「退職届は届いていない」と言われた場合に、発送や配達の事実を説明することが難しくなります。
退職届は退職意思に関わる重要な文書であるため、特別な事情がなければ、普通郵便より記録が残る方法を選ぶ方が安心です。
簡易書留
簡易書留は、郵便物を引き受けた時点と配達された時点が記録され、追跡番号から配達状況を確認できます。
通常の退職届を郵送し、発送と配達の記録を残したい場合には選択肢になります。
ただし、簡易書留で証明できるのは郵便物の発送や配達に関する記録です。
封筒の中にどのような文書が入っていたのかまでは証明されません。
一般書留
一般書留も、郵便物の引受けから配達までの過程が記録されます。
簡易書留より記録や補償の範囲は広くなりますが、通常の退職届について、文書の中身まで証明できるわけではありません。
内容証明を利用する場合は、一般書留として取り扱われます。内容証明を簡易書留として送ることはできません。
レターパック
レターパックにも追跡サービスがあります。
レターパックプラスは対面で配達され、受領印または署名を受ける方式です。
レターパックライトは郵便受けへ配達されます。
手軽に発送でき、追跡も可能ですが、簡易書留などと同様に、封入した文書の内容までは証明されません。
会社との関係が円満で、退職届が届いたことを追跡できれば足りる場合には利用しやすい方法です。
一方、会社が退職届を受け取らない、退職を認めないと言っている、後から文書の内容を否定される可能性がある場合は、内容証明を検討した方がよいことがあります。
内容証明で退職意思を通知する方法
会社に行かずに退職意思を明確に伝えたい場合は、内容証明で退職通知書を送る方法があります。
内容証明は、一般書留郵便物について、いつ、誰から誰宛てに、どのような内容の文書を差し出したのかを証明する制度です。
配達証明も付けることで、会社へ配達された事実も記録として残せます。
ただし、配達証明は郵便物を配達した事実を証明するものであり、実際に社内の誰が文書を読んだのかまで証明するものではありません。
退職通知書には、主に次の事項を記載します。
- 退職する意思
- 退職日
- 有給休暇の取得希望
- 退職日までの出社の扱い
- 貸与品の返却方法
- 離職票や源泉徴収票などの送付依頼
- 今後の連絡方法
内容証明を送ったからといって、文書に書いた内容の正しさまで日本郵便が証明するわけではありません。
それでも、普通郵便やレターパックと異なり、どのような退職意思を通知したのかを記録として残せる点に意味があります。
会社が退職届を受け取らない場合や、退職を認めないと言っている場合、会社から「聞いていない」と言われることが不安な場合には、現実的な通知方法になります。
退職日と有給休暇の扱いを明確にする
退職届を郵送する場合は、退職日まで出社するのか、有給休暇を取得するのかも整理しておきましょう。
会社に行かずに辞めたい方の中には、退職届を発送した後は出社したくないと考えている方も多いと思います。
有給休暇が残っている場合は、退職日までの所定労働日について、有給休暇を取得する形を検討できます。
退職予定者であっても、在籍中であれば年次有給休暇を取得できます。
会社には一定の場合に時季変更権がありますが、退職日より後へ有給休暇の取得時季を変更することはできません。
退職通知書には、次のように記載することがあります。
「退職日までの期間につきましては、残存する年次有給休暇を取得いたします」
ただし、有給休暇の残日数が足りない場合は、残りの期間が欠勤扱いになる可能性があります。
何も伝えずに出社しなくなると、会社から安否確認の連絡が来たり、家族や緊急連絡先へ連絡されたりすることがあります。
退職日、有給休暇、欠勤となる期間を整理したうえで、会社へ文書で通知することが大切です。
貸与品の返却と会社からの連絡への対応
会社に行かずに辞める場合でも、会社から借りている物は返却する必要があります。
返却が必要になる主な物には、次のものがあります。
- 社員証
- 制服・名札
- 鍵・入館証
- パソコン
- スマートフォン
- 業務資料
- その他会社から借りている物
会社へ持参することが難しい場合は、追跡できる方法で郵送返却する方法があります。
発送日、追跡番号、返却物の内容を記録し、返却物の一覧を記載した送付状を同封しておくと安心です。
なお、内容証明には貸与品を同封できません。
退職通知は内容証明で送り、貸与品はレターパックや宅配便などの別便で返却します。
退職届を郵送した後、会社から電話が来ることもあります。
会社と電話で話すことが精神的な負担になる場合は、記録が残る方法へ切り替える旨を伝えましょう。
「退職に関するご連絡は、行き違いを防ぐため、書面またはメールにてお願いいたします」
このように短く伝える方法があります。
必要な事務連絡まで放置するのではなく、電話や対面ではなく、メールや書面で必要事項だけを確認することが重要です。
自分で退職届を郵送するのが不安な場合
退職届を郵送できると分かっても、自分で手続きを進めることに不安を感じる方は少なくありません。
どの郵送方法を使えばよいのか。
退職日はこの日付でよいのか。
有給休暇の希望をどのように書けばよいのか。
会社から電話が来ないようにするには、何を記載すればよいのか。
貸与品や退職書類についても一緒に書くべきなのか。
会社との関係が悪化している場合ほど、文面や郵送方法の判断が難しくなります。
行政書士に依頼する場合は、現在の状況を確認したうえで、退職意思、退職日、有給休暇、貸与品の返却、退職関係書類の送付依頼、今後の連絡方法などを整理した退職通知書を作成できます。
会社を過度に刺激する表現を避けながら、退職に必要な事項が明確に伝わる内容証明に整えます。
「退職届を直接持って行きたくない」
「普通郵便や書留で送ってよいのか分からない」
「会社から届いていないと言われるのが不安」
「退職日や有給休暇も一緒に伝えたい」
このような段階でもご相談いただけます。
現在の状況をお伺いし、内容証明による退職通知で進められるかをご案内します。
まとめ
退職届は、必ず会社へ出向いて手渡ししなければならないものではありません。
会社に行くことが難しい場合や、上司と直接話したくない場合は、退職届や退職通知書を会社へ郵送する方法があります。
郵送するときは、次の点を整理しておきましょう。
- 退職意思と退職日を明確にする
- 提出前に退職届の控えを残す
- 正式な会社名と送付先を確認する
- 発送記録や追跡番号を保管する
- 有給休暇や退職日までの扱いを決める
- 貸与品の返却方法を整理する
- 退職関係書類の送付を依頼する
- 今後の連絡方法を指定する
普通郵便は手軽ですが、追跡や配達確認ができません。
簡易書留、一般書留、レターパックは追跡できますが、封入した文書の内容までは証明されません。
会社が退職届を受け取らない場合や、退職意思を後から否定されることが不安な場合は、内容証明に配達証明を付けて退職通知書を送る方法があります。
「会社へ行かずに退職したい」
「退職届を手渡しするのが怖い」
「どの郵送方法を使えばよいか分からない」
このような場合は、無理に会社へ出向く前にご相談ください。
現在の雇用状況や退職希望日を確認し、内容証明による退職通知で進められるかをご案内します。
退職届を会社へ直接持って行けない方へ
会社へ出向かず、
書面で退職意思を通知できる場合があります
退職意思、退職日、有給休暇、貸与品の返却方法などを整理し、内容証明で会社へ通知します。
「どの郵送方法を選べばよいか分からない」という段階でもご相談いただけます。
ご相談のみでも問題ありません。内容をご確認いただいたうえで正式にご依頼いただけます。
ご相談から退職通知の発送まで
勤務状況や退職希望日などをお伺いします。
内容証明による退職通知で進められるかをご案内します。
退職日や今後の連絡方法などを整理して文書を作成します。
作成した退職通知書を会社へ発送し、発送後の対応もご案内します。
※ご相談内容を確認したうえで、内容証明による退職通知で進められる方法をご案内します。
