退職通知書とは、会社に対して「退職します」という意思を明確に伝えるための書面です。
退職届と似ていますが、退職通知書は、退職の意思や退職日、今後必要となる手続きを一つの書面にまとめて会社へ通知する際に使われます。
特に、
「退職届を受け取ってもらえない」
「退職を伝えたのに話が進まない」
「上司や会社と直接やり取りしたくない」
「退職代行を利用して退職したい」
という場合に利用される書面です。
退職通知書には、退職の意思と退職日だけでなく、有給休暇、貸与品の返却、必要書類、今後の連絡方法なども記載できます。
退職代行の利用を検討している方にとっては、会社へ何をどのように伝えるのかを確認するうえでも、退職通知書の役割を知っておくことが重要です。
この記事では、退職通知書の意味、退職届との違い、利用するケース、会社へ通知しておきたい内容について行政書士が解説します。
退職通知書とは
退職通知書とは、会社に対して退職の意思を正式に通知するための書面です。
会社に退職の許可を求めるのではなく、
「〇年〇月〇日をもって退職します」
という確定した意思を伝えるために使用します。
退職通知書には、退職の意思と退職日だけでなく、必要に応じて次のような事項も記載できます。
- 有給休暇の取得希望
- 退職日までの出勤予定
- 貸与品の返却方法
- 会社に残している私物の取扱い
- 離職票や源泉徴収票などの送付依頼
- 今後の連絡方法
- 本人や家族への連絡を控えてほしい旨
退職について会社へ相談するための書面ではなく、退職する意思と必要事項を整理して伝えるための書面であることがポイントです。
退職通知書を使う理由
退職通知書を使う主な理由は、退職の意思と会社へ伝えた内容を明確にするためです。
口頭やLINEなどで、
「辞めたいです」
「退職を考えています」
「仕事を続けるのが難しいです」
と伝えただけでは、会社から退職についての相談として受け止められる可能性があります。
本人は退職を伝えたつもりでも、会社が、
「まだ本人の意思は固まっていない」
「退職日は決まっていない」
「話し合いを続ける必要がある」
と判断すれば、退職手続きが進まないことがあります。
退職通知書には、退職する意思と具体的な退職日を記載します。
有給休暇、貸与品、必要書類、今後の連絡方法なども一緒に整理できるため、退職後に何度も会社へ確認する負担を減らしやすくなります。
退職する意思がすでに決まっている場合は、曖昧な相談を続けるのではなく、退職の意思を明確に伝えることが重要です。
退職届との違い
退職通知書と退職届は似ていますが、実務上の使われ方に違いがあります。
退職届
退職届は、会社の社内手続きとして提出することが多い書類です。
会社所定の様式や一般的な書式を使用し、上司や人事担当者へ提出します。
会社が通常どおり退職届を受け取り、退職日や引継ぎについて話が進んでいる場合に使われます。
退職通知書
退職通知書は、退職する意思と退職日、必要な手続きを一つの書面に整理し、会社へ通知するための書類です。
次のような場合に利用されることがあります。
- 会社へ退職届を持参できない
- 退職届を受け取ってもらえない
- 退職を伝えても話が進まない
- 上司や会社と直接話したくない
- 退職代行を利用して退職したい
- 退職後の手続きについてもまとめて伝えたい
重要なのは、書類の名称だけではありません。
「退職させてください」というお願いなのか、「退職します」という確定した意思の通知なのかによって、会社への伝わり方が変わります。
退職する意思が決まっている場合は、会社へ許可を求め続けるのではなく、退職の意思を明確に伝えることが大切です。
退職通知書を使うケース
退職通知書は、通常の方法では退職手続きが進まない場合や、会社と直接話すことが難しい場合に利用します。
退職届を受け取ってもらえない場合
上司へ退職届を渡そうとしても、
「今は受け取れない」
「人手不足だから辞められない」
「後任が決まってからにしてほしい」
などと言われることがあります。
このような場合は、退職届を受け取ってもらえるまで会社へ何度も出向くのではなく、退職通知書を送付して意思を伝える方法があります。
退職を伝えたのに話が進まない場合
LINEやメールで退職を伝えても、会社から返事が来なかったり、退職日を先延ばしにされたりすることがあります。
すでに退職する意思が決まっているのであれば、会社の返事を待ち続けるのではなく、退職日を記載した書面で意思を明確にすることが重要です。
会社と直接話したくない場合
上司から強く引き止められる、長時間説得されるなどの不安があれば、もう一度会社へ連絡すること自体が大きな負担になります。
退職通知書を利用すれば、会社へ出向いて退職届を手渡さなくても、書面によって退職の意思を伝えられます。
退職代行を利用する場合
退職代行を利用する場合には、退職の意思を伝えるだけでなく、退職後に必要となる事項も整理しておくことが重要です。
有給休暇、貸与品、必要書類、今後の連絡方法などを退職通知書にまとめることで、その後の手続きを進めやすくなります。
退職通知書の基本構成
退職通知書には、基本的に次の事項を記載します。
- 退職通知書という表題
- 退職する意思
- 退職日
- 通知書の作成日
- 本人の住所と氏名
- 会社の名称と所在地
- 会社の代表者名
ただし、実際の退職手続きを考えると、退職の意思と退職日だけでは不十分なことがあります。
現在の状況に応じて、次の事項も整理します。
- 有給休暇を取得する期間
- 退職日まで出勤するかどうか
- 社員証、制服、鍵などの返却方法
- 会社に残している私物の取扱い
- 離職票の送付依頼
- 源泉徴収票の送付依頼
- 資格喪失に関する書類の送付依頼
- 今後の連絡方法
- 本人や家族への連絡を控えてほしい旨
記載する内容は、雇用形態、退職希望日、有給休暇の残日数、現在の出勤状況などによって変わります。
インターネット上の定型文をそのまま使うのではなく、現在の状況に合わせて必要事項を整理することが大切です。
また、会社への不満や上司への批判を詳しく書く必要はありません。
退職通知書では、退職の意思と退職手続きに必要な事項を簡潔にまとめます。
退職通知書を内容証明で送る理由
退職通知書を会社へ送る場合は、通知した内容を明確な形で残しておくことが重要です。
普通郵便で送った場合、どのような内容の書面を送ったのかを後から確認しにくいことがあります。
内容証明郵便を利用すれば、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したのかを記録として残せます。
退職通知書を内容証明郵便で送ることで、次の事項を明確にできます。
- 退職する意思
- 退職日
- 有給休暇の取得希望
- 今後の出勤予定
- 貸与品の返却方法
- 必要書類の送付依頼
- 今後の連絡方法
退職届を受け取ってもらえない場合や、退職を伝えても話が進まない場合には、同じ方法で連絡を続けるより、書面で必要事項を整理して通知する方法があります。
退職代行を利用する場合は通知内容まで確認する
退職代行を利用する場合は、退職の意思だけでなく、会社へどのような内容を通知するのかを確認することが大切です。
退職後には、次のような手続きが必要になります。
- 退職日の確定
- 有給休暇の取得
- 貸与品の返却
- 私物の受け取り
- 離職票の受け取り
- 源泉徴収票の受け取り
- 資格喪失に関する書類の受け取り
- 今後の連絡方法の整理
これらを事前に整理していなければ、退職の意思を伝えた後に、自分で会社へ確認しなければならなくなる可能性があります。
会社と直接やり取りしたくないから退職代行を利用するのであれば、退職後に必要となる事項まで一つの退職通知書にまとめておくことが重要です。
退職代行の依頼先を選ぶ際は、退職通知書の作成から会社への発送まで任せられるか、退職後に必要となる事項まで整理してもらえるかを確認しましょう。
退職通知書の作成・発送は当事務所に任せられる
すでに退職する意思が決まっており、会社と直接やり取りせずに退職したい方は、坂下行政書士事務所の退職代行サービスにお任せください。
現在の勤務状況とご希望を確認し、
- 退職日
- 有給休暇
- 今後の出勤予定
- 貸与品の返却
- 私物の取扱い
- 必要書類の送付
- 今後の連絡方法
など、退職に必要な事項を一つの退職通知書に整理します。
退職通知書の作成から会社への発送までサポートするため、ご自身で文面や発送方法を調べる必要はありません。
次のような段階でもご相談いただけます。
- 退職代行の依頼先を探している
- 退職届を受け取ってもらえない
- 退職を伝えたのに話が進まない
- まだ退職日を決められていない
- 次の出勤日から会社へ行きたくない
- 上司や会社と直接話したくない
- 有給休暇や必要書類についてもまとめて伝えたい
自分で退職通知書を完成させてから相談する必要はありません。
会社を辞める意思が決まっている方は、現在の状況をそのままお知らせください。
LINEで現在の勤務状況や退職希望日を送るだけでご相談いただけます。
まとめ｜会社と直接やり取りせず退職したい方へ
退職通知書とは、会社へ退職の意思と必要事項を明確に伝えるための書面です。
退職届を受け取ってもらえない場合や、退職を伝えても話が進まない場合、会社と直接話したくない場合に利用できます。
退職代行を利用する場合には、退職の意思と退職日だけでなく、有給休暇、貸与品、必要書類、今後の連絡方法まで整理しておくことが大切です。
自分で退職通知書を作成し、発送方法まで調べる必要はありません。
退職する意思が決まっており、会社と直接やり取りせずに退職したい方は、坂下行政書士事務所へご相談ください。
現在の状況に合わせて退職通知書を作成し、会社への発送までサポートします。
全国対応の退職代行
退職を言い出せない方へ、まずはご相談ください。
退職日・有給休暇・必要書類の請求を整理し、内容証明で会社へ退職を通知します。
