契約書作成を依頼する前に準備する資料｜相談前に整理しておきたい内容

契約書作成を依頼する前に何を準備すればよいか不安な方へ。取引内容、相手方情報、報酬、納期、契約期間、ひな形、相手方からの資料など、契約書作成・内容確認の相談前に整理しておきたい資料を行政書士が解説します。

契約書作成を依頼する前に何を準備すればよいか

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契約書作成を依頼したいと思っても、最初に何を準備すればよいのか分からない方は多いです。

契約書のひな形が必要なのか。

取引先とのメールを全部送るべきなのか。

金額や納期がまだ固まっていない状態でも相談できるのか。

どこまで整理してから依頼すればよいのか。

このような不安があると、契約書を作った方がよいと分かっていても、相談を後回しにしてしまうことがあります。

しかし、契約書作成の相談は、すべての資料が完璧に揃ってからでなければできないものではありません。

むしろ、契約書を作る過程で、何を決めておくべきか、どの条件を明確にすべきかが見えてくることもあります。

大切なのは、最初から完璧な契約書案を用意することではありません。

どのような取引をするのか。

誰と契約するのか。

何を提供し、いくらで、いつまでに行うのか。

どのような点に不安があるのか。

このような基本情報を整理しておくことです。

この記事では、契約書作成を行政書士に依頼する前に準備しておくとよい資料や、まだ資料が揃っていない場合の相談の進め方について解説します。

資料がすべて揃っていなくても相談はできる

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まず前提として、契約書作成の相談は、資料がすべて揃っていなくても可能です。

契約書を作成する段階では、取引内容がまだ完全に固まっていないこともあります。

相手方と金額だけ合意している。

業務内容は決まっているが、納期がまだ曖昧。

契約期間を決めるべきか迷っている。

ひな形はあるが、自社の取引に合っているか分からない。

このような状態でも、まず相談することはできます。

無料相談では、契約書を新しく作るべきか、既存のひな形を修正すれば足りるのか、相手方から提示された契約書の内容確認でよいのかを整理します。

資料が不足している場合は、何を追加で確認すべきかを案内することになります。

契約書作成は、依頼者が一人で全部整理してから専門家に渡すものではありません。

取引内容を聞き取りながら、必要な情報を確認し、契約書に反映していく作業です。

そのため、「まだ情報がまとまっていないから相談できない」と考える必要はありません。

ただし、手元にある資料を共有できると、作成方針や費用の目安を出しやすくなります。

まず準備したい取引内容のメモ

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契約書作成を依頼する前に、まず準備しておきたいのは取引内容のメモです。

正式な書類でなくても構いません。

箇条書きで大丈夫です。

たとえば、次のような内容を整理しておくと、相談がスムーズになります。

• どのような契約書を作りたいのか
• 誰と誰が契約するのか
• 自社は提供する側か、依頼する側か
• どのような商品・サービス・業務に関する契約か
• 単発の取引か、継続的な取引か
• 取引金額はいくらか
• 納期や引渡し時期はいつか
• 契約期間は決まっているか
• 途中で解約できるようにしたいか
• 特に不安な点はどこか

このメモがあるだけで、契約書の全体像を把握しやすくなります。

業務委託契約書であれば、業務内容、報酬、納期、成果物、修正対応、再委託、秘密保持などを確認します。

売買契約書であれば、売買対象、代金、支払条件、引渡し、検査、不具合があった場合の対応などを確認します。

秘密保持契約書であれば、どの情報を秘密にしたいのか、誰に開示するのか、どの目的で使うのかを整理します。

取引内容のメモは、契約書作成の土台になります。

細かい条文を考える前に、まず取引の実態を整理しておくことが大切です。

相手方に関する情報

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契約書作成では、契約の相手方に関する情報も必要です。

契約書には、当事者の氏名や名称、住所、法人の場合は会社名などを記載します。

相手方が個人なのか法人なのかによって、記載内容も変わります。

法人であれば、正式な会社名、本店所在地、代表者名などを確認します。

個人であれば、氏名や住所を確認します。

まだ正式な住所や代表者名が分からない場合でも、相談自体は可能です。

ただし、契約書として完成させる段階では、当事者を正確に特定する必要があります。

また、相手方との関係性も重要です。

新規取引先なのか。

以前から取引がある相手なのか。

親しい関係の相手なのか。

今後も継続的に取引する予定があるのか。

相手方との関係によって、契約書の表現や強さを調整することがあります。

たとえば、初めて取引する相手であれば、支払条件や解除条件、秘密保持、禁止事項などを明確にしておく必要性が高くなります。

一方で、長年の取引先であっても、取引金額が大きくなる場合や業務範囲が広がる場合は、契約書を整えておいた方が安心です。

契約書は、相手を疑うためだけの書面ではありません。

お互いの認識を揃えるための書面でもあります。

報酬・代金・支払条件に関する資料

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契約書作成では、お金に関する条件を明確にする必要があります。

報酬、代金、支払期限、支払方法は、後からトラブルになりやすい部分です。

そのため、見積書、発注書、請求書、メールのやり取りなど、金額や支払条件が分かる資料があれば準備しておきましょう。

たとえば、次のような内容を確認します。

報酬や代金はいくらか。

税込か、税別か。

支払日はいつか。

前払いか、後払いか。

分割払いか、一括払いか。

振込手数料はどちらが負担するか。

支払いが遅れた場合の扱いをどうするか。

追加作業が発生した場合に追加費用を請求できるか。

業務委託契約では、作業範囲が曖昧なまま契約すると、追加作業の費用を請求しにくくなることがあります。

売買契約では、代金の支払時期と商品の引渡し時期が重要になります。

継続契約では、月額報酬の発生時期や契約終了時の精算方法も確認しておく必要があります。

金額そのものがまだ確定していない場合でも、相談は可能です。

その場合は、契約書に金額を直接記載するのか、別途見積書や発注書で定める形にするのかを検討することがあります。

納期・契約期間・解除条件に関する情報

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契約書作成を依頼する前には、納期、契約期間、解除条件についても整理しておくとよいです。

納期や契約期間が曖昧だと、契約後に認識違いが起きやすくなります。

たとえば、制作業務や納品物がある取引では、いつまでに何を納品するのかが重要です。

相手方から必要資料の提供が遅れた場合、納期を延長できるのか。

納品後の修正対応は何回まで含まれるのか。

検収期間を設けるのか。

こうした点を契約書に入れておくと、後日のトラブルを防ぎやすくなります。

また、継続的な取引では契約期間も重要です。

契約期間をいつからいつまでにするのか。

自動更新にするのか。

更新しない場合は何日前までに通知するのか。

途中で解約する場合はどうするのか。

これらを事前に整理しておくと、契約書の条項を作りやすくなります。

解除条件も大切です。

相手方が支払わない場合。

連絡が取れなくなった場合。

秘密情報を漏らした場合。

重大な契約違反があった場合。

どのような場合に契約を解除できるようにするかを検討します。

すべてを最初から決めておく必要はありませんが、納期、期間、解除に関する希望があれば、相談時に伝えておきましょう。

ひな形や過去の契約書がある場合

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契約書作成を依頼する前に、ひな形や過去の契約書がある場合は、用意しておくと役立ちます。

ネット上で見つけたひな形。

以前使っていた契約書。

同業者からもらった参考書式。

相手方が過去に使っていた契約書。

これらがある場合、ゼロから作成するのではなく、今回の取引に合わせて修正できることがあります。

ただし、ひな形をそのまま使うのは注意が必要です。

ひな形は一般的な内容で作られているため、自社の取引に合っていない条項が入っていたり、必要な条項が抜けていたりすることがあります。

特に、業務委託契約書、売買契約書、秘密保持契約書は、取引内容によって確認すべき点が大きく変わります。

過去の契約書を使う場合も同じです。

以前の取引では問題なかったとしても、今回の取引条件に合っているとは限りません。

契約金額、業務範囲、相手方、納期、秘密情報の有無、成果物の取扱いが変われば、契約書の内容も変える必要があります。

ひな形や過去の契約書がある場合は、「これを使いたい」と決めつけるのではなく、「今回の取引に使えるか確認してほしい」という形で相談すると進めやすいです。

相手方から届いた契約書やメール

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相手方から契約書やメールが届いている場合は、それも重要な資料になります。

相手方が用意した契約書には、すでに取引条件が書かれていることがあります。

その内容を確認することで、新規作成ではなく内容確認や修正案の整理で対応できる場合があります。

また、メールやチャットのやり取りには、契約書に反映すべき内容が含まれていることがあります。

たとえば、報酬、納期、業務範囲、支払時期、修正対応、納品方法などです。

これらが契約書に反映されていない場合、後から認識違いが起きる可能性があります。

相手方から送られてきた資料がある場合は、次のようなものを準備しておくとよいです。

• 相手方から提示された契約書
• 契約書の修正依頼メール
• 見積書・発注書・注文書
• 取引条件が書かれたメールやチャット
• 仕様書・業務内容の説明資料
• 納品物や成果物の内容が分かる資料
• 相手方から指定された契約条件

特に、相手方から契約書を渡されている場合は、署名・押印前に確認することが大切です。

契約書にサインした後では、内容を変更しにくくなることがあります。

「この契約書で大丈夫か不安」という段階でも、内容確認だけを依頼することは可能です。

特に不安な点をメモしておく

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契約書作成や内容確認を依頼する前には、特に不安な点をメモしておくことも大切です。

契約書全体を専門家に見てもらう場合でも、依頼者本人が気になっている点を共有すると、確認すべきポイントが明確になります。

たとえば、次のような不安です。

「損害賠償の条項が重すぎないか心配」

「途中解約できるか分からない」

「支払が遅れた場合にどうなるか不安」

「秘密保持の範囲が広すぎる気がする」

「成果物の権利が相手方に全部移るのか気になる」

「納品後の修正対応をどこまでしなければならないのか不安」

このような不安は、契約書の条項に反映すべき重要なポイントです。

契約書は、単に形式を整えるだけでは意味がありません。

実際に起こりそうな不安や、避けたいトラブルを前提に作成・確認することが大切です。

また、相手方との関係を悪くしたくない場合も、その希望を伝えておくとよいです。

契約書の文言は、強く書けばよいというものではありません。

取引の内容や相手方との関係に応じて、必要な内容を入れつつ、実務上使いやすい表現に整えることが大切です。

不安な点が明確になっていれば、契約書作成や内容確認の方向性も決めやすくなります。

まとめ

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契約書作成を依頼する前に、すべての資料を完璧に揃える必要はありません。

資料が不足していても、まずは現在の状況を相談することは可能です。

ただし、取引内容、相手方情報、報酬・代金、支払条件、納期、契約期間、解除条件などを整理しておくと、契約書の作成方針や見積もりが出しやすくなります。

契約書作成の前に準備しておきたい資料としては、取引内容のメモ、相手方の情報、見積書・発注書・請求書、過去の契約書、ひな形、相手方から届いた契約書やメールなどがあります。

特に、相手方から契約書を渡されている場合は、このままサインしてよいかを確認することが大切です。

新しく契約書を作る必要があるのか、内容確認だけで足りるのか、ひな形を修正すればよいのかは、資料や取引内容を確認して判断します。

また、契約書では、金額や納期だけでなく、損害賠償、秘密保持、解除条件、成果物の権利関係なども重要です。

自分が特に不安に感じている点をメモしておくと、相談時に確認すべきポイントが分かりやすくなります。

契約書は、取引を難しくするためのものではありません。

お互いの認識を揃え、後日のトラブルを防ぎ、安心して取引を進めるための書面です。

「契約書を作りたいが、何を準備すればよいか分からない」

「ひな形や相手方からの契約書があるが、このまま使ってよいか不安」

「まずは内容確認だけ依頼したい」

このような場合は、手元にある資料をもとに、まず現在の状況を整理するところから始めましょう。