内容証明郵便を出せる郵便局、窓口へ持っていくもの、文書3通や封筒の準備、文字数・行数のルール、配達証明、料金、発送後の流れまで行政書士が解説します。
内容証明の作成をお考えの方へ
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内容証明郵便とは何を証明する制度なのか
内容証明郵便は、一般書留郵便物として差し出した文書について、いつ、誰から誰に、どのような内容の文書を差し出したのかを日本郵便が証明する制度です。
契約解除、代金の支払請求、返還請求、退職通知など、後から「そのような通知は受けていない」「聞いていない」と争われる可能性がある場面で利用されます。
ただし、内容証明を送れば、書かれている主張がすべて正しいと証明されるわけではありません。郵便局が証明するのは、あくまでその内容の文書を差し出した事実です。
請求権の有無、解除が認められるか、記載した金額が正しいかといった点まで、郵便局が判断してくれるものではありません。
そのため、内容証明を利用するときは、郵送方法だけでなく、何を目的として、どのような文言を記載するのかを事前に整理することが重要です。
内容証明を出せる郵便局はどこか
内容証明郵便は、すべての郵便局で取り扱っているわけではありません。
原則として、内容証明を差し出せるのは、集配郵便局と、日本郵便の支社が指定した郵便局です。地域にある小規模な郵便局へ行っても、取り扱っていないことがあります。
また、内容証明を扱う郵便局であっても、特定の曜日や時間帯だけ受け付けている場合があります。せっかく文書を準備しても、窓口で受け付けてもらえなければ、発送が遅れてしまいます。
契約解除や退職通知など、相手への到達時期が重要になる文書では、1日の遅れがその後の手続きに影響することもあります。
郵便局へ行く前に、内容証明の取扱いの有無、受付可能な曜日と時間、配達証明を付けられるかを電話などで確認しておくと安心です。
郵便局へ持っていくもの
郵便局の窓口から内容証明を出す場合は、主に次のものを準備します。
- 相手へ送付する内容文書1通
- 内容文書と同一内容の謄本2通
- 差出人と受取人の住所・氏名を記載した封筒
- 内容証明、一般書留などの郵便料金
- 差出人の印鑑
文書は、相手への送付用、差出人の控え、郵便局の保管用として、同じ内容のものを合計3通用意します。コピーで作成しても構いませんが、3通の内容が完全に一致していることが必要です。
印鑑は必ず使用するとは限りませんが、その場で訂正が必要になった場合や、複数枚の文書に契印をする場合に備え、持参しておくことが推奨されます。
また、相手の住所や会社名を正確に確認できる資料も持っておくと安心です。法人へ送る場合は、会社名の表記や本店所在地を確認し、株式会社の位置なども省略せずに記載しましょう。
文書の文字数・行数・用紙のルール
内容証明郵便には、謄本の文字数と行数に関するルールがあります。
縦書きの場合は、1行20字以内、1枚26行以内です。横書きの場合は、次のいずれかの形式を選択します。
- 1行20字以内・1枚26行以内
- 1行13字以内・1枚40行以内
- 1行26字以内・1枚20行以内
句読点や記号も、原則として文字数に含まれます。括弧や囲み文字などには個別の数え方があるため、行末付近に記号を多く使用している場合は注意が必要です。
用紙の大きさや記載用具について特別な指定はなく、パソコンで作成して普通紙に印刷したものでも差し出せます。市販の内容証明専用用紙を購入しなければならないわけではありません。
文書が2枚以上になる場合は、謄本のつづり目に契印が必要です。訂正、挿入または削除をする場合にも、訂正箇所や字数を示したうえで押印する必要があります。
窓口で修正すると時間がかかるため、可能であれば修正用のデータを保存し、予備の文書も用意しておくとよいでしょう。
封筒と宛名を準備するときの注意点
封筒には、受取人と差出人の住所・氏名を記載します。文書に記載した住所・氏名と、封筒に記載した情報が一致しているかを確認してください。
個人宛てであれば、住民票上の住所や実際に生活している住所など、相手が受け取れる可能性の高い宛先を確認します。会社宛てであれば、原則として本店所在地や実際の事業所所在地を確認します。
宛先の番地、会社名、代表者名などに誤りがあると、住所不明で返送される可能性があります。返送された場合、目的とする意思表示が相手に到達したと評価できないこともあるため、宛先確認は重要です。
封筒は、郵便局で文書の確認を受ける前に封をしないようにします。窓口で内容文書と謄本の照合が終わった後、送付用の文書を封筒に入れて発送します。
なお、内容証明郵便には、図面、写真、返信用封筒、小切手など、内容文書以外の物を同封できません。貸与品や資料などを送る必要がある場合は、内容証明とは別便に分ける必要があります。
郵便局窓口で内容証明を出す手順
必要なものを準備したら、対応する郵便局の窓口へ持参します。
最初に窓口で「内容証明に配達証明を付けて送りたい」と伝えます。その後、郵便局の担当者が、送付用の文書と謄本2通の内容が一致しているか、文字数・行数などの形式を満たしているかを確認します。
確認が終わると、謄本に証明のための処理が行われます。送付用の文書は封筒に入れ、一般書留として発送されます。
差出人には、証明を受けた謄本1通と、一般書留の受領証などが返却されます。これらは、後から通知内容や発送日を確認するための重要な資料です。
手続きが終わったからといって処分せず、配達証明書や郵便追跡の結果とあわせて保管しましょう。
内容証明に配達証明を付ける理由
内容証明と配達証明は、それぞれ証明する対象が異なります。
内容証明は、どのような内容の文書をいつ差し出したかを証明します。一方、配達証明は、その郵便物が配達された事実を証明するものです。
契約解除や退職などの意思表示は、発送しただけでなく、相手に到達した時期が問題になることがあります。内容証明だけでは配達日までは証明できないため、重要な通知では配達証明も付けるのが実務的です。
配達証明は、差出後に追加で請求することもできますが、差出時に付けた方が料金も低く、手続きも分かりやすくなります。
窓口では、単に「内容証明でお願いします」と伝えるだけでなく、**「配達証明も付けてください」**と明確に伝えましょう。
内容証明郵便の料金
内容証明郵便の料金は、通常の郵便料金だけではありません。
基本となる郵便料金に、内容証明の加算料金と一般書留の加算料金が必要です。配達証明を利用する場合は、さらに配達証明の料金が加算されます。
2026年時点では、謄本1枚の内容証明を定形郵便物として送る場合、郵便料金110円、内容証明480円、一般書留480円で、合計1,070円です。配達証明を差出時に付ける場合は350円が加算され、合計1,420円となります。
謄本が2枚以上になる場合や、速達などを利用する場合は料金が変わります。郵便料金は改定されることもあるため、発送時点の金額を郵便局で確認してください。
郵便局で差し戻されやすいケース
内容証明を持参しても、形式に不備があると、その場で修正や作り直しを求められることがあります。
特に多いのは、3通の内容が一致していないケースです。誤字を1通だけ直した、ページ番号が異なる、日付や金額が一部違うといった場合、そのままでは受け付けてもらえません。
ほかにも、文字数や行数を超えている、差出人や受取人の表示が封筒と一致しない、複数枚の契印がない、同封できない資料を入れようとしているといった不備があります。
形式を整えることは重要ですが、形式だけに気を取られて、請求金額、支払期限、契約の特定、振込先などの肝心な内容を間違えないよう注意しましょう。
内容証明を送った後の流れ
内容証明を差し出した後は、一般書留の問い合わせ番号を使って配達状況を確認できます。
到着までの日数は、差出時刻、発送地と配達地の距離、休日、天候などによって異なります。「必ず翌日に届く」「必ず3日以内に届く」とは限らないため、期限がある通知は余裕を持って発送する必要があります。
相手が不在であれば、不在票が投函され、郵便局で一定期間保管されることがあります。受取拒否、保管期間経過、住所不明などによって返送された場合は、返送理由を確認し、封筒を開封せずに保管しておくことが重要です。
受取拒否や不在返送の場合に到達と評価されるかどうかは、相手が受け取れる状況にあったかなど、個別事情によって判断が分かれます。返送されたから直ちに無効とも、必ず到達した扱いになるとも断定できません。
郵便局へ行かずに送るe内容証明
内容証明は、郵便局の窓口だけでなく、インターネット上のe内容証明を利用して発送することもできます。
e内容証明は、Wordファイルで作成した文書をアップロードし、差出人と受取人の情報を入力して発送する仕組みです。日本郵便側で印刷、照合、封入、封かんが行われるため、用紙や封筒を準備する必要がありません。
24時間利用できるため、郵便局の営業時間内に行けない場合や、近くに内容証明を扱う郵便局がない場合に便利です。
一方で、利用登録、ファイル形式、文書の余白やレイアウトなど、e内容証明独自の条件があります。初めて利用する場合は、送信前のプレビューで文書が正しく表示されているかを慎重に確認しましょう。
郵送手続きより文書の内容が重要
内容証明は、持ち物と形式を確認すれば、自分で郵便局から発送することもできます。
ただし、郵便局が確認するのは、主に文字数、行数、謄本との一致など、郵便制度上の形式です。
「この解除理由で契約を解除できるのか」「請求期限をいつに設定すべきか」「どの事実を記載し、何を省くべきか」「相手から反論された場合に備えてどのような表現にするか」まで、郵便局が文案を作成したり判断したりするわけではありません。
強い表現を並べれば効果が高まるとも限りません。感情的な非難、根拠のない断定、過大な請求を記載すると、かえって相手の反発を招き、解決が遠のくこともあります。
内容証明で大切なのは、相手を威圧することではなく、送付目的、事実関係、請求内容、期限、送付後に求める対応を整理し、記録に残る形で伝えることです。
何を書けばよいか分からない場合や、送る内容に不安がある場合は、発送前に行政書士へ相談し、目的に合った文案に整える方法もあります。発送してから内容を修正することはできないため、重要な通知ほど事前確認が重要です。
まとめ｜持ち物と対応郵便局を事前に確認する
内容証明を郵便局で出す場合は、まず利用予定の郵便局が内容証明を取り扱っているか確認します。
窓口には、送付用の内容文書1通、同一内容の謄本2通、宛名を記載した封筒、郵便料金を持参します。訂正や契印に備え、差出人の印鑑も用意しておくと安心です。
文書は文字数・行数のルールに合わせて作成し、重要な意思表示では配達日を証明できるよう、配達証明も付けておきましょう。
ただし、内容証明の本来の目的は、郵便局で形式を通すことではありません。
相手に何を伝え、どのような対応を求め、その事実を将来どのように残すのかが重要です。
契約解除、催告、返還請求、退職通知などで文面に迷っている場合は、発送してしまう前に内容を整理し、目的に合った通知書を作成することが、トラブル防止につながります。
内容証明の作成でお困りの方へ
「この内容でも送れる？」という段階から
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何を書けばよいか分からない場合でも、送る目的や事実関係を確認し、
内容証明に適した形で文案を整理します。
ご相談のみでも問題ありません。内容を確認したうえで、対応可否と費用をご案内します。
ご相談から内容証明作成・発送まで
どのような相手に何を伝えたいのか、送付の目的や現在の状況を確認します。
契約書やメール、LINEなど必要な資料を確認し、対応可否と費用をご案内します。
事実関係やご希望を整理して文案を作成し、内容をご確認いただきます。
内容証明の発送方法や控えの保管、送付後の注意点などをご案内します。
※ご相談内容を確認したうえで、内容証明として整理する事項、必要な資料、文案作成の進め方をご案内します。 内容やボリュームにより費用が変動する場合は、作成前に正式な金額をお伝えします。
