業務妨害への警告書｜迷惑行為の停止を求める内容証明の書き方

取引先や元関係者から、業務に支障が出るような連絡や行為を繰り返されている。

顧客や取引先に事実と異なる情報を伝えられ、営業に影響が出ている。

このような場合は、問題となっている行為を整理し、今後の停止を求める警告書を内容証明で送る方法があります。

業務妨害への警告書では、感情的に相手を非難するのではなく、問題となる行為、これまでの経緯、停止を求める内容、対応期限などを明確にすることが大切です。

この記事では、業務妨害への警告書を作成するときに確認したいポイントを分かりやすく解説します。

業務妨害となるような行為で困っている方へ

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事業をしていると、取引先、元従業員、元業務委託先、顧客、その他の関係者との間でトラブルになることがあります。

その中には、単なる意見の違いや苦情ではなく、実際の業務に支障が出るような行為が続いているケースもあります。

たとえば、

取引先へ事実と異なる内容を伝えられている。

顧客に繰り返し連絡されている。

会社や店舗へ何度も電話をかけられている。

業務時間中に繰り返し来訪されている。

SNSやインターネット上で営業に影響する情報を発信されている。

このような状況です。

すでに口頭やメールでやめるよう伝えているにもかかわらず行為が続いている場合は、正式な警告書として停止を求めることを検討できます。

内容証明を利用すれば、どのような内容の警告を行ったのかを記録として残しやすくなります。

まず問題となっている行為を具体的に整理する

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警告書を作成するときに最初に行いたいのが、問題となっている行為の整理です。

単に、

「営業妨害を受けている」

「嫌がらせをされている」

というだけでは、相手方に何をやめてほしいのか伝わりません。

たとえば、

令和〇年〇月〇日に取引先へ電話をして、事実と異なる内容を伝えた。

〇月〇日から〇月〇日にかけて、会社へ繰り返し電話をかけてきた。

店舗へ複数回来訪し、従業員への対応を繰り返した。

SNS上で自社について特定の内容を投稿した。

このように、いつ・どこで・誰に対して・何をしたのかを整理します。

問題となる行為が複数ある場合も、時系列に並べると状況を把握しやすくなります。

警告書では、その中から特に停止を求めるべき行為を選び、相手方が理解できる形で記載します。

虚偽情報や取引先への働きかけがある場合

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事業者間のトラブルでは、相手方が自社の取引先や顧客へ連絡するケースがあります。

たとえば、

「この会社は代金を払わない」

「この会社の商品には問題がある」

「この事業者とは取引しない方がよい」

などと伝えているケースです。

実際に何が伝えられているのかによって対応は異なりますが、事実と異なる情報を広められている場合は、早めに状況を確認することが重要です。

まず、

誰に連絡されたのか。

どのような内容を伝えられたのか。

いつ伝えられたのか。

取引先や顧客からどのような報告を受けたのか。

を整理しましょう。

メールやメッセージで報告を受けている場合は保存しておきます。

警告書では、必要に応じて、特定の情報を取引先等へ伝える行為の停止や、今後同様の行為を行わないことを求めます。

自社の信用や取引関係に影響する行為ほど、事実関係を明確にしたうえで通知することが大切です。

電話・メール・来訪などが繰り返されている場合

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業務妨害の相談では、電話やメール、来訪が繰り返されているケースもあります。

一度問い合わせがあっただけであれば、通常の業務対応で終わることもあります。

しかし、

何度断っても電話が続く。

複数の番号から連絡してくる。

担当者を変えて何度も連絡してくる。

営業時間中に繰り返し店舗へ来る。

従業員が長時間対応しなければならない。

このような状態になると、通常業務に影響が出ることがあります。

その場合は、これまでの連絡状況を整理しましょう。

電話であれば着信履歴。

メールであれば送受信記録。

来訪であれば日時や対応した従業員。

チャットやSNSであればスクリーンショット。

こうした記録を残しておくことが大切です。

そのうえで、今後どのような連絡・接触を停止してほしいのかを警告書で明確にします。

警告書を送る前に証拠を保存する

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業務妨害への警告書を送る前には、現在の状況をできるだけ保存しておきましょう。

警告書を受け取った後、相手方が投稿を削除したり、連絡を止めたりすることがあります。

行為が止まること自体は望ましいことですが、これまで何が起きていたのか確認できなくなる場合があります。

たとえば、

メール。

LINEやチャット。

SNSの投稿。

口コミ。

ホームページ。

電話の着信履歴。

録音データ。

取引先から受けた連絡。

防犯カメラ。

来訪記録。

などがあります。

インターネット上の投稿であれば、URLだけではなく、投稿内容・アカウント・確認日時などが分かる形で保存しておくと整理しやすくなります。

警告書へすべて添付する必要はありません。

ただし、文案を作成する際には、どのような行為が行われているのか確認できる資料があると、より具体的な通知を作成しやすくなります。

相手方に何をやめてほしいのか明確にする

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警告書では、相手方の行為を指摘するだけではなく、具体的に何を求めるのかを整理します。

たとえば、

取引先への連絡を停止してほしい。

虚偽情報の発信を停止してほしい。

店舗や事務所への来訪をやめてほしい。

業務時間中の繰り返しの電話を停止してほしい。

SNS等の特定の投稿を削除してほしい。

今後同様の行為を行わないでほしい。

といった内容です。

「迷惑なのでやめてください」だけでは、対象となる行為が曖昧です。

どの行為について停止を求めているのかを具体的にすることで、相手方にも要求内容が伝わりやすくなります。

複数の行為がある場合は、一つずつ整理して記載します。

警告書の目的は、相手を言い負かすことではなく、問題となっている行為を止めてもらうことです。

その目的に合わせて文案を整えましょう。

今後の接触や連絡方法を指定する場合

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業務妨害となるような連絡が続いている場合は、今後の連絡方法を整理することもあります。

たとえば、

会社への電話は控えてほしい。

従業員への直接連絡をやめてほしい。

店舗への来訪をしないでほしい。

連絡が必要な場合はメールで行ってほしい。

特定の窓口へ連絡してほしい。

このような内容です。

特に、複数の従業員へ個別に連絡されている場合や、店舗への来訪によって業務に支障が出ている場合は、連絡窓口を限定することで通常業務への影響を減らせることがあります。

警告書では、

「今後、本件に関する連絡は〇〇の方法に限ってください」

というように、具体的な連絡方法を指定します。

何らかの確認が必要な案件では、すべての連絡を完全に断つのではなく、必要な連絡方法だけを残す形にすることもできます。

現在の状況に合わせて、停止を求める行為と、許容する連絡方法を整理しましょう。

業務妨害への警告書に何を書くか

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業務妨害への警告書では、相手方が読んだときに、

何が問題なのか。

何をやめてほしいのか。

いつまでに対応してほしいのか。

が分かるように整理します。

基本的には、

問題となっている行為

その行為が確認された日時・場所等

これまでの経緯

停止を求める内容

削除等を求める場合はその対象

回答を求める場合は回答期限

などを記載します。

たとえば、

「令和〇年〇月〇日以降、当社取引先に対し〇〇との連絡を繰り返していることを確認しています。」

と問題となる行為を特定します。

そのうえで、

「今後、当社取引先に対する同様の連絡を直ちに停止してください。」

と求める対応を明確にします。

必要に応じて、

「本書到達後〇日以内に、今後同様の行為を行わない旨をご回答ください。」

という形で回答を求めることもあります。

抽象的な非難ではなく、行為・要求・期限を具体的にすることが、警告書を作成するうえでのポイントです。

業務妨害への警告書を弊所に依頼する場合

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業務妨害となるような行為を受けていても、

「どの行為を警告書に書けばよいのか分からない」

「メールやSNSの記録はあるが、整理できていない」

「相手方へ直接連絡するのではなく、正式な文書を送りたい」

「今後の連絡や来訪もやめるよう求めたい」

ということがあります。

坂下行政書士事務所では、これまでの経緯や手元の資料を確認し、停止を求めたい行為を整理した警告書・内容証明の文案を作成します。

メール、LINE、SNSのスクリーンショット、取引先からの連絡、着信履歴などがある場合も、必要な情報を確認しながら文面を整えます。

最初から警告書の文章を作っていただく必要はありません。

「何度やめてほしいと伝えても行為が続いている」

「会社や店舗の業務に影響が出ている」

「内容証明で正式に停止を求めたい」

という段階から、現在の状況と求める対応を整理しながら進めることができます。

まとめ

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業務に支障が出るような行為が続いている場合は、警告書によって正式に停止を求める方法があります。

その際は、まず、

誰が行っているのか。

いつから続いているのか。

具体的にどのような行為なのか。

業務にどのような影響が出ているのか。

今後何をやめてほしいのか。

を整理することが大切です。

また、警告書を送る前に、メール、LINE、SNS、着信履歴、取引先からの連絡など、現在の状況が分かる資料を保存しておきましょう。

そのうえで、停止を求める行為、削除を求める内容、今後の連絡方法、必要に応じた回答期限などを警告書へまとめます。

業務妨害への警告書では、感情的に相手を非難するよりも、問題となっている行為と停止要求を明確に伝えることが重要です。

「取引先への迷惑な連絡をやめさせたい」

「会社や店舗への連絡・来訪が続いている」

「虚偽の情報を広められて困っている」

「正式な警告書を内容証明で送りたい」

このような場合は、現在の状況と手元の資料を確認しながら、警告書・内容証明の文案を整理するところからご相談いただけます。