システム開発契約トラブルでの内容証明｜未納品・不具合・開発費未払いへの対応

システム開発を依頼したものの、納期を過ぎても完成しない。

納品されたシステムに不具合があり、修正を求めても対応してもらえない。

反対に、開発を完了したのに発注者から報酬を支払ってもらえない。

システム開発では、仕様・納期・検収・追加作業・開発費などをめぐってトラブルになることがあります。

このような場合は、契約内容とこれまでの経緯を整理したうえで、相手方へ求める対応を内容証明で正式に通知する方法があります。

この記事では、システム開発契約のトラブルで内容証明を送る場合に確認したいポイントを分かりやすく解説します。

システム開発契約でトラブルになっている方へ

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システム開発では、契約締結時には問題がなくても、開発が進むにつれて認識の違いが表面化することがあります。

たとえば、

予定していた納期を過ぎてもシステムが完成しない。

納品されたものが依頼した仕様と違う。

不具合を伝えても修正されない。

途中で追加費用を請求された。

反対に、追加作業まで行ったのに報酬を支払ってもらえない。

このようなケースです。

システム開発では、目に見える商品を売買する取引と異なり、「どこまで作れば完成なのか」「何をもって納品・検収とするのか」が問題になることがあります。

そのため、トラブルが起きた場合は、まず契約書や仕様書、見積書、発注内容などを確認することが重要です。

そのうえで、

何が約束されていたのか。

現在どの部分が履行されていないのか。

相手方に何を求めるのか。

を整理し、必要に応じて内容証明で正式に通知します。

まず契約書・仕様書・発注内容を確認する

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システム開発トラブルで最初に確認したいのは、契約内容です。

システム開発では、契約書だけでなく複数の資料によって具体的な内容が決まっていることがあります。

たとえば、

業務委託契約書。

システム開発契約書。

個別契約書。

注文書・発注書。

見積書。

要件定義書。

仕様書。

設計書。

スケジュール表。

こうした資料です。

契約書だけを見るのではなく、実際にどの機能を、いつまでに、いくらで開発する約束だったのかを確認します。

また、検収方法や修正対応、仕様変更、追加費用について定められている場合は、その内容も重要です。

「完成していない」と感じていても、契約上予定されている開発範囲がどこまでなのかによって判断が変わることがあります。

反対に、開発会社側としては、当初の契約範囲を超える追加作業まで求められていることもあります。

内容証明を作成する前に、まず当初の契約内容を基準として現在の状況を整理することが大切です。

未納品・納期遅延が起きている場合

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システム開発トラブルで多いのが、納品や納期に関する問題です。

契約書では〇月〇日までに納品すると定められているのに、期限を過ぎても完成していない。

何度確認しても「もう少し待ってほしい」と言われる。

途中から連絡が取れなくなった。

このような場合は、まず契約上の納期と現在の進捗状況を確認します。

そのうえで、開発会社に対して、

いつまでに納品を求めるのか。

現在の開発状況について回答を求めるのか。

一定期限までに対応がなければ契約解除を検討するのか。

といった目的を整理します。

すでにメールやチャットで何度も催促している場合は、その履歴も重要です。

「〇月〇日に納品すると回答した」

「再度延期の連絡があった」

といった経緯を整理しておくことで、内容証明の文案を作りやすくなります。

口頭のやり取りだけを続けるのではなく、期限を明確にした正式な通知へ切り替えたい場合に、内容証明を検討することができます。

不具合や仕様違いがある場合

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システムは納品されたものの、不具合がある場合もあります。

ログインできない。

必要な機能が動作しない。

計算結果が違う。

データが正常に保存されない。

注文した機能そのものが実装されていない。

このような場合です。

ただし、システム開発では、単に「思っていたものと違う」というだけではなく、契約や仕様として何が決まっていたのかを確認することが重要です。

仕様書に明確に記載されている機能が実装されていないのか。

要件定義の段階で合意した内容と違うのか。

開発途中で仕様変更した内容が反映されていないのか。

こうした点を整理します。

また、不具合についてすでに修正を依頼している場合は、

いつ連絡したのか。

どのような不具合を伝えたのか。

相手方からどのような回答があったのか。

その後修正されたのか。

という経緯も確認します。

内容証明を送る場合は、不満を抽象的に書くのではなく、相手方にどのような対応を求めているのかを明確にすることが大切です。

追加開発・仕様変更をめぐるトラブル

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システム開発では、開発途中に追加機能や仕様変更が発生することがあります。

当初は予定していなかった機能を追加した。

画面構成を変更した。

外部サービスとの連携を追加した。

開発途中で業務フローそのものが変わった。

このような変更です。

そこで問題になりやすいのが、「当初の契約に含まれている作業なのか、それとも追加作業なのか」という点です。

発注者側は、

「当然含まれていると思っていた」

と考えている。

開発会社側は、

「追加開発なので別料金になる」

と考えている。

このような認識の違いからトラブルになることがあります。

この場合は、当初の見積書や仕様書だけでなく、開発途中のメール、チャット、打合せ記録なども確認します。

追加作業について、

誰が依頼したのか。

費用の説明はあったのか。

金額について合意したのか。

納期変更について話し合ったのか。

といった点を整理することが重要です。

システム開発では、途中のやり取りが契約トラブルを整理するうえで非常に重要になることがあります。

開発費・委託料が未払いになっている場合

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システム開発会社やフリーランス側から見ると、開発費の未払いが問題になることがあります。

システムを納品した。

検収も終わっている。

請求書も送った。

それでも代金を支払ってもらえない。

このような場合です。

また、

「不具合があるから払わない」

「追加作業については依頼していない」

「まだ完成したとは認めていない」

などと言われ、支払いが止まることもあります。

開発費を請求する場合は、

どの契約に基づく請求なのか。

請求金額はいくらなのか。

支払期限はいつだったのか。

納品・検収はどのように行われたのか。

を整理します。

追加開発費を請求する場合は、その追加作業について相手方が依頼・承認したことが分かる資料も確認します。

請求書を何度送っても支払いがない場合は、支払期限を明確にした催告を内容証明で行う方法があります。

メール・チャット・検収記録などを整理する

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システム開発契約では、契約書以外の資料も重要です。

特に、開発中のやり取りがメール、Slack、Chatwork、Teams、LINEなどに残っていることがあります。

たとえば、

仕様変更の依頼。

追加開発の承認。

納期変更。

不具合報告。

修正依頼。

納品連絡。

検収完了。

支払予定日の回答。

こうしたやり取りです。

また、プロジェクト管理ツールやチケット管理システムに、作業内容や不具合対応の履歴が残っていることもあります。

内容証明を作成する前に、これらをすべて本文へ書き写す必要はありません。

重要なのは、契約から現在までの流れを説明できるように資料を整理しておくことです。

「いつ何を依頼したのか」

「いつ納品されたのか」

「どの不具合をいつ伝えたのか」

「追加作業をいつ承認したのか」

といった形で時系列に整理すると、通知内容も組み立てやすくなります。

システム開発トラブルの内容証明に何を書くか

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システム開発トラブルで内容証明を送る場合は、まず通知の目的を明確にします。

たとえば、

システムの完成・納品を求める。

不具合の修正を求める。

開発費の支払いを求める。

契約解除を通知する。

支払済み代金の返還を求める。

相手方に期限を定めて回答を求める。

といった目的があります。

そのうえで、

対象となる契約。

契約日。

対象システム。

これまでの経緯。

現在発生している問題。

相手方に求める対応。

対応期限。

などを整理します。

重要なのは、これまでの不満をすべて書き並べることではありません。

「何について、何を、いつまでに求めているのか」が相手方に分かる文面にすることが大切です。

システム開発は事情が複雑になりやすいため、資料を確認しながら、内容証明に入れる事実を絞り込んでいきます。

システム開発トラブルの内容証明を弊所に依頼する場合

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システム開発トラブルでは、

「契約書と仕様書のどこを確認すればよいか分からない」

「メールやチャットが大量にあり、何を整理すればよいか分からない」

「納品を求めるのか、修正を求めるのか、契約解除を通知するのか整理したい」

「開発費を支払ってもらえないので正式に催告したい」

ということがあります。

坂下行政書士事務所では、システム開発契約書、仕様書、見積書、請求書、メール・チャットなどを確認し、送付目的に合わせた内容証明の文案を作成します。

発注者側からの未納品・不具合・契約解除などの通知だけでなく、開発会社やフリーランス側からの開発費・追加作業費の催告についても、現在の状況を整理しながら文案を作成できます。

最初から事情を完璧にまとめていただく必要はありません。

「資料はあるが、どこから確認すればよいか分からない」

「相手に正式な文書を送りたいが、何を書けばよいのか分からない」

という段階でも、手元の資料とこれまでの経緯を確認しながら進めることができます。

まとめ

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システム開発契約では、一般的な契約トラブル以上に、仕様や役割分担について認識の違いが起きることがあります。

未納品。

納期遅延。

不具合。

仕様違い。

追加開発。

開発費未払い。

このような問題が発生した場合は、まず契約書や仕様書、見積書、発注書などを確認しましょう。

さらに、メールやチャット、検収記録、修正依頼、請求書などを整理し、契約上何が約束され、現在何が問題になっているのかを明確にすることが大切です。

そのうえで、

「納品してほしい」

「修正してほしい」

「代金を支払ってほしい」

「契約を終了したい」

など、相手方へ求める対応を明確にして内容証明を作成します。

システム開発トラブルは、資料ややり取りが多く、何を文面に入れるべきか迷いやすい分野です。

「契約書や仕様書はあるが、自分で整理するのが難しい」

「相手への通知文を正式な形にしたい」

「内容証明で対応を求めたい」

このような場合は、契約内容とこれまでの経緯を確認しながら、内容証明の文案を整理するところからご相談いただけます。