覚書は、
「すでにある契約や合意内容を補足したい」
「話し合った内容を簡潔に文書で残したい」
といった場面でよく使われる文書です。
しかし、内容を整理しないまま覚書を作成すると、
既存契約との矛盾や、想定外の義務発生につながることがあります。
本記事では行政書士が、覚書を作成する前に必ず確認すべきポイントを実務目線で解説します。
1. 覚書とはどのような文書か
覚書とは、
契約書や合意内容を補足・確認する目的で作成される文書です。
新たに契約関係を作るというよりも、
すでに存在する合意を前提として内容を整理する
という役割があります。
そのため、
覚書は「軽い文書」と誤解されがちですが、
法的には重要な意味を持つ場合も少なくありません。
2. なぜ覚書作成前の整理が重要なのか
覚書は、
既存の契約や合意内容とセットで評価される文書です。
そのため、整理不足のまま作成すると、
- 既存契約と矛盾する
- 意図しない義務が追加される
- どこまで有効なのか分からなくなる
といった問題が生じます。
「覚書だから簡単でいい」という考えは危険です。
3. ポイント① 既存の契約・合意内容の確認
まず確認すべきは、
すでに存在する契約書や合意内容です。
- 契約書があるか
- 口頭合意の内容
- 過去のメール・書面
覚書は、これらを前提に作成されます。
前提を誤ると、覚書の意味自体が失われます。
4. ポイント② 補足・変更の範囲を明確にする
次に、
何を補足し、何を変えるのかを明確にします。
- 条件の追加か
- 解釈の確認か
- 一時的な取り決めか
範囲が曖昧な覚書は、
後から「どこまで有効か」を巡って争いになりやすくなります。
5. ポイント③ 覚書で足りるかを見極める
次のような場合、覚書では不十分なことがあります。
- 大きな条件変更がある
- 金銭額や期間が大きく変わる
- 権利義務関係が複雑
この場合、
契約書の再作成や合意書の作成が適切です。
6. ポイント④ 文言の曖昧さを残さない
覚書では、
「従来どおり」「別途協議」
といった表現が多用されがちです。
しかし、
こうした表現は解釈の幅が広く、
トラブルの原因となります。
文言は、
第三者が読んでも同じ意味になるように整理することが重要です。
7. 行政書士に依頼するメリット
行政書士は、
覚書で足りるかどうかの判断から支援できます。
行政書士に依頼するメリット
- 前提関係の整理
- 覚書の適否判断
- 表現・構成の調整
- 非弁行為に抵触しない安全な対応
「とりあえず覚書を作る」前に相談することで、
不要なリスクを避けられます。
8. まとめ｜覚書は「整理してから作る」
覚書は、
契約や合意を支える重要な補足文書です。
- 前提関係の確認
- 範囲の明確化
- 文言の精査
これらを整理したうえで作成することで、
覚書は初めて意味を持ちます。
