内容証明の書き方が分からない場合｜作成前に整理すべきポイントと注意点

内容証明の書き方が分からない方へ、文案作成前に整理すべき事実関係、請求内容、期限、相手方情報、避けるべき表現を行政書士が解説します。契約解除通知・催告通知・返還請求・退職通知など、内容証明を送る前に確認すべき実務ポイントを紹介します。

内容証明の書き方が分からない方へ

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内容証明を送りたいと思っても、いざ自分で書こうとすると手が止まってしまうことがあります。

何から書けばよいのか分からない。

どこまで詳しく書くべきか分からない。

強い表現を入れてよいのか不安。

相手に請求したいことはあるけれど、文章にすると感情的になってしまう。

このような悩みは少なくありません。

内容証明は、相手に対して重要な通知や請求を行う場面で使われることが多い文書です。

契約解除通知、支払催告、返還請求、退職通知、各種申入れなど、目的はさまざまです。

ただし、内容証明は「とにかく強い文章を書けばよい」というものではありません。

一度送ると記録に残る文書です。

そのため、感情的な表現や不正確な内容を入れてしまうと、後からトラブルになる可能性があります。

内容証明の書き方が分からない場合は、まず書式の細かい部分よりも、何を伝えたいのか、何を求めたいのか、どのような資料があるのかを整理することが大切です。

内容証明は感情を書く文書ではない

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内容証明を書くときに一番注意したいのは、感情をそのまま文章にしないことです。

相手に対して不満がある場合、どうしても強い言葉を使いたくなることがあります。

「誠意がない」

「非常に悪質です」

「絶対に許せません」

「すぐに対応してください」

このような表現を入れたくなる気持ちは分かります。

しかし、内容証明では、怒りや不満を強く書くことよりも、事実関係と請求内容を明確にすることが重要です。

相手に何を伝えるのか。

何を求めるのか。

いつまでに対応してほしいのか。

対応がない場合にどうするのか。

これらが整理されていなければ、強い文章を書いても、相手に意図が正しく伝わらないことがあります。

内容証明は、相手を攻撃するための文書ではありません。

こちらの意思表示や請求内容を記録に残し、相手に冷静に伝えるための文書です。

そのため、書き方に迷った場合は、まず感情的な表現を減らし、確認できる事実と必要な請求内容を整理することから始めましょう。

まず送る目的を明確にする

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内容証明を書く前に、まず送る目的を明確にします。

ここが曖昧なまま書き始めると、文書全体がぼやけてしまいます。

たとえば、相手にお金を支払ってほしいのか。

契約を解除したいのか。

貸した物や預けた物を返してほしいのか。

退職の意思を会社に伝えたいのか。

今後の連絡方法を指定したいのか。

目的によって、書くべき内容は変わります。

支払催告であれば、請求金額、支払期限、支払方法を整理する必要があります。

契約解除通知であれば、どの契約を、どのような理由で解除するのかを確認します。

返還請求であれば、返してほしい物、返還期限、返還方法を明確にします。

退職通知であれば、退職日、有給休暇、貸与品返却、退職書類の送付依頼などを整理します。

内容証明の書き方が分からない場合は、最初からきれいな文章にしようとする必要はありません。

まずは、「相手に何を伝えたいのか」を一文で書き出してみることが大切です。

事実関係を時系列で整理する

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内容証明では、事実関係の整理も重要です。

ただし、これまでの経緯をすべて長く書けばよいわけではありません。

必要な事実を、相手が確認できる程度に簡潔に書くことが大切です。

たとえば、契約に関する内容であれば、いつ契約したのか、どのような内容の契約だったのか、相手がどのような対応をしていないのかを整理します。

支払催告であれば、請求の根拠、金額、支払期限、これまでの催促状況を確認します。

返還請求であれば、何を、いつ、どのように渡したのか、返還を求めた経緯があるのかを整理します。

退職通知であれば、勤務先、退職希望日、会社との連絡状況、有給休暇や貸与品の有無を整理します。

時系列を整理するときは、次のような形でメモを作ると分かりやすくなります。

・いつ契約したのか
・いつ支払期限や返還期限が来たのか
・いつ相手に連絡したのか
・相手からどのような返答があったのか
・現在、何が解決していないのか

このように整理しておくと、内容証明に入れるべき事実と、入れなくてもよい事情を分けやすくなります。

相手に求める内容を具体的に書く

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内容証明で大切なのは、相手に何を求めるのかを具体的に書くことです。

「早急に対応してください」だけでは、相手が何をすればよいのか分かりません。

「誠意ある対応をお願いします」という表現も、具体的な行動が分かりにくい場合があります。

支払いを求めるのであれば、金額、支払期限、支払方法を明確にします。

返還を求めるのであれば、返還対象、返還期限、返還方法を明確にします。

契約解除を通知するのであれば、解除する契約と解除の意思を明確にします。

退職通知であれば、退職日や退職に伴う事務手続きについて整理します。

文言としては、たとえば次のような方向で整理します。

私は、貴殿に対し、下記金額を〇年〇月〇日までにお支払いいただくよう通知いたします。

もちろん、実際の文案は事案によって変わります。

ただ、共通しているのは、相手が文書を読んだときに「何を求められているのか」が分かるようにすることです。

内容証明の書き方が分からない場合は、文章の迫力よりも、請求内容の具体性を意識しましょう。

期限や対応方法を明確にする

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内容証明では、期限や対応方法を明確にすることも重要です。

相手に支払いを求める場合、いつまでに支払ってほしいのかを記載します。

返還を求める場合も、いつまでに、どのような方法で返還してほしいのかを整理します。

期限を入れないと、相手方がいつまでに対応すべきか分かりにくくなります。

また、対応方法を入れないと、支払い方法や返還方法について再度やり取りが必要になることがあります。

たとえば、金銭の支払いであれば、振込先を記載するかどうかを検討します。

物の返還であれば、郵送で返還するのか、受け取り方法をどうするのかを確認します。

退職通知であれば、貸与品の返却方法や退職書類の送付先を記載することがあります。

ただし、期限は短ければよいわけではありません。

相手が現実的に対応できないような極端に短い期限を設定すると、かえって反発を招くことがあります。

期限の設定は、送付目的、相手方との関係、請求内容、到達日などを踏まえて慎重に考える必要があります。

内容証明で避けたい書き方

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内容証明では、避けた方がよい書き方があります。

まず、感情的な表現を多く入れすぎることです。

不満や怒りをそのまま書くと、文書の目的が分かりにくくなります。

次に、証拠がないことを断定的に書くことです。

確認できていない事実を強く書いてしまうと、相手方から反論される原因になります。

また、相手を過度に攻撃する表現も注意が必要です。

「詐欺」「違法」「悪質」などの言葉は、使い方によっては相手方を強く刺激します。

必要な場面もありますが、安易に使うべきではありません。

さらに、請求内容が曖昧な書き方も避けた方がよいです。

「ちゃんと対応してください」

「早く解決してください」

「誠意を見せてください」

このような表現だけでは、相手方が何をすべきか分かりません。

内容証明では、相手を責める言葉よりも、事実、請求内容、期限、対応方法を明確にすることが大切です。

書き方に迷う場合は、勢いで発送する前に、文案を一度見直した方が安全です。

書き方に迷いやすいケース

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内容証明の書き方に迷いやすいケースはいくつかあります。

まず、契約解除通知です。

契約を解除したい場合、解除の理由、契約内容、解除日、相手方への通知内容を整理する必要があります。

解除の根拠や経緯が曖昧なまま送ると、相手方から反論される可能性があります。

次に、支払催告です。

未払い代金や貸金の支払いを求める場合、金額、支払期限、支払方法、これまでの経緯を整理する必要があります。

返還請求も迷いやすい内容です。

何を返してほしいのか、相手に渡した経緯、返還期限、返還方法を明確にする必要があります。

退職通知の場合は、退職日、有給休暇、貸与品返却、退職書類の送付依頼、今後の連絡方法などを整理することがあります。

このように、内容証明は目的によって書き方が変わります。

インターネット上のひな形をそのまま使うと、自分の状況に合わない文面になってしまうことがあります。

書き方に迷う場合は、自分の事案に合わせて文案を調整することが大切です。

自分で書くか、行政書士に依頼するか

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内容証明は、自分で書いて発送することもできます。

事実関係がシンプルで、相手方との争いが大きくなく、通知したい内容も明確な場合は、自分で作成できることもあります。

ただし、次のような場合は専門家に相談した方が安心です。

何を書けばよいか分からない。

自分で書くと感情的になってしまう。

請求内容や期限の書き方に不安がある。

相手方から反論される可能性がある。

契約解除や返還請求などで文言を慎重にしたい。

退職通知として内容証明を使いたい。

内容証明は、一度送ると記録に残る文書です。

そのため、発送前に文案を整理することには大きな意味があります。

行政書士は、内容証明の文案作成や通知書作成を中心にサポートできます。

現在の状況を確認したうえで、内容証明として整理できる内容か、どのような文案にするべきかを検討できます。

ただし、相手方との交渉、紛争対応、訴訟対応、損害賠償請求の代理などが必要になる場合は、対応できる範囲が異なります。

まずは、内容証明の文案作成で対応できる段階かを確認することが大切です。

まとめ

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内容証明の書き方が分からない場合は、最初から完璧な文章を作ろうとする必要はありません。

まず、送る目的を明確にしましょう。

支払いを求めたいのか。

契約を解除したいのか。

返還を求めたいのか。

退職の意思を伝えたいのか。

相手に何を伝え、何を求めるのかを整理することが大切です。

次に、事実関係を時系列で整理します。

契約書、請求書、領収書、LINE、メール、振込記録、雇用契約書など、関係資料がある場合は、文案作成前に確認しておきましょう。

内容証明では、感情的な表現を強く書くことよりも、事実、請求内容、期限、対応方法を明確にすることが重要です。

「誠意を見せてください」「早急に対応してください」という抽象的な表現だけでは、相手方が何をすべきか分かりにくくなります。

また、証拠がない内容を断定的に書いたり、相手を過度に攻撃する表現を入れたりすることは注意が必要です。

内容証明は、一度送ると記録に残る文書です。

だからこそ、書き方に迷う場合は、勢いで発送する前に、文案を整理することをおすすめします。

行政書士は、内容証明の文案作成や通知書作成を中心にサポートできます。

「何を書けばよいか分からない」

「この内容でも送れるのか不安」

「自分で書いた文章を整えてほしい」

このような場合は、現在の状況と資料を整理し、内容証明としてどのような文案にするべきか確認するところから始めましょう。