「無断欠勤」「引き継ぎ不足」を理由に懲戒処分や懲戒解雇をほのめかされるケースは少なくありません。本記事では、内容証明でどこまで事前に予防線を張れるのか、逆に書きすぎてはいけないポイントを行政書士の視点から整理します。
1.懲戒処分が不安になる典型的なパターン
内容証明による退職を検討している方の中には、次のような不安を抱えている方が少なくありません。
- 出社が難しくなり、欠勤が続いている
- 上司のパワハラが原因で突然出られなくなった
- 引き継ぎが十分にできていない
- 「このままだと懲戒解雇だぞ」と脅されている
こうした状況で退職に踏み切ろうとすると、
「無断欠勤を理由に懲戒処分にする」
「この辞め方なら懲戒解雇もあり得る」
といった言葉を出されることもあります。
そこで出てくる疑問が、
- 懲戒処分を防ぐために、内容証明で何か書いておけないか
- 事前に予防線を張っておけば、有利になるのではないか
という点です。
本記事では、これについて
- 法律論としての限界
- それでも「やっておくと意味がある」書き方
の両面から整理していきます。
2.懲戒解雇・普通解雇・退職の基本的な違い
まずは用語の整理です。
●懲戒解雇
- 企業が「制裁」として行う一番重い懲戒処分
- 賞与・退職金を大きく減額・不支給とするケースも多い
- 就業規則に定められた懲戒事由に該当する必要がある
●普通解雇
- 能力不足や経営上の理由等を理由にする解雇
- 懲戒解雇ほど「制裁色」は強くないが、ハードルは高い
●自己都合退職（労働者からの退職）
- 民法上の「雇用契約の解約」にあたり、
労働者の一方的な意思表示で退職できる
懲戒処分はあくまで
「会社側が就業規則に基づき行う制裁」
であり、
内容証明で「懲戒を禁止する」ことはできません。
しかし、
後で懲戒処分の有効性が問題になったときに備えて、
事実関係や経緯を “自分側の記録として” 残しておくことは可能です。
3.懲戒処分が有効とされるための一般的な要件
細かい法的議論は省きますが、懲戒処分が有効だと評価されるには、一般に次のようなポイントが重視されます。
◎① 就業規則に懲戒事由が定められているか
懲戒処分は「何でもあり」ではなく、
就業規則に書かれた事由に該当する必要があります。
◎② 客観的に見た非違行為の有無
- 横領・重大な規律違反
- 故意または重大な過失
- 業務に重大な支障を与えた事実
などが問われます。
◎③ 処分の重さが社会通念上相当か
- いきなり懲戒解雇にするのは妥当か
- 他の社員とのバランス
- 注意・戒告等で足りるのではないか
ここで「重すぎる」と判断されれば、無効となり得ます。
このように、懲戒処分の有効性は
総合的な事実評価 の問題です。
内容証明は、
この「事実部分」を整理するツールとして活用できます。
4.内容証明でできること・できないことの線引き
まず、行政書士が関与する内容証明でできることと、できないことを整理しておきます。
■できること
- 退職の意思表示と退職日の明確化
- 欠勤・出社困難に至った経緯（パワハラ・長時間労働など）の事実整理
- できる範囲で引き継ぎ・貸与物返却を行う意思の表明
- 今後の連絡方法（電話ではなくメール等）に関するお願い
- 「懲戒を強く恐れている」という心情・事情の記載
■できないこと（行政書士名義の場合）
- 「懲戒解雇は違法である」と断定する
- 「懲戒処分をしてはならない」と法的に禁止する
- 懲戒処分が無効であることを前提に損害賠償を求める
- 会社との間で「懲戒しない」という合意を代理して取り付ける
これらは弁護士の業務に属する領域であり、
行政書士は踏み込めません。
5.内容証明で張れる「予防線」の具体的な要素
では、懲戒処分リスクを少しでも下げるために、
内容証明の中でどのような「予防線」を張れるでしょうか。
あくまで一例ですが、以下のような要素が挙げられます。
◎① 欠勤・出社困難に至った事情の事実レベルの記載
○月頃より長時間労働および上司からの厳しい叱責が続き、体調不良・睡眠障害等の症状が出ておりました。
○月○日以降、心身の不調により出社が困難な状況が続いております。
ここでは「違法」「パワハラ」とは断定せず、
事実と体調への影響 にとどめます。
◎② 故意・重大な過失がないことをにおわせる書き方
なお、業務に関しまして、故意に会社へ損害を与えるような行為や、
機密情報の持ち出し等は一切行っておりません。
といった表現で、
横領・情報漏洩など重い懲戒事由に該当しないこと を示しておくことができます。
◎③ 引き継ぎ・貸与物返却への協力姿勢を示す
可能な範囲で、メール等による引き継ぎ事項の共有には応じる所存です。
貸与物（PC・社員証・鍵等）につきましては、貴社ご指定の方法にて返却いたします。
「全く協力しない」印象を避けることができます。
◎④ 懲戒処分への不安と、冷静な対応を求める文言
退職に際しまして、懲戒処分や懲戒解雇の可能性について言及があり、
強い不安を感じております。
つきましては、本件につきましては就業規則および関係法令に基づき、
冷静かつ適切なご対応を賜れますと幸いです。
ここでも「違法」などの評価は避け、
ルールに沿った対応を求める姿勢 を示します。
◎⑤ 今後の連絡方法の指定（しつこい呼び出しの抑止）
現在、電話での長時間のやり取りが体調面で大きな負担となっておりますため、
今後のご連絡につきましては、可能な限り書面またはメールにて頂けますと幸いです。
懲戒に関する話も、
書面ベースに移行させることで記録が残りやすくなります。
6.逆に、内容証明で書きすぎてはいけないこと
予防線を張ろうとするあまり、
かえって状況を悪化させてしまう表現も存在します。
✖「懲戒処分を行わないことを求める」と強く要求する
懲戒権は会社側の権限であり、
これを「行うな」と直接命じる形は避けるべきです。
あくまで
- 冷静な対応を求める
- 就業規則と法令に基づく判断をお願いする
といった トーンを抑えた表現 に留めます。
✖ 感情的な批判・断定的な非難
- 「違法な会社である」
- 「あなた方の行為は犯罪だ」
といった表現は、
後で自分に不利に働くこともあります。
内容証明は感情をぶつける手紙ではなく、
事実と意思を整理して伝えるツールだと意識することが重要です。
7.懲戒リスクを下げるために取っておきたい行動
内容証明だけでなく、
日々の行動レベルでも「予防線」を張ることができます。
◎① 欠勤連絡は途切れさせない
- 出社できない日も、簡単で構わないので連絡を入れておく
- メール・チャットなど記録が残る手段を活用する
「完全な音信不通」は、
懲戒処分の口実に使われやすくなります。
◎② できる範囲で引き継ぎメモを作成する
- 担当案件の一覧
- 進捗状況
- 注意点
最低限でもメモを残しておくことで、
「無責任に放り出した」という評価を和らげられます。
◎③ 貸与物は早期に返却の段取りを付ける
- 社員証・鍵・PC・端末など
- 返却方法（郵送・宅配便等）を会社に確認し、記録を残す
これも懲戒理由として使われやすいポイントです。
◎④ 記録を残しておく
- 上司の発言メモ
- 出社困難に至るまでの経緯
- 医療機関の受診有無（あれば診断書）
これらは、万一懲戒処分が争点になった場合の重要な材料になります。
8.まとめ｜「懲戒を止める」よりも「不利にならない土台づくり」を
内容証明でできるのは、
- 退職意思・退職日の明確化
- 欠勤・出社困難に至った事情の整理
- 故意・重大な過失がないことの示唆
- 引き継ぎ・返却への協力姿勢の表明
- 冷静な対応を求めるお願い
といった 「事実と姿勢」の整理 です。
逆に、
- 懲戒処分そのものを法的に止める
- 懲戒の有効性を断定的に否定する
といったことまではできません。
懲戒処分が行われるかどうかは、
最終的には会社側と、その後の法的評価次第です。
だからこそ、
「懲戒を完全に防ぐ」ことを目標にするよりも、
「懲戒をされても不当に有利にならないよう、事実を整えておく」
という発想が現実的です。
内容証明退職はそのための強力なツールのひとつであり、
行政書士はその文案設計と事実整理をサポートできます。
懲戒の有効性そのものや争いになった後の対応については、
弁護士と連携しながら進めていくのが安全です。
