有給取得希望を内容証明で通知する場合｜退職前に有給を使いたいときの注意点

有給取得希望を内容証明で通知する場合の注意点を解説します。退職前に有給を使いたい、会社に有給申請を無視されそう、有給取得日を記録に残したい場合に、退職日・有給取得希望日・残日数・返却物・文面をどう整理すべきか行政書士が説明します。

有給取得希望を内容証明で通知したい方へ

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退職前に残っている有給休暇を使いたい。

会社に有給を申請しても無視されそうで不安。

退職日まで出社せず、有給を使って退職したい。

このような場合、有給取得希望を内容証明で通知することを検討することがあります。

退職の場面では、退職の意思だけでなく、有給休暇の取得についても会社との認識がずれることがあります。

本人は「退職日まで有給を使うつもり」でも、会社側が「有給申請は受けていない」「出社するものだと思っていた」と主張する可能性があります。

また、退職届や退職通知を送るだけでは、有給取得希望日が明確になっていないこともあります。

そのため、退職前に有給休暇を取得したい場合は、退職日、有給取得希望日、残日数、最終出勤日、返却物などを整理しておくことが大切です。

内容証明で通知する目的は、会社を攻撃することではありません。

いつ、どのような内容で、有給取得希望を会社に伝えたのかを記録に残すことです。

ただし、内容証明を送れば、すべての有給トラブルが解決するわけではありません。

有給残日数、雇用契約、退職日、就業規則、会社の送付先、会社とのやり取りを確認したうえで、文面を整理しましょう。

有給取得希望を文書で残す意味

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有給取得希望を会社に伝える方法は、内容証明だけではありません。

通常は、会社の申請フォーム、勤怠システム、メール、LINE、口頭などで有給申請を行うことがあります。

会社との関係が通常どおりであれば、それらの方法で足りることもあります。

しかし、退職前の有給取得では、会社との間でトラブルになることがあります。

たとえば、次のようなケースです。

・有給申請をしたのに無視されている
・退職前の有給消化を認めないと言われている
・退職日まで出社するよう求められている
・有給残日数が分からない
・有給取得日について会社と認識がずれている
・電話や出社を求められている

このような場合、有給取得希望を文書で残しておくことには意味があります。

口頭だけでは、後から「そのような申請は聞いていない」と言われる可能性があります。

LINEやメールでも記録は残りますが、会社が返信しない場合、受け取ったかどうかが不安になることがあります。

内容証明を使うことで、どのような内容の文書を会社へ差し出したのかを記録に残しやすくなります。

配達証明を付ければ、会社に配達された事実や日付も確認しやすくなります。

有給取得希望を内容証明で通知する場合は、退職通知とあわせて、有給取得希望日を明確に書くことが重要です。

退職日と有給取得希望日はセットで整理する

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退職前に有給を取得したい場合、退職日と有給取得希望日はセットで整理する必要があります。

退職日が決まっていないまま有給取得希望だけを伝えると、会社との認識がずれることがあります。

たとえば、「残っている有給を全部使いたい」とだけ伝えても、いつからいつまで休むのか、退職日はいつなのかが分かりにくいです。

退職前の有給取得では、次の点を整理しましょう。

・退職日はいつか
・最終出勤日はいつか
・有給取得を希望する期間はいつからいつまでか
・有給残日数は何日あるのか
・公休日や休日をどう扱うか
・退職日までに返却物をどう返すか

特に、退職日までの期間が短い場合は注意が必要です。

有給残日数が退職日までの労働日数より多い場合、すべてを使い切れない可能性があります。

また、退職日をいつにするかによって、有給を取得できる日数も変わります。

内容証明で通知する場合は、「退職します」という意思表示だけでなく、「退職日までの期間について、以下の日程で年次有給休暇の取得を希望します」といった形で整理することがあります。

退職日と有給取得希望日が曖昧だと、会社から「出社日だと思っていた」と言われる可能性があります。

退職前に有給を使いたい場合は、日付を具体的に整理しましょう。

有給残日数を確認してから通知する

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有給取得希望を内容証明で通知する前に、有給残日数を確認することが大切です。

有給残日数が分からないまま「残っている有給をすべて取得します」と書くと、会社との認識がずれることがあります。

有給残日数は、給与明細、勤怠システム、会社の有給管理画面、就業規則、人事担当者への確認などで分かることがあります。

ただし、会社が正確に教えてくれない場合や、勤怠システムにアクセスできない場合もあります。

その場合でも、入社日、勤務日数、過去の有給取得日数などを整理して、おおよその残日数を確認しておくことが大切です。

内容証明に有給残日数を書く場合は、慎重に表現する必要があります。

残日数が明確な場合は、具体的な取得希望日を記載しやすくなります。

一方で、残日数に不明点がある場合は、「残日数の範囲内で、下記日程について年次有給休暇の取得を希望します」といった形で整理することも考えられます。

また、有給休暇は原則として労働日に取得するものです。

会社の休日や公休日まで有給取得日として数えると、日数がずれる可能性があります。

退職前に有給取得希望を通知する場合は、カレンダーを確認し、労働日・休日・公休日を整理しておきましょう。

内容証明に書くことが多い内容

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有給取得希望を内容証明で通知する場合、文面はできるだけ分かりやすく整理することが大切です。

退職通知と一緒に送る場合は、退職の意思、退職日、有給取得希望日を中心に記載します。

一般的には、次のような内容を整理することがあります。

・差出人の氏名
・会社名、宛名
・退職の意思
・退職日
・有給取得を希望する旨
・有給取得希望日または期間
・最終出勤日
・貸与物の返却予定
・私物の返送や処分に関する希望
・今後の連絡方法

有給取得希望日は、できるだけ具体的な年月日で記載します。

たとえば、「令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日までの労働日について、年次有給休暇の取得を希望します」といった形です。

また、退職日を明確にすることも重要です。

退職日が曖昧なまま有給取得希望だけを書いても、会社との認識がずれる可能性があります。

内容証明では、会社への不満や抗議を長く書くよりも、退職意思、有給取得希望日、返却物、今後の連絡方法を簡潔に整理しましょう。

未払い賃金、残業代、ハラスメント、損害賠償などの問題がある場合は、退職通知や有給取得希望とは分けて考える必要がある場合もあります。

会社の送付先と到達日を確認する

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有給取得希望を内容証明で通知する場合、会社の送付先と到達日も重要です。

内容証明は、作成した日と会社に届く日が同じとは限りません。

有給取得希望日が近い場合、会社に届く前に有給取得希望日が始まってしまう可能性があります。

そのため、内容証明を送る場合は、できるだけ余裕を持って準備することが大切です。

また、会社のどこへ送るかも確認しましょう。

・勤務先店舗
・勤務先事業所
・本社
・人事部
・代表者宛て
・就業規則や雇用契約書に記載された提出先

勤務先が店舗や営業所の場合でも、法人の本店所在地や人事部宛てに送った方が適していることがあります。

一方で、就業規則や会社の案内で有給申請先や退職届の提出先が指定されている場合は、その内容も確認します。

送付先を間違えると、会社側で確認されるまで時間がかかったり、「正式に受け取っていない」と言われたりする可能性があります。

内容証明に配達証明を付けることで、会社へ配達された事実や日付を確認しやすくなります。

退職前の有給取得では、日付が重要になるため、送付先と到達日を意識して進めましょう。

有給取得をめぐる感情的な表現は避ける

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有給取得希望を内容証明で通知する場合、感情的な表現は避けるべきです。

退職前の有給取得を会社に認めてもらえない場合、不満が強くなることがあります。

「有給は使わせない」と言われた。

「退職日まで出社しろ」と言われた。

「有給を取るなら退職を認めない」と言われた。

このような状況では、会社に対して強い表現で通知したくなるかもしれません。

しかし、内容証明で送る文面では、感情をぶつけるのではなく、有給取得希望日を冷静に伝えることが重要です。

たとえば、次のような表現には注意が必要です。

・有給を認めないのは違法です
・会社の対応は悪質です
・退職を妨害されています
・これ以上出社するつもりはありません
・法的措置を取ります
・責任を取ってください

このような表現を入れると、会社側が反発し、退職手続き以外の問題に発展する可能性があります。

退職前の有給取得希望を通知する場合は、会社を責めるよりも、退職日と有給取得希望日を明確にすることを優先しましょう。

必要に応じて、会社からの連絡方法、貸与物の返却、私物の扱いなども簡潔に整理します。

文面を冷静にすることで、退職通知としての目的が伝わりやすくなります。

返却物・私物・最終出勤日の扱いも整理する

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退職前に有給取得を希望する場合、返却物、私物、最終出勤日の扱いも整理しておく必要があります。

有給取得期間に入ると、その後は出社しない形になることがあります。

その場合、会社から借りている物をどう返すか、会社に残っている私物をどうするかが問題になります。

会社から貸与されている物としては、次のようなものがあります。

・社員証
・名札
・制服
・鍵
・入館証
・パソコン
・スマートフォン
・会社資料
・その他会社から貸与されている物

返却物がある場合は、郵送で返却するのか、最終出勤日に返却するのか、会社から返却方法の指示を受けるのかを整理します。

また、私物が会社に残っている場合は、返送を希望するのか、処分を希望するのかを確認することがあります。

有給取得希望を内容証明で通知する場合、退職日まで出社しない予定であれば、最終出勤日も明確にした方がよいことがあります。

たとえば、「最終出勤日は令和〇年〇月〇日とし、以後退職日まで年次有給休暇の取得を希望します」といった形です。

ただし、細かい内容を詰め込みすぎると文面が長くなります。

有給取得希望と退職通知の主目的を中心にしながら、返却物や私物について必要な範囲で整理しましょう。

行政書士に相談する場合の確認ポイント

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有給取得希望を内容証明で通知したい場合は、行政書士に退職通知書や内容証明の文案作成を相談することができます。

行政書士は、退職の意思や有給取得希望を会社に通知するための文案作成を中心にサポートできます。

相談時には、まず現在の状況を整理します。

会社に退職意思をすでに伝えているのか。

退職日はいつにしたいのか。

有給残日数は何日あるのか。

有給取得を希望する期間はいつからいつまでか。

会社が有給取得に応じない可能性があるのか。

退職届を受け取ってもらえなかったのか。

電話や出社を求められているのか。

会社から借りている物はあるのか。

私物は会社に残っているのか。

このような事情によって、通知書の文案は変わります。

相談時に準備しておくとよい資料は、次のようなものです。

・雇用契約書
・労働条件通知書
・就業規則
・給与明細
・有給残日数が分かる資料
・勤務シフトやカレンダー
・会社の住所が分かる資料
・会社とのLINEやメール
・退職届や退職通知書の文案
・返却物や私物の一覧

行政書士に相談するメリットは、退職日と有給取得希望日を整理しながら、内容証明として分かりやすい文面に整えやすい点です。

まとめ

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有給取得希望を内容証明で通知する場合は、退職日、有給取得希望日、有給残日数を整理することが大切です。

退職前に有給休暇を使いたい場合、単に「有給を消化したい」と伝えるだけでは、会社との認識がずれる可能性があります。

いつからいつまで有給取得を希望するのか。

退職日はいつなのか。

最終出勤日はいつなのか。

有給残日数は何日あるのか。

このような点を具体的に確認しましょう。

内容証明を使うことで、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したのかを記録に残しやすくなります。

配達証明を付けることで、会社へ配達された事実や日付も確認しやすくなります。

文面では、会社への不満や感情的な表現を書きすぎず、退職意思、有給取得希望日、退職日、返却物、今後の連絡方法などを冷静に整理しましょう。

「退職前に有給を使いたい」

「有給取得希望を会社に無視されそう」

「退職日まで有給を取得する希望を内容証明で記録に残したい」

このような場合は、雇用契約書、労働条件通知書、退職希望日、有給残日数、有給取得希望日、会社の送付先、返却物、会社とのやり取りを整理し、内容証明でどのように通知すべきか確認するところから始めましょう。