有給休暇を消化してから辞めたいときの内容証明の書き方と注意点｜退職日設定の実務ポイント

有給休暇を消化してから退職したい方へ、内容証明で退職意思と有給取得希望を伝える方法を行政書士が解説します。退職日設定、有給残日数、会社から拒否された場合の考え方、貸与品返却、連絡方法までわかりやすく説明します。

有給休暇を消化してから辞めたい方へ

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退職を考えている方の中には、「できれば残っている有給休暇を使い切ってから辞めたい」と考えている方が多くいます。

もう会社に行きたくない。

退職を伝えた後に上司と顔を合わせたくない。

せっかく残っている有給休暇を無駄にしたくない。

このような場合、退職日までの期間を有給休暇として扱ってもらい、そのまま出社せずに退職日を迎える方法があります。

ただし、有給休暇を消化して辞める場合は、退職日と有給取得期間をきちんと整理しておく必要があります。

「今日から有給でお願いします」

「残っている有給を全部使って辞めます」

このような伝え方だけでは、会社との間で認識がズレることがあります。

有給休暇の残日数が何日あるのか、退職日をいつにするのか、退職日までの所定労働日数が有給残日数で足りるのかを確認しなければなりません。

会社に直接伝えるのが難しい場合は、内容証明で退職の意思と有給取得希望を通知する方法があります。

内容証明を使うことで、退職日、有給取得希望、貸与品の返却方法、退職書類の送付先、今後の連絡方法を文書で整理できます。

退職前でも有給休暇は取得できる

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退職を予定しているからといって、有給休暇を取得できなくなるわけではありません。

在籍中であれば、退職日までに年次有給休暇を取得することは可能です。

会社から「退職する人には有給を使わせない」と言われることがありますが、そのような扱いが当然に認められるわけではありません。

有給休暇には、会社が別の日に変更できる時季変更権という考え方があります。

ただし、退職日が決まっている場合、会社が退職日以降に有給休暇の時季を変更することはできません。

退職日までの期間にしか有給休暇を消化できないためです。

そのため、退職前に有給休暇を取得したい場合は、退職日までの期間について有給休暇を取得する意思を明確に伝えることが大切です。

ここで重要なのは、退職日を曖昧にしないことです。

退職日が曖昧なままだと、有給休暇をいつからいつまで取得するのかも曖昧になります。

退職の意思、有給取得希望、退職日を一体として文書で整理しておくと、会社との認識のズレを減らしやすくなります。

退職日設定でまず確認すべきこと

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有給休暇を消化してから辞めたい場合、最初に確認すべきなのは有給休暇の残日数です。

有給残日数が分からないまま退職日を決めると、途中で有給が足りなくなることがあります。

退職日までのすべての日が有給休暇になるわけではありません。

有給休暇を充てるのは、通常は本来出勤する予定だった所定労働日です。

土日祝日が休日の会社であれば、休日には有給休暇を使わないのが通常です。

そのため、有給残日数を確認するときは、単純にカレンダーの日数だけを見るのではなく、退職日までの所定労働日数を確認する必要があります。

次に、雇用契約に期間の定めがあるかを確認します。

正社員など期間の定めのない雇用契約であれば、退職申入れから2週間という考え方が基本になります。

一方、契約社員など期間の定めがある場合は、契約期間中の退職について別の整理が必要になることがあります。

さらに、退職通知が会社にいつ届くかも重要です。

内容証明を発送した日ではなく、会社に到達した日を基準に考える必要があります。

有給消化退職では、「退職日」「到達日」「有給取得期間」の3つを分けて考えることが実務上のポイントです。

内容証明に書くべき基本事項

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有給休暇を消化して退職する場合、内容証明には退職に必要な事項を過不足なく記載します。

まず、退職の意思を明確にします。

「退職したいです」「退職を検討しています」ではなく、「〇年〇月〇日をもって退職いたします」と記載する方が、退職の意思が明確になります。

次に、有給休暇の取得希望を記載します。

退職日までの期間について、年次有給休暇を取得する旨を入れます。

有給休暇が何日残っているか分かっている場合は、取得予定期間も具体的に書くことがあります。

ただし、残日数が不明確な場合は、会社の管理する有給残日数と照合が必要になることがあります。

また、貸与品の返却方法も記載しておくと安心です。

社員証、制服、鍵、パソコン、スマートフォンなどがある場合は、追跡可能な方法で郵送返却する旨を記載します。

退職関係書類についても、自宅宛てに送付してほしい旨を入れておくと、退職後の連絡を減らしやすくなります。

会社からの電話が負担になる場合は、今後の連絡は書面またはメールでお願いする文言も有効です。

有給取得希望の文言例

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内容証明に有給取得希望を入れる場合は、感情的な表現を避け、事務的に書くことが大切です。

会社に対する不満を長く書く必要はありません。

退職日までの期間に有給休暇を取得したいことが分かれば足ります。

基本的な文言としては、次のような形が考えられます。

退職日までの期間につきましては、残存する年次有給休暇を取得いたします。

退職日と有給取得期間を明確にする場合は、次のように書くこともあります。

〇年〇月〇日をもって退職いたします。なお、〇年〇月〇日から退職日までの期間につきましては、残存する年次有給休暇を取得いたします。

会社からの電話を避けたい場合は、連絡方法の文言もあわせて入れます。

今後の退職手続きに関するご連絡につきましては、記録保持および行き違い防止のため、書面またはメールにてお願いいたします。

このような文言にすることで、退職の意思、有給取得希望、連絡方法を整理しやすくなります。

ただし、文言は状況によって調整が必要です。

有給残日数が不明な場合、退職日までの日数が足りない場合、会社とすでに揉めている場合は、単純にテンプレートを使うのではなく、事実関係に合わせて慎重に整える必要があります。

有給日数が足りない場合の考え方

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有給休暇を消化して退職したい場合でも、有給日数が足りないことがあります。

退職日までの所定労働日が10日あるのに、有給休暇が5日しか残っていない。

このような場合、残りの期間をどう扱うかを考える必要があります。

方法としては、出社する、欠勤扱いにする、退職日を調整する、会社と合意して早めの退職日を設定するなどが考えられます。

会社に行くことが難しい場合は、有給で足りない期間について欠勤扱いになる可能性があります。

欠勤扱いになれば、その期間の給与は発生しないのが通常です。

ただし、欠勤扱いで出社しない場合でも、無断欠勤のように見える状態は避けるべきです。

会社に何も伝えずに行かなくなると、安否確認として電話が来たり、家族や緊急連絡先に連絡されたり、退職手続きがこじれる可能性があります。

有給日数が足りない場合は、退職通知の中で、退職日までの扱いをどう整理するかが重要です。

単に「有給を全部使います」と書くだけではなく、有給消化後の期間についても考えておく必要があります。

会社から「有給は認めない」と言われた場合

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退職前に有給休暇を取得しようとすると、会社から「有給は認めない」と言われることがあります。

「引継ぎが終わっていない」

「人手が足りない」

「退職する人に有給は使わせない」

「有給を使うなら退職日を変える」

このような反応をされると、本当に有給を取ってよいのか不安になる方も多いと思います。

会社には、一定の場合に有給休暇の時季を変更する権利があります。

しかし、退職日が決まっている場合、退職日より後に有給休暇の時季を変更することはできません。

そのため、退職日までの期間で有給休暇を取得する希望を出している場合、会社が単に忙しい、人手不足という理由だけで一方的に拒否できるとは限りません。

ただし、会社と有給残日数や退職日をめぐって具体的な争いになる場合は、内容証明だけで解決しないこともあります。

行政書士が対応できるのは、主に退職の意思、退職日、有給取得希望、貸与品の返却方法、今後の連絡方法などを、内容証明などの書面で明確に通知するサポートです。

未払い賃金や残業代の請求、有給休暇をめぐる具体的な争いなど、会社との間で交渉や紛争性が強くなる場合は、対応できる範囲が異なることがあります。

まずは、現在の状況を整理し、退職通知として何を明確に伝えるべきかを確認することが大切です。

貸与品返却と退職書類の送付依頼も入れておく

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有給消化で退職する場合、退職通知には貸与品の返却方法も入れておくと安心です。

有給消化に入ると、そのまま会社に行かずに退職日を迎えることがあります。

その場合、社員証、制服、鍵、パソコン、スマートフォン、などをどう返却するかが問題になります。

会社に持参する必要はありません。

会社に行くことが難しい場合は、追跡可能な方法で郵送返却することができます。

レターパック、宅配便、簡易書留などを利用し、発送日、追跡番号、同封物を控えておくと安心です。

内容証明には、貸与品や健康保険証を同封することはできません。

そのため、退職通知は内容証明で送り、貸与品は別便で返却する形になります。

また、退職後に必要となる書類の送付依頼も記載しておきましょう。

離職票、源泉徴収票、社会保険の資格喪失に関する書類などを、自宅宛てに郵送してほしい旨を入れておくと、退職後のやり取りを減らしやすくなります。

有給消化退職では、退職日まで出社しないことだけでなく、退職後の事務処理まで見据えて文書を作ることが重要です。

自分で内容証明を作るときの注意点

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自分で内容証明を作成する場合、まず気をつけたいのは、文面を強くしすぎないことです。

会社への不満がある場合でも、退職通知の中で長く書きすぎる必要はありません。

「有給を取らせないのは違法です」

「これ以上連絡したら法的措置を取ります」

「会社の対応は許せません」

このような表現を入れたくなる気持ちは分かります。

しかし、退職通知の目的は会社を責めることではありません。

退職の意思、退職日、有給取得希望、貸与品の返却方法、退職書類の送付依頼、今後の連絡方法を明確に伝えることです。

次に、退職日と有給取得期間の整合性に注意します。

有給残日数よりも長い期間をすべて有給として記載してしまうと、会社との間で確認が必要になります。

また、内容証明を発送した日と会社に到達した日は異なります。

退職日を設定するときは、到達日を見込んで余裕を持たせる必要があります。

内容証明は、送った内容が記録に残る分、文面の誤りも残ります。

不安がある場合は、送る前に内容を整理しておくことが大切です。

まとめ

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有給休暇を消化してから退職したい場合は、退職日と有給取得期間を明確にすることが重要です。

退職予定者であっても、在籍中であれば有給休暇を取得できます。

退職日以降に会社が有給休暇の時季を変更することはできないため、退職日までの期間に有給休暇を取得したい場合は、文書で明確に伝えておきましょう。

内容証明では、退職の意思、退職日、有給取得希望、貸与品の返却方法、退職書類の送付依頼、今後の連絡方法を整理できます。

有給取得希望の文言としては、次のような形が考えられます。

〇年〇月〇日をもって退職いたします。なお、退職日までの期間につきましては、残存する年次有給休暇を取得いたします。

ただし、有給残日数が足りない場合は、足りない期間が欠勤扱いになる可能性があります。

また、会社と有給残日数や退職日について具体的な争いになる場合は、内容証明だけで完結しないこともあります。

「有給を使い切って辞めたい」

「有給消化に入ってから会社に行きたくない」

「退職日と有給取得希望を内容証明で明確に伝えたい」

このような場合は、退職通知を送る前に、退職日、有給残日数、会社への到達日、貸与品返却、今後の連絡方法を整理しておきましょう。

退職は、会社と感情的に言い合うよりも、必要な意思表示と事務手続きを文書で整える方が安全です。