内容証明は自分で作成・発送できます。必要事項、書き方の基本、文面の構成、文字数・行数、発送方法、自作で失敗しやすいケース、行政書士に依頼すべき判断基準を解説します。
内容証明の作成をお考えの方へ
「この内容でも送れる？」という段階から
ご相談いただけます
送付の目的や事実関係を確認し、内容証明に適した形で文案を整理します。
何を書けばよいか分からない段階でもご相談ください。
ご相談のみでも問題ありません。現在の状況を確認したうえで、対応可否と費用をご案内します。
内容証明は自分で作成・発送できる
内容証明郵便は、弁護士や行政書士などの資格者でなければ作成できないものではありません。
必要な形式を理解し、送付する内容を自分で整理できれば、本人が文書を作成し、郵便局から発送することができます。
パソコンで作成して普通紙に印刷した文書でも利用でき、市販の専用用紙を必ず購入する必要はありません。郵便局窓口を利用するほか、インターネット上のe内容証明を利用して発送する方法もあります。
ただし、自分で発送できることと、目的に合った文面を適切に作成できることは別の問題です。
内容証明は、いつ、誰から誰へ、どのような内容の文書を差し出したのかを証明する制度です。郵便局が、記載された請求の妥当性や契約解除の有効性まで判断してくれるわけではありません。
内容証明を自分で作る場合に最も注意したいのは、郵便局の形式を満たすことだけに意識が向き、肝心の請求内容、期限、根拠となる事実などが曖昧になってしまうことです。
内容証明を作る前に確認する資料
内容証明を書き始める前に、まず送付の目的と事実関係を整理します。
未払金を請求したいのか、契約を解除したいのか、物品や金銭の返還を求めたいのかによって、記載すべき内容は異なります。
たとえば、契約に関する通知であれば、契約書、注文書、請求書、領収書、振込記録、相手方とのメールやLINEなどを確認します。
契約書がある場合は、契約当事者、契約期間、支払期日、中途解約、解除、違約金、損害賠償、通知先などの条項を確認してください。
相手方とのやり取りについても、時系列に並べておくことが重要です。「何度も連絡した」という表現だけではなく、いつ、どの方法で、何を伝えたのかを確認できるようにします。
資料を確認せず、記憶だけで書き始めると、契約日、請求金額、支払期限などを間違える可能性があります。内容証明では、感情よりも客観的な資料を基礎に文面を組み立てることが大切です。
内容証明に記載する基本事項
内容証明には決められた一つのひな形があるわけではありませんが、一般的には次の事項を整理して記載します。
- 文書の表題
- 受取人の住所・氏名
- 差出人の住所・氏名
- 対象となる契約や取引
- これまでに発生した事実
- 相手方に伝える意思や求める対応
- 支払いや回答などの期限
- 振込先や返却方法などの必要事項
- 文書の作成日
表題は、「通知書」「催告書」「契約解除通知書」など、送付目的に合わせて付けます。表題だけで法的効果が決まるものではありませんが、何を目的とする文書なのかが分かりやすくなります。
請求を行う場合は、誰に対して、何に基づき、いくらを、いつまでに、どのような方法で支払ってほしいのかを明確にします。
契約解除の場合は、対象となる契約を特定したうえで、解除の意思を曖昧にせずに記載する必要があります。
「できれば対応してほしい」「このままでは困る」といった表現では、単なる相談や要望なのか、正式な意思表示なのかが分かりにくくなります。
内容証明の書き方と文面の順序
内容証明の文面は、長く書けば効果が高まるものではありません。
基本的には、契約や取引の特定、事実関係、相手方へ求める対応、期限という順序で整理すると分かりやすくなります。
最初に、いつ、どのような契約や取引が成立したのかを記載します。次に、支払いが行われていない、約束された物が返還されていないなど、問題となっている事実を書きます。
そのうえで、支払い、返還、是正、契約解除など、相手方へ伝える内容を明確にします。期限を設ける場合は、「速やかに」「なるべく早く」ではなく、具体的な日付または本書面到達後の日数で示す方法があります。
ただし、どの程度の期限が適切かは、契約内容や請求の性質によって異なります。相手が対応することが困難なほど短い期限を一方的に設定すると、実際の解決につながらないこともあります。
文末には、期限までに対応がない場合の方針を記載することがありますが、必要以上に強い言葉を使用する必要はありません。
内容証明は相手を威圧するための文書ではなく、意思や請求内容を記録が残る形で伝えるためのものです。
自分で作る場合の基本的な記載例
金銭の支払いを求める場合、文面の基本構成は次のようになります。
通知書
私は、令和〇年〇月〇日、貴殿との間で〇〇に関する契約を締結し、同契約に基づく代金として金〇〇円を請求しております。
しかし、令和〇年〇月〇日の支払期限を経過した現在も、上記代金の支払いを確認できておりません。
つきましては、本書面到達後〇日以内に、上記金員を下記口座へお支払いくださいますよう請求いたします。
令和〇年〇月〇日
通知人 住所・氏名
被通知人 住所・氏名
これはあくまで構成を確認するための一般的な例です。
実際には、契約の内容、すでに支払われた金額、遅延損害金の定め、これまでの催告状況などに応じて記載内容を調整する必要があります。
契約解除、返還請求、退職通知などでは必要事項が異なるため、一つの例文をすべてのケースに流用することはできません。
また、根拠が明確でないまま「損害賠償を請求する」「法的責任を追及する」と記載すると、相手から根拠を問われる可能性があります。
例文を使用する場合でも、必ず自分の事実関係と一致しているか確認してください。
文字数・行数・枚数のルール
郵便局窓口から内容証明を出す場合、謄本には文字数と行数の制限があります。
縦書きでは、1行20字以内、1枚26行以内です。横書きでは、次のいずれかの形式で作成します。
- 1行20字以内・1枚26行以内
- 1行13字以内・1枚40行以内
- 1行26字以内・1枚20行以内
句読点や記号も、原則として文字数に含まれます。文書が複数枚になる場合は、謄本のつづり目に契印が必要です。
窓口へ持参するときは、相手への送付用1通、差出人の控え1通、郵便局の保管用1通として、同一内容の文書を合計3通用意します。
このほか、受取人と差出人の住所・氏名を記載した封筒、郵便料金、訂正や契印に備えた印鑑を準備します。
内容証明は一般書留として発送する必要があり、相手への配達日も残したい場合は配達証明を付けます。
作成した内容証明を発送する方法
内容証明を発送する方法は、郵便局窓口とe内容証明の2つに分けられます。
郵便局窓口を利用する場合は、内容証明を取り扱っている郵便局へ必要書類を持参します。すべての郵便局で対応しているわけではないため、事前に取扱いの有無を確認しておきましょう。
窓口では、文書3通の内容が一致しているか、文字数・行数などの形式を満たしているかが確認されます。
e内容証明は、Wordファイルで作成した文書をインターネット上にアップロードして発送する方法です。用紙や封筒を準備する必要がなく、郵便局へ行かずに手続きできます。
どちらの方法でも、発送後は謄本、受領証、配達証明書、郵便追跡の結果などを保管します。
内容証明を送った事実だけでなく、相手へ配達された時期や返送理由を後から確認できるようにしておくことが重要です。
自分で作成しても問題になりにくいケース
事実関係と送付目的が単純であり、記載内容に迷いがない場合は、自分で作成できることがあります。
たとえば、契約書に解約方法が明確に定められており、その規定に従って解約意思を通知する場合や、相手方と請求金額について争いがなく、支払期限を確認するために催告する場合などです。
すでに相手方との間で話がまとまっており、その内容を確認する目的で通知する場合も、自作しやすいケースといえます。
ただし、事実関係が単純に見えても、契約書に特別な通知方法や解約期限が定められている場合があります。
自分で作成する場合でも、契約書やこれまでのやり取りを確認し、相手方へ求める内容に矛盾がないかを確認してください。
自作で失敗しやすいケース
一方、金額や責任の有無について相手方と認識が食い違っている場合は、文面を慎重に作る必要があります。
未払金の金額が確定していない、損害賠償や違約金を請求したい、契約解除の理由が複数ある、相手方からも契約違反を指摘されているといったケースです。
感情的な経緯がある場合も注意が必要です。
これまでの不満をすべて記載したくなるかもしれませんが、内容証明に必要のない事実や相手への非難を書きすぎると、本来伝えるべき請求や意思表示が分かりにくくなります。
また、相手方の行為を「詐欺」「犯罪」「違法行為」などと断定する表現は、客観的な根拠があるかを慎重に確認しなければなりません。
強い言葉を使用するほど有利になるわけではありません。相手を刺激して回答を得られなくなったり、争点を増やしたりすることもあります。
テンプレートをそのまま使う場合の注意点
インターネット上には、内容証明のテンプレートや例文が多数掲載されています。
基本的な構成を知るための参考にはなりますが、他人の事例をそのまま自分の通知に使用することはおすすめできません。
テンプレートの前提となっている契約内容や事実関係が、自分のケースと同じとは限らないからです。
特に注意したいのは、支払期限、遅延損害金、違約金、解除理由、契約条項番号などです。自分の契約書と異なる内容を記載すると、相手から誤りを指摘される可能性があります。
また、テンプレートに「期限までに支払いがない場合は直ちに法的措置を講じる」と書かれていたとしても、その後に何を行うか決めていなければ、文面と実際の対応が一致しなくなります。
テンプレートは完成品ではなく、必要事項を確認するための参考資料として使いましょう。
行政書士への依頼を検討した方がよいケース
自分で文面を作成していて、どこまで書くべきか判断できない場合は、発送前に行政書士へ相談する方法があります。
行政書士へ依頼する場合は、送付目的、契約内容、これまでの経緯、相手方へ求める対応などを確認し、必要な事実を整理したうえで文案を作成します。
特に、次のような場合は、依頼を検討する余地があります。
- 請求金額や期限の書き方に不安がある
- 契約解除の通知を初めて作成する
- 相手方と何度もやり取りすることを避けたい
- 感情的な文章になってしまう
- テンプレートが自分のケースに合うか分からない
- 送付後の流れも含めて整理したい
行政書士へ依頼する目的は、必要以上に強い文面を作ることではありません。
相手方へ伝える事実、意思、請求内容、期限などを整理し、余計な争点を増やさない文書に整えることが重要です。
一度自分で作成した文案がある場合でも、発送前であれば、その内容や資料を確認しながら文面を整理できます。
すでに送付した後でも相談はできますが、相手に届いた文章自体を取り消すことはできません。内容に不安がある場合は、発送前の段階で確認する方が修正しやすくなります。
まとめ｜自分で作れることと適切に作れることは別
内容証明郵便は、本人が自分で作成し、郵便局窓口やe内容証明を利用して発送できます。
事実関係が単純であり、契約内容、請求金額、期限、相手方へ伝える意思が明確であれば、自分で作成できるケースもあります。
一方で、内容証明は、形式を満たせば目的を達成できるものではありません。
郵便局が確認するのは文書の形式であり、請求内容の妥当性、契約解除の可否、相手から想定される反論まで判断してくれるわけではありません。
自分で作成する場合は、契約書や証拠資料を確認し、事実、要求内容、期限を簡潔に整理することが大切です。
「何を書けばよいか分からない」「この表現で送って大丈夫か不安」「テンプレートを自分のケースに合わせられない」という場合は、無理に発送を急ぐ必要はありません。
内容証明は自分で作れるからこそ、送付目的と文面を慎重に確認する必要があります。
発送してから後悔しないためにも、自作を続けるか行政書士へ文案作成を依頼するかを、送付前に判断しましょう。
内容証明の作成でお困りの方へ
「この内容でも送れる？」という段階から
ご相談いただけます
何を書けばよいか分からない場合でも、送る目的や事実関係を確認し、
内容証明に適した形で文案を整理します。
ご相談のみでも問題ありません。内容を確認したうえで、対応可否と費用をご案内します。
ご相談から内容証明作成・発送まで
どのような相手に何を伝えたいのか、送付の目的や現在の状況を確認します。
契約書やメール、LINEなど必要な資料を確認し、対応可否と費用をご案内します。
事実関係やご希望を整理して文案を作成し、内容をご確認いただきます。
内容証明の発送方法や控えの保管、送付後の注意点などをご案内します。
※ご相談内容を確認したうえで、内容証明として整理する事項、必要な資料、文案作成の進め方をご案内します。 内容やボリュームにより費用が変動する場合は、作成前に正式な金額をお伝えします。
