急ぎで契約書を作成したい場合｜早く進めるために確認すべきこと

急ぎで契約書を作成したい方へ。契約書を早く作るために必要な資料、取引内容の整理、ひな形の有無、相手方から提示された契約書の確認、急ぎの場合の注意点を行政書士がわかりやすく解説します。

急ぎで契約書を作成したい方へ

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取引が急に決まり、急ぎで契約書が必要になることがあります。

取引先から「契約書を送ってください」と言われた。

商談がまとまり、早めに契約書を交わすことになった。

相手方から契約書を渡されたが、返答期限が近い。

ひな形を使おうと思ったが、このままでよいか不安になった。

このような場面では、「とにかく早く契約書を作りたい」と考えるのは自然です。

ただし、契約書は急いで作ればよいものではありません。

契約書は、取引内容、報酬、支払条件、納期、契約期間、解除条件、損害賠償、秘密保持などを整理するための書面です。

内容が曖昧なまま急いで作成すると、後から「この条件は入っていなかった」「ここまで責任を負うとは思わなかった」といったトラブルにつながる可能性があります。

急ぎの場合でも、最低限確認すべきポイントを押さえて進めることが大切です。

この記事では、急ぎで契約書を作成したい場合に、何を準備すべきか、どのように依頼すれば早く進みやすいか、注意すべき点について解説します。

まずは新規作成か内容確認かを整理する

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急ぎで契約書が必要な場合、まず整理したいのは、新しく契約書を作成する必要があるのか、すでにある契約書を確認すればよいのかという点です。

契約書がまったくない場合は、新規作成を検討します。

この場合は、取引内容を聞き取り、必要な条項を整理し、契約書全体を作成する流れになります。

一方で、相手方から契約書を渡されている場合や、ネット上のひな形、過去に使った契約書がある場合は、内容確認や修正で対応できることがあります。

たとえば、次のようなケースです。

• 相手方から契約書案が送られてきた
• 過去に使った契約書を今回も使いたい
• ネット上のひな形を自社用に直したい
• 契約書はあるが、このままサインしてよいか不安
• 一部の条項だけ修正したい

新規作成と内容確認では、必要な作業量が変わります。

急ぎの場合は、「契約書を作りたい」とだけ伝えるより、「新規作成なのか、内容確認なのか」「契約書案が手元にあるのか」を最初に伝えると、進め方を判断しやすくなります。

自分で判断できない場合は、「新しく作るべきか、今ある契約書を直せばよいか分からない」と伝えても問題ありません。

急ぎの場合ほど取引内容の整理が重要

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急ぎで契約書を作成したい場合ほど、取引内容の整理が重要です。

契約書は、取引の実態に合わせて作るものです。

そのため、取引内容が曖昧なままだと、契約書の作成も進みにくくなります。

最低限、次のような内容を整理しておくと、契約書作成がスムーズになります。

• 誰と誰が契約するのか
• どのような商品・サービス・業務に関する契約か
• 自社は提供する側か、依頼する側か
• 報酬・代金はいくらか
• 支払期限・支払方法はどうするか
• 納期・引渡し時期はいつか
• 単発契約か、継続契約か
• 契約期間を定めるか
• 途中解約を認めるか
• 秘密情報や成果物の権利関係があるか

すべてが確定していなくても相談は可能です。

ただし、決まっていない条件が多い場合は、契約書の完成までに確認作業が必要になります。

たとえば、報酬や納期が決まっていなければ、その部分を契約書に明確に書けません。

途中解約の条件が決まっていなければ、契約期間中に終了したい場合の扱いが曖昧になります。

急ぎで進めたい場合は、「決まっていること」と「まだ決まっていないこと」を分けて伝えると、作成方針を決めやすくなります。

ひな形や過去の契約書があると早く進む場合がある

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急ぎで契約書を作成したい場合、ひな形や過去の契約書があると早く進むことがあります。

ゼロから作成するより、既存の契約書をもとに今回の取引に合わせて修正する方が、作業の見通しを立てやすい場合があるためです。

ただし、ひな形があるからといって、そのまま使ってよいとは限りません。

ひな形は一般的な内容で作られていることが多く、自社の取引内容に合っていない場合があります。

業務委託契約書のひな形でも、実際には成果物の納品があるのか、継続的な作業なのか、コンサルティングなのか、営業代行なのかによって、必要な条項は変わります。

売買契約書でも、物品の売買なのか、設備の売買なのか、継続的な取引なのかによって確認すべき内容が変わります。

秘密保持契約書・NDAでも、秘密情報の範囲や開示先、義務の期間を確認する必要があります。

急ぎの場合は、ひな形を用意したうえで、「このひな形を今回の取引に使えるか確認してほしい」と相談すると進めやすくなります。

ひな形は、早く作るための材料にはなります。

しかし、ひな形をそのまま使うのではなく、今回の取引内容に合わせて整えることが大切です。

相手方から契約書を渡されている場合

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急ぎの相談で多いのが、相手方から契約書を渡されているケースです。

「内容を確認して返送してください」

「問題なければ署名・押印してください」

「今週中に契約書を戻してください」

このように言われると、急いで対応しなければならないと感じます。

しかし、相手方から提示された契約書は、相手方の立場を前提に作られていることがあります。

もちろん、相手方に悪意があるとは限りません。

ただ、作成した側にとって都合のよい条件になっていることはあります。

特に注意したいのは、支払条件、契約期間、自動更新、途中解約、損害賠償、秘密保持、競業避止、成果物の権利関係などです。

急いでサインしてしまうと、後から条件を変更しにくくなります。

相手方から契約書を渡されている場合は、新しく契約書を作成するのではなく、まず内容確認を行うこともできます。

「作成までは不要だが、このままサインしてよいか確認したい」

「不利な条項がないか見てほしい」

「修正をお願いした方がよい箇所を整理したい」

このような場合は、契約書の内容確認だけでも相談できます。

急ぎで準備しておきたい資料

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急ぎで契約書作成や内容確認を依頼する場合は、資料の共有が重要です。

資料が早く揃うほど、作成方針や確認範囲を判断しやすくなります。

準備しておきたい資料は、次のようなものです。

• 作成したい契約書の種類が分かるメモ
• 取引内容をまとめたメモ
• 相手方の氏名・会社名・住所などの情報
• 報酬・代金・支払条件が分かる資料
• 納期・契約期間が分かる資料
• 見積書・発注書・注文書
• 相手方から届いた契約書
• 過去に使った契約書
• ネット上のひな形
• 相手方とのメールやチャットのやり取り
• 特に不安な点をまとめたメモ

すべてを完璧に用意する必要はありません。

手元にある資料だけでも構いません。

契約書がまだない場合は、取引内容を箇条書きでまとめるだけでも役立ちます。

相手方から契約書が届いている場合は、そのデータを共有することで内容確認から進められます。

また、希望納期や相手方への返答期限がある場合は、最初に伝えておきましょう。

「明日までに必要」

「今週中に相手方へ返答したい」

「契約開始日が近い」

このような事情がある場合、対応できる範囲や優先して確認すべき部分を整理する必要があります。

即日・短納期を希望する場合の注意点

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急ぎで契約書を作成したい場合、即日対応や短納期を希望することもあると思います。

ただし、契約書の内容や分量によっては、十分な確認時間が必要です。

数ページの内容確認であれば比較的早く確認できる場合もありますが、取引内容が複雑な契約書や、条項数が多い契約書、新規作成で聞き取りが必要な契約書は、時間がかかることがあります。

また、契約書作成では、依頼者側で判断が必要な内容もあります。

報酬額。

支払条件。

納期。

契約期間。

解除条件。

損害賠償の範囲。

秘密保持の期間。

これらは、専門家が一方的に決めるものではありません。

取引条件として依頼者側で判断する必要があります。

そのため、即日や短納期を希望する場合でも、必要な確認事項への回答が遅れると、作成は進みにくくなります。

急ぎの場合は、最初に「希望納期」「契約書の種類」「資料の有無」「取引内容」「特に不安な点」をまとめて伝えることが大切です。

早く進めたいときほど、最初の情報共有が重要になります。

早く作ることだけを優先すると危険な理由

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急ぎで契約書が必要な場合でも、早く作ることだけを優先するのは危険です。

契約書は、見た目だけ整っていればよいものではありません。

取引内容に合っているか。

不利な条項が入っていないか。

必要な条件が抜けていないか。

後からトラブルになったときに確認できる内容になっているか。

これらを確認する必要があります。

たとえば、業務委託契約書で業務範囲が曖昧だと、後から追加作業を求められる可能性があります。

売買契約書で引渡しや検査の条件が曖昧だと、不具合が見つかった場合の対応で揉めることがあります。

秘密保持契約書で秘密情報の範囲が広すぎると、通常の業務に支障が出る可能性があります。

また、損害賠償条項が広すぎる場合、思った以上に重い責任を負うこともあります。

契約書は、急いで作るほど見落としが起きやすくなります。

そのため、短納期で進める場合でも、重要な条項だけは慎重に確認する必要があります。

急ぎの場合は、「とにかく早く完成させる」だけでなく、「最低限どこを確認すべきか」を整理することが大切です。

急ぎの場合こそ早めに相談した方がよい

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急ぎで契約書が必要な場合こそ、できるだけ早めに相談することが大切です。

契約書は、相談した瞬間にすぐ完成するものではありません。

取引内容の確認、資料の共有、作成方針の整理、契約書案の作成、依頼者側の確認、必要に応じた修正という流れがあります。

さらに、相手方に契約書を提示した後、相手方から修正依頼が入ることもあります。

その場合、再度内容を確認し、自社に不利な修正になっていないかを検討する必要があります。

つまり、契約書は「作成する時間」だけでなく、「確認する時間」「修正する時間」「相手方が見る時間」も考えておく必要があります。

急ぎで相談する場合でも、まずは現在の状況を共有することで、どの対応が現実的かを判断できます。

新規作成が必要なのか。

内容確認だけで足りるのか。

ひな形修正で進められるのか。

まず重要な条項だけ確認すべきなのか。

状況によって、進め方は変わります。

契約締結直前に慌てて相談するよりも、取引が具体化した段階で早めに相談した方が、契約書の内容を整えやすくなります。

まとめ

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急ぎで契約書を作成したい場合でも、まずは現在の状況を整理することが大切です。

新しく契約書を作成する必要があるのか、相手方から提示された契約書の内容確認で足りるのか、ひな形や過去の契約書を修正できるのかを確認しましょう。

急ぎの場合ほど、取引内容の整理が重要です。

誰と誰が契約するのか、どのような取引なのか、報酬・代金はいくらか、支払条件、納期、契約期間、解除条件、秘密保持、成果物の権利関係などを整理しておくと、作成や確認が進みやすくなります。

ひな形や過去の契約書がある場合は、ゼロから作成するより早く進むことがあります。

ただし、ひな形をそのまま使うのではなく、今回の取引内容に合っているか確認することが大切です。

相手方から契約書を渡されている場合は、急いでサインする前に、内容確認だけでも依頼することを検討しましょう。

特に、支払条件、契約期間、自動更新、途中解約、損害賠償、秘密保持、成果物の権利関係などは、契約後の負担に関わる重要な条項です。

即日・短納期を希望する場合でも、契約書の内容や分量によって対応可能な範囲は変わります。

早く進めたい場合は、契約書の種類、取引内容、資料の有無、希望納期、不安な点をできるだけ早く共有することが大切です。

契約書は、早く作ることだけが目的ではありません。

取引内容に合った書面を用意し、後日の認識違いやトラブルを防ぐことが目的です。

「急ぎで契約書を作りたい」

「相手方から契約書を渡されたが、返答期限が近い」

「ひな形を使って早く契約書を整えたい」

このような場合は、まず現在の状況と手元の資料を整理し、早めに契約書作成・内容確認の相談を進めましょう。