「細かく決めすぎると縛りがきつくなりそう」
「どこまで書けば十分なのか分からない」
社内ルールを作ろうとした際、
多くの事業者がこの段階で手が止まります。
結論から言えば、社内ルールは“全部書く必要はありません”。
本記事では行政書士の視点から、
社内ルールをどこまで書くべきか、その最低限の考え方と整理基準を解説します。
1．社内ルールを「書きすぎる」問題
社内ルールの相談で意外に多いのが、
「細かく書きすぎてしまっている」ケースです。
■ 書きすぎの典型例
・例外処理まで網羅しようとする
・日々変わる業務手順を固定化
・マニュアルレベルの詳細記載
これでは、
ルールが重荷になり、
結局守られなくなります。
2．最低限書くべき考え方の軸
社内ルールの範囲を決める軸は、
「それで揉める可能性があるか」です。
・揉めやすい
・誤解されやすい
・人によって判断が分かれる
この条件に当てはまるものは、
優先的に文書化すべきです。
3．必ず文書化すべき領域
最低限、次の領域は文書化を検討すべきです。
■ ① 業務範囲・役割分担
「どこまでやるのか」「誰の責任か」
■ ② 判断権限
最終判断は誰が行うのか
■ ③ 禁止事項
やってはいけない行為の線引き
■ ④ 情報管理
社外に出してよい／いけない情報
これらは、
トラブルの火種になりやすい部分です。
4．書かなくてもよい領域
一方で、
次のような内容は無理に書く必要はありません。
■ 書かなくてよい例
・日常的な作業手順
・頻繁に変わる運用
・経験で補える軽微事項
これらはマニュアルや口頭運用で足ります。
5．詳細はどこまで決めるべきか
ルール文書で重要なのは、
「原則」までで止めることです。
・基本ルール
・判断の方向性
・例外時の考え方
細かな数値や手順まで固定すると、
柔軟な運用ができなくなります。
6．実務に耐える書き方のコツ
実務で使えるルール文書には、共通点があります。
■ ポイント
・短く書く
・専門用語を使いすぎない
・現場の言葉で表現する
・例示を最小限入れる
読み返されないルールは、
存在しないのと同じです。
7．よくある失敗例
社内ルール作成で多い失敗は、次の通りです。
・完璧を目指しすぎる
・外部ひな型をそのまま使用
・実態確認を省略する
ルールは「使われて初めて意味がある」文書です。
8．まとめ｜迷ったら「揉めるか」で判断
社内ルールは、
多ければよいわけでも、
細かければ安心でもありません。
迷ったら、
「それで揉める可能性があるか」
この一点で判断してください。
最低限のルールを、
実態に合わせて整備する。
それが、長く使える社内ルールの基本です。
